HR Officer, фахівець з підготовки кадрів

1.Background

During 2024, Ukraine has faced increased mandatory evacuations due to intensified hostilities and attacks in frontline areas, putting civilians at immediate risk. According to UN OCHA Protection Cluster partners, over 500,000 people still require transportation and access to essential services, while funding for local organizations supporting evacuations continues to decrease. Team4UA addresses these gaps through a holistic response under the EASE and ACCESS projects, ensuring safe evacuation of civilians from high-risk areas and providing essential support services and inclusive temporary accommodation in safer regions. Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022, working with UN agencies, international partners, and local actors to deliver high-impact humanitarian assistance across Ukraine.

2.Position Overview

Under the supervision of the HR Manager, the HR Officer is responsible for supporting the full employee lifecycle within Team4UA, ensuring effective HR administration, recruitment processes, staff development support, and compliance with organizational policies and Ukrainian labor legislation.

The role combines operational HR, recruitment, staff documentation, training coordination, and administrative support, with a strong emphasis on confidentiality, accuracy, and adherence to internal procedures and humanitarian standards.

3.Key Responsibilities

A. Recruitment & Staffing

• Manage the end-to-end recruitment process, including preparation of job descriptions and ToRs in coordination with hiring managers.
• Support vacancy requests, job postings, screening of applications, interview coordination, and recruitment documentation.
• Ensure recruitment processes comply with Team4UA HR policies, internal regulations, and donor requirements.
• Maintain accurate recruitment records and personnel files (paper and electronic)

B. HR Administration and Employee Lifecycle

• Maintain and regularly update HR databases, HCM systems, leave trackers, and staff records.
• Support onboarding processes, including orientation on Team4UA policies, systems, and procedures.
• Coordinate offboarding processes in line with internal policies, ensuring proper documentation and archiving.

C. Training and Capacity Development

• Coordinate onboarding trainings for new staff on Team4UA mandate, values, humanitarian principles, safeguarding, and internal policies.
• Support the implementation and monitoring of organizational Training Plans, tracking completion, participation, and follow-up actions.
• Maintain training records and contribute to internal reporting on staff development activities.

D. Business Travel Documentation Support

• Provide documentary support for staff business travel, including preparation of HR-related travel documents, coordination with relevant departments, and maintenance of travel records.
• Ensure HR compliance of travel documentation in line with internal procedures.

E. HR Policies, Compliance, and Reporting

• Support the HR Manager in implementation, communication, and understanding of HR policies across the organization.
• Ensure HR documentation is properly prepared for review and approval by the HR Manager and/or senior management.
• Support internal HR reporting and contribute to audits and compliance checks when required.
• Perform other HR-related duties as assigned by the HR Manager.

4. Qualifications and Experience

Education

• University degree in Human Resources Management, Social Sciences, Psychology, Law, or a related fields.

Experience

• Minimum 2-3 years of professional experience in HR, recruitment, or related administrative roles.
• Previous experience in humanitarian, non-governmental, or international organizations is an advantage.
• Proven experience in recruitment and HR administration.

Skills and Competencies

• Strong interviewing and communication skills.
• Ability to handle sensitive information with confidentiality and accuracy.
• Proven ability to manage multiple tasks, prioritize effectively, and meet deadlines.
• Strong attention to detail and compliance with procedures.
• Ability to work independently and collaboratively in a diverse and sensitive environment.
• Confident user of MS Office (Word, Excel, Outlook).

Languages

• Ukrainian: fluent.
• English: strong working knowledge (B2/C1).

Competencies

• Strong communication skills and ability to collaborate effectively with team members.
• Detail-oriented, able to follow procedures and meet deadlines.
• Proactive, flexible, and creative in problem-solving.

5. Supervision and Reporting

The HR Officer will report to the HR Manager and will coordinate closely with project teams, department heads, and relevant internal staff to ensure timely and compliant implementation of HR processes, recruitment activities, staff documentation, and capacity-building initiatives in line with Team4UA policies and procedures.

7. Duration and Duty Station

• Duration: 9 months (with possibility of extension)
• Duty Station: Kyiv/Lviv (optional remote work).

1. Передумови

Протягом 2024 року в Україні зросла кількість обов’язкових евакуацій через посилення бойових дій у прифронтових районах, що створює безпосередні ризики для цивільного населення. За оцінками партнерів Кластера захисту UN OCHA, понад 500 000 людей і надалі потребують транспортування та доступу до базових послуг, попри скорочення фінансування місцевих організацій. Team4UA реагує на ці виклики в межах проєктів EASE та ACCESS, забезпечуючи безпечну евакуацію цивільних із зон ризику та надання необхідних послуг і тимчасового інклюзивного розміщення у безпечніших регіонах.

2. Опис посади

Під керівництвом Менеджера з персоналу, Фахівець з підготовки кадрів відповідає за підтримку повного життєвого циклу роботи з персоналом у Team4UA, забезпечуючи ефективне HR-адміністрування, процеси рекрутингу, підтримку розвитку персоналу та дотримання внутрішніх політик організації і вимог законодавства України про працю. Посада поєднує операційну HR-діяльність, рекрутинг, часткове ведення кадрової документації, координацію навчальних заходів та адміністративну підтримку з особливим акцентом на конфіденційність, точність і дотримання внутрішніх процедур та гуманітарних стандартів.

3. Основні обов’язки

A. Рекрутинг та набір персоналу

• Повний супровід процесу рекрутингу, включно з підготовкою посадових інструкцій та ToR у координації з наймаючими менеджерами.
• Підтримка запитів на відкриття вакансій, публікація оголошень, первинний відбір резюме, координація співбесід та ведення рекрутингової документації.
• Забезпечення відповідності рекрутингових процесів HR-політикам Team4UA, внутрішнім регламентам та вимогам донорів.
• Ведення та підтримка актуальних рекрутингових записів.

B. HR-адміністрування та життєвий цикл працівника

• Ведення та регулярне оновлення HR-баз даних, CRM-систем, трекерів відпусток та облікових записів працівників.
• Підтримка процесів он-бордингу, включно з ознайомленням нових працівників із політиками, системами та процедурами Team4UA.
• Координація процесів оф-бордингу відповідно до внутрішніх політик із забезпеченням належного документального супроводу та архівації.

C. Навчання та розвиток персоналу

• Координація вступних тренінгів для нових співробітників щодо мандату, цінностей Team4UA, гуманітарних принципів, захисту та внутрішніх політик.
• Підтримка впровадження та моніторингу Планів навчання організації, включно з відстеженням проходження навчань, участі та подальших дій.
• Ведення обліку навчальних активностей та участь у внутрішній звітності щодо розвитку персоналу.

D. Документальний супровід відряджень

• Забезпечення документального супроводу службових відряджень персоналу, включно з підготовкою HR-документів, координацією з відповідними підрозділами та веденням обліку відряджень.
• Контроль відповідності документації з відряджень внутрішнім HR-процедурам.

E. HR-політики, комплаєнс та звітність

• Підтримка Менеджера з персоналу у впровадженні, комунікації та забезпеченні розуміння HR-політик в організації.
• Підготовка HR-документації для розгляду та затвердження HR Manager та/або вищим керівництвом.
• Підтримка внутрішньої HR-звітності, участь в аудитах та перевірках на відповідність вимогам (за потреби).
• Виконання інших HR-завдань за дорученням HR Manager.

4. Кваліфікація та досвід

Освіта

• Вища освіта у сфері управління персоналом, соціальних наук, психології, права або суміжних галузях.

Досвід

• Мінімум 2−3 роки професійного досвіду у сфері HR, рекрутингу або суміжних адміністративних ролях.
• Досвід роботи в гуманітарних, неурядових або міжнародних організаціях буде перевагою.
• Підтверджений досвід у рекрутингу та HR-адмініструванні.

Навички та компетенції

• Сильні навички проведення співбесід і комунікації.
• Вміння працювати з конфіденційною інформацією з високим рівнем точності та відповідальності.
• Здатність ефективно керувати кількома завданнями одночасно, розставляти пріоритети та дотримуватися дедлайнів.
• Увага до деталей і дотримання процедур.
• Вміння працювати самостійно та в команді у різноманітному й чутливому середовищі.
• Впевнене володіння MS Office (Word, Excel, Outlook).

Мови

• Вільне володіння українською та англійською мовами обов’язкове (B2/C1).

5. Супервізія та звітність

Фахівець з підготовки кадрів підпорядковується Менеджеру з персоналу та тісно координує роботу з проєктними командами, керівниками підрозділів і відповідними внутрішніми стейкхолдерами з метою своєчасної та відповідної імплементації HR-процесів, рекрутингових активностей, ведення кадрової документації та ініціатив із розвитку персоналу відповідно до політик і процедур Team4UA.

7. Тривалість та місце роботи

• Тривалість: 8 місяців (з можливістю продовження)
• Місце роботи: м. Київ/ м.Львів (можливий дистанційний формат роботи)