Офіс-менеджер

Про нас:

Odd Systems — українська defense-tech компанія, яка перетворює інженерні інновації на рішення для захисту держави. Наша місія — створювати зброю майбутнього, яка зберігає життя та відновлює справедливість. Наші продукти — тепловізійні камери Курбас та FPV-дрони Стус, Лупиніс, Горська названі на честь українських діячів Розстріляного відродження та шістдесятників. Їхні імена стали символами боротьби за українську ідентичність, а сьогодні захищають нашу країну на полі бою.

Місія ролі: шукаємо офіс-менеджера, який візьме на себе щоденну операційну відповідальність за офіс і дозволить команді зосередитись на роботі, не відволікаючись на побутові питання. Це самостійна роль із простором для рішень, а не «приймати дзвінки на ресепшні».

Основні задачі:

• Забезпечення безперебійної роботи офісу: вода, кава, канцелярія, витратні матеріали, дрібний ремонт, прибирання, кур'єрські сервіси, взаємодія з орендодавцем і постачальниками послуг.
• Підготовка робочих місць для нових співробітників — техніка, доступи, перепустки, базове облаштування — так, щоб у перший день усе було готове на 100%.
• Облік адміністративних витрат: ведення реєстру, контроль відповідності бюджету, своєчасна передача первинних документів у бухгалтерію, місячна звітність по своєму офісу.
• Самостійне закриття поточних операційних питань команди — мінімум 80% запитів вирішуються на рівні офіс-менеджера, без ескалації на адміністративного менеджера.
• Підтримка комфортного офісного середовища: щомісячне опитування задоволеності команди, реакція на коментарі, точкові покращення (ергономіка, температура, освітлення, кухня, зони відпочинку).
• Адміністрування укриття та готовність до нештатних ситуацій: контроль наявності аптечок, води, ліхтарів, навігації, інструктаж нових співробітників щодо дій у разі тривоги.
• Координація внутрішніх подій команди: дні народження, тімбілдинги, корпоративні зустрічі, гостьові візити.

Досвід та навички, які ми шукаємо:

• Досвід роботи на позиції офіс-менеджера, адміністратора або в адміністративно-господарській сфері — від 1 року.
• Уміння працювати з кількома задачами одночасно і доводити їх до результату без нагадувань.
• Структурне мислення: коли проблема повторюється — виникає процес, а не нове ручне рішення.
• Грамотна українська (письмова та усна).
• Впевнене користування Google Workspace, базове розуміння облікових систем (Excel/Sheets, формули, таблиці).
• Високий рівень самоорганізації, відповідальність за бюджет і витрати, акуратність у документах.

Буде перевагою:

• Досвід роботи у виробничій компанії або у швидкозростаючому продуктовому стартапі.
• Розуміння процесів закупівлі та роботи з первинними документами (рахунки, акти, видаткові).
• Знайомство з системами тікетування або таск-трекерами (Jira, Asana, Notion, ClickUp).
• Досвід організації переїзду офісу або відкриття нового приміщення.

• Розуміння специфіки роботи у воєнний час: енергоавтономність, укриття, генератори.

Чому варто обрати нас:

• Робота, яка матиме реальний вплив. Ми створюємо продукти, які безпосередньо посилюють оборонний потенціал України.
• Робота з топовими інженерами у сфері MilTech та автономності.
• Офіційне оформлення трудових відносин в Дія.Сіті.
• Можливість бронювання військовозобов'язаних працівників згідно з вимогами чинного законодавства.
• Щорічна оплачувана відпустка — 24 календарні дні.
• Для ветеранів передбачена додаткова оплачувана відпустка — 14 календарних днів.
• Оплачувані лікарняні відповідно до законодавства.
• Можливість компенсації витрат на навчання згідно з внутрішніми політиками компанії. Ми шукаємо не виконавців, а однодумців, які поділяють наші цінності та готові будувати майбутнє українського MilTech.