Documentation, Billing Specialist

Pecode — це європейська IT-компанія з більш ніж 7-річним досвідом, яка об'єднує інженерів, аналітиків, тестувальників та менеджерів навколо спільної мети — створювати продукти, що поєднують якість, технології та людяність. Ми будуємо культуру прозорих процесів, відповідальності та довготривалих партнерств із клієнтами.

Зараз ми шукаємо Documentation and Billing Specialist, який/-а допоможе нам підтримувати порядок у фінансовій та контрактній документації компанії, забезпечувати коректний білінг клієнтів та контролювати процеси, пов’язані з договорами та оплатами.

Ця роль є важливою для стабільної роботи компанії, адже поєднує фінансову дисципліну, комунікацію з клієнтами та системність у документації.

Твої майбутні завдання:

Billing та робота з інвойсами:

• Підготовка щомісячного білінгу для клієнтів відповідно до контрактів та домовленостей.
• Оновлення форм білінгу з урахуванням змін у послугах, рейтах або проєктах.
• Перевірка, формування та відправка інвойсів клієнтам.
• Підготовка супровідних документів (за потреби — актів, звітів, пояснень).
• Контроль прийняття інвойсів клієнтами та комунікація з командою і клієнтом у разі уточнень.

Контроль оплат та дебіторської заборгованості:

• Щоденний контроль надходження оплат від клієнтів.
• Моніторинг дебіторської заборгованості відповідно до погоджених умов оплати.
• Надсилання нагадувань клієнтам про оплату інвойсів.
• Комунікація з клієнтами щодо процесу оплати або налаштування платежів.
• Щомісячна та квартальна реконсиляція інвойсів і отриманих оплат.
• Спільна робота з Sales / Account Managers / PM для закриття дебіторської заборгованості.

Контракти та юридична документація:

• Підготовка договорів та NDA за шаблонами для нових клієнтів.
• Перевірка договорів, підготовлених клієнтами, та внесення правок.
• Узгодження правок до договорів разом із сейлзами або акаунт-менеджерами.
• Підготовка додаткових угод та змін до контрактів.
• Ведення внутрішньої бази контрактів і NDA.
• Внесення інформації щодо договорів у CRM. — Контроль термінів дії контрактів і своєчасна пролонгація.

Управління шаблонами договорів:

• Оновлення шаблонів договорів та NDA відповідно до потреб компанії.
• Підготовка нових шаблонів контрактів (за потреби).
• Взаємодія з юридичними консультантами щодо оновлення або перевірки документів.

Що для нас важливо:

• Досвід роботи з контрактною документацією, білінгом або фінансовими процесами.
• Розуміння базових процесів роботи IT-компанії або сервісного бізнесу.
• Досвід роботи з інвойсами, договорами або фінансовою документацією.
• Англійська мова на рівні B2 або вище (для комунікації з клієнтами).
• Уважність до деталей та системність у роботі з документами.
• Досвід роботи з CRM системами або таблицями обліку.
• Вміння вести письмову комунікацію з клієнтами.
• Здатність працювати з декількома процесами паралельно.

Буде перевагою:

• Досвід роботи у IT-компанії або аутсорсинговому бізнесі.
• Досвід роботи з HubSpot, Pipedrive або іншими CRM.
• Базове розуміння контрактного права або юридичних документів.
• Досвід роботи з міжнародними клієнтами та платежами.
• Досвід роботи з інвойсами для європейських або міжнародних компаній.

Умови:

• Формат: гібридний (часткова присутність у львівському офісі).
• Тип зайнятості: повна, довгострокова співпраця.
• Випробувальний період: 3 місяці.
• Комунікація: щоденні апдейти у Slack, регулярні синки з менеджментом.

Цілі на випробувальний період:

• Налагодження процесу білінгу клієнтів.
• Створення системної бази контрактів і NDA.
• Встановлення прозорого контролю оплат та дебіторської заборгованості.

Успішне завершення випробувального періоду:

• Самостійне ведення процесів білінгу та контролю оплат.
• Системна робота з договорами та контрактною документацією.
• Забезпечення прозорості фінансових та контрактних процесів.

Що ми пропонуємо:

• Роботу у стабільній європейській IT-компанії.
• Чіткі процеси та підтримку від менеджменту.
• Компенсацію до 75% вартості курсів та навчання.
• Оплачувані вихідні, лікарняні та державні свята.
• Підтримку у важливих життєвих подіях (весілля, народження дитини тощо).
• Роботу у відкритій культурі, де цінують відповідальність, системність та командну роботу.
• Корпоративні тімбілдінги.
• Корпоративні знижки.
• Бухгалтерський супровід.

Нумо знайомитись? Website👉🏼 Behance👉🏼 Instagram