Фахівець з документообігу, офіс-менеджер

Локація: Київ, Лівий берег, м. Осокорки, — 15 хвилин пішки до вул. Трускавецька 6В, River Stone

Хто ми: UVK — національний 3PL-оператор. Ми на ринку з 2001 року. Входимо у ТОП-10 логістичних компаній України. Наш профіль: складська логістика, міжнародна та локальна дистрибуція, митний брокеридж.

Це посада НЕ БУХГАЛТЕРА, а саме фахівця по роботі з документами компанії — вхідними/вихідними + функція ОФІС-МЕНЕДЖЕРА!

Ключові зони відповідальності (Функціонал):

• Збір та перевірка документації: актів виконаних робіт, рахунків, CMR, довіреностей та договорів на перевезення перед передачею в бухгалтерію. Контроль повернення оригіналів від перевізників та контрагентів.
• Адміністрування корпоративної кореспонденції: ведення реєстру вхідного та вихідного потоку документів компанії (рахунки, акти виконаних робіт, накази, юридична, кадрова та договірна документація).
• Оцифрування та систематизація: сканування, архівування та підписання паперових версій документів. Ведення точних внутрішніх реєстрів отримання та відправлення.
• Управління поштовими потоками: взаємодія з службами доставки (Укрпошта, Нова Пошта, відділ комунікацій Холдингу).
• Задачі офіс-менеджера: адміністративна підтримка офісу: взаємодія з орендодавцем, координація закупівель офісних товарів і матеріалів, забезпечення високого рівня сервісу при зустрічі гостей.

Профіль релевантного кандидата:

1. Досвід роботи: Успішний досвід роботи в компаніях на позиціях, пов’язаних з документообігом (розуміння специфіки супровідних документів для міжнародних вантажоперевезень буде вагомою перевагою).
2. Технічні навички:

2.1. Робота з даними: Впевнений користувач MS Excel (робота з таблицями, формулами, впорядкування масивів даних).

2.2. Систематизація: Навички ведення реєстрів, систематизації документів та обліку інформації у внутрішніх системах компанії (ERP).

2.3. Операційність: Вміння швидко структурувати великі обсяги інформації та підтримувати актуальність бази даних.

• Комунікативні навички: Досвід ведення перемовин та розв’язання спірних питань з контрагентами й перевізниками щодо затримок або помилок у документах.
• Впевнене володіння ПК та офісною технікою.
• Особистісні якості: Високий рівень системності, критичність мислення, виняткова уважність до деталей та цифр, здатність самостійно виявляти невідповідності в документах, відповідальність та комунікабельність.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування та повне дотримання КЗпП України (оплачувані відпустки, лікарняні);
• 100% офіційну заробітну плату;
• Графік роботи: пн. — пт. 09:00—18:00 (гібридний формат: офіс, у п’ятницю після випробувального терміну — дистанційно);
• Стажування та адаптацію на посаді відповідно до розробленої корпоративної програми;
• Забезпечення технікою та ресурсами: ноутбук, мобільний зв’язок;
• Участь у корпоративних програмах (партнерські знижки на спорт, здоров’я, вивчення мов тощо).

Надсилайте ваше резюме та до зустрічі на співбесіді!