Office Administrator

Хочеш бути частиною команди, яка працює у defence-напрямку, але твоя сила — не в інженерії, а в організації, порядку та вмінні швидко вирішувати операційні задачі?

Buntar Aerospace в пошуках Офіс Адміністратора — людини, яка допоможе нашій команді працювати злагоджено, триматиме офісні процеси під контролем і стане тією підтримкою, завдяки якій багато важливих речей відбуваються вчасно.

Вимоги

• маєш досвід роботи на аналогічній адміністративній / офісній позиції від 2 років;
• англійська, від рівня Pre-Intermediate;
• впевнене користування MS Office: Word, Excel, Outlook;
• досвід або готовність працювати з таск-менеджерами / внутрішніми системами обліку задач;
• базова робота з поштовими сервісами та документообігом: Нова пошта, Укрпошта, Вчасно / електронний документообіг;
• проактивний (а): не чекаєш, поки задача «впаде», а самостійно бачиш, де потрібна дія;
• вмієш працювати в режимі багатозадачності та не губиш фокус у динамічному середовищі;
• комфортно комунікуєш з різними людьми: командою, власниками приміщень, підрядниками, постачальниками;
• готовий (а) вирішувати задачі як онлайн, так і офлайн — від листування до практичної організації на місці;
• вмієш планувати свій день, визначати пріоритети та доводити задачі до результату;
• відповідально ставишся до домовленостей, строків і якості виконання;
• тобі близький формат роботи, де важлива швидкість, уважність і готовність підхопити різні операційні задачі.

Обов’язки:

• підтримувати порядок, чистоту та комфортну роботу офісів;
• контролювати щоденні потреби офісу: вода, снеки, канцелярія, побутові та витратні матеріали;
• організовувати регулярні й точкові закупівлі для офісів та інших локацій;
• створювати й оновлювати чек-листи потреб для нових і поточних приміщень;
• комунікувати з власниками приміщень щодо рахунків, актів, технічних і побутових питань;
• взаємодіяти з підрядниками та постачальниками: інтернет, вода, ремонтні роботи, обслуговування офісу;
• контролювати справність офісного обладнання та організовувати ремонт / усунення несправностей;
• планувати дрібну логістику між локаціями та координувати переміщення речей;
• працювати з Новою поштою / Укрпоштою: отримання й відправка документів та посилок;
• вести базову документацію та готувати інформацію на внутрішні запити.

Буде плюсом

• досвід адміністрування кількох офісів або локацій;
• досвід запуску нового офісу чи підготовки приміщення до роботи команди;
• базове розуміння первинної документації: рахунки, акти, договори, накладні;
• досвід комунікації з підрядниками та постачальниками;
• вміння вести прості таблиці для обліку закупівель, витрат і залишків;

Ми пропонуємо:

• офіційне працевлаштування з можливістю бронювання;
• офісний формат роботи, графік: 09:00—18:00;
• офіс у зручній локації біля метро;
• роботу в defence-tech компанії, яка створює технологічні рішення для підсилення обороноздатності країни;
• можливість впливати на стабільність щоденної роботи команди через порядок, системність і турботу про офісні процеси.