Адміністратор обласного громадського центру

Привіт! Ми — Львівська Обласна Організація Товариства Червоного Хреста України, частина великої міжнародної спільноти, яка щодня допомагає людям у складних життєвих обставинах. Наша місія — захист життя, полегшення страждань та надання підтримки тим, хто цього потребує, особливо під час збройних конфліктів, стихійних лих та інших надзвичайних ситуацій. Якщо тобі близькі цінності співчуття, відповідальності та прагнення робити світ кращим — приєднуйся до нашої команди!

Опис

Адміністратор обласного Громадського центру відповідає за забезпечення плавної та ефективної роботи центру на щоденній основі. Адміністратор — перша контактна особа, з якою комунікує бенефеціар в громадському центрі. Адміністратор Громадського центру має бути організованим, гнучким, адаптивним, здатним працювати в динамічному середовищі з обмеженими ресурсами, володіти відмінними комунікативними навичками та здатністю ефективно вирішувати проблеми

Обов’язки

1. Управління офісом

• Забезпечення ефективного функціонування простору, включаючи управління офісними потребами, замовлення канцелярських товарів, обладнання тощо.
• Координація розкладу використання приміщень центру для різних заходів та зустрічей.
• Облік матеріально-технічних ресурсів центру.

2. Обслуговування клієнтів та відвідувачів

• Дотримання стандартів якості надання послуг та постійне вдосконалення процесів
• Забезпечення першого контакту з бенефіціарами
• Надання інформації та підтримки відвідувачам та користувачам центру, включаючи інформування про програми, заходи та послуги, які пропонує центр.
• Вирішення запитів та скарг відвідувачів.
• Збір зворотного зв’язку від учасників заходів та програм.

3. Адміністративна підтримка

• Підтримка керівництва та персоналу центру шляхом ведення документації, підготовки звітів, технічний супровід організації зустрічей тощо.
• Управління поштовими та електронними комунікаціями.
• Ведення соціальних мереж.

4. Координація заходів та програм

• Допомога у плануванні та організації заходів, семінарів, майстер-класів, що проводяться центром / створення графіку та розкладу.
• Комунікація з партнерами, спікерами та волонтерами для забезпечення успішного проведення заходів.

5. Управління базами даних

• Внесення первинної інформації до баз даних.

6. Технічна підтримка

• Забезпечення комунікації з відповідальними особами щодо технічної підтримки та управління ІТ-інфраструктурою центру, включаючи комп’ютерне обладнання, програмне забезпечення, мережі та вебсайт.