Оператор з обробки замовлень

Напрям: B2B-дистрибуція сувенірної продукції в Польщі та країнах Європи

Про компанію

Suvenix — торгово-дистрибуційна компанія у сфері сувенірної та подарункової продукції. Ми працюємо з B2B-клієнтами в Польщі та інших країнах Європи, розвиваємо напрям дистрибуції та вдосконалюємо внутрішні процеси.

Зараз шукаємо уважного оператора з обробки замовлень, який допоможе швидко й коректно обробляти стандартні замовлення в системах компанії.

Основна мета ролі

Забезпечити, щоб замовлення від торгових представників були уважно, вчасно й без помилок оброблені в системах компанії.

Це не продажі, не пошук клієнтів і не роль менеджера з вирішення проблем. Основний фокус — робота з даними, документами, замовленнями, статусами, таблицями та внутрішніми інструкціями.

Головний результат роботи: замовлення оброблені правильно, рахунки-фактури / інвойси оформлені вчасно, клієнтські дані коректні, статуси зрозумілі для команди, а незавершені питання не губляться.

Основні завдання

• приймати та обробляти стандартні замовлення від торгових представників;
• перевіряти повноту й коректність даних у замовленні: товари, кількість, ціни, знижки, валюту, умови оплати та доставки;
• створювати або оновлювати замовлення в системах компанії: 1C / BAS / CRM / SalesBox / BaseLinker або інших внутрішніх інструментах;
• вносити та оновлювати клієнтські дані: назву компанії, податковий номер, адресу, контакти, відповідального торгового представника;
• формувати рахунки-фактури / інвойси та стандартні документи за інструкцією;
• оновлювати статуси замовлень і фіксувати незавершені питання;
• працювати з Google Sheets / Excel та простими операційними звітами;
• взаємодіяти з торговими представниками, операційним менеджером, складом, фінансовим блоком і логістичними партнерами в межах погодженого процесу.

Нестандартні ситуації — наприклад знижки, рекламації, проблемні доставки, прострочені оплати або винятки з правил — оператор не вирішує самостійно, а фіксує й передає операційному менеджеру.

Кого ми шукаємо

Нам потрібна людина, яка любить порядок у даних, уважна до деталей і вміє працювати за інструкцією.

Для цієї ролі важливі не «гучні посади» в резюме, а реальна здатність щодня якісно обробляти замовлення, не губити задачі, не робити хаотичних виправлень і вчасно фіксувати статуси.

Нам підійде кандидат, який:

• уважний до цифр, назв, артикулів, адрес, дат і статусів;
• не робить «на око» і перевіряє себе перед відправкою;
• спокійно працює з повторюваними операційними задачами;
• вміє працювати з таблицями, документами й внутрішніми системами;
• не тримає важливу інформацію тільки в голові;
• не соромиться уточнити, якщо дані неповні;
• доводить роботу до завершення.

Обов’язкові вимоги

• досвід роботи із замовленнями, документами, клієнтськими даними або адміністративними процесами;
• впевнене користування Excel / Google Sheets;
• готовність працювати у внутрішніх системах компанії;
• вміння працювати за інструкціями, чек-листами і шаблонами;
• вміння письмово фіксувати статус задачі;
• здатність працювати дистанційно без постійного контролю;
• грамотна письмова комунікація українською мовою;
• стабільний інтернет і комп’ютер для роботи;
• доступність у погоджений час для оперативної взаємодії з командою.

Буде перевагою

• досвід роботи з 1C / BAS / ERP;
• досвід роботи з CRM;
• досвід у дистрибуції, e-commerce, логістиці, back-office або обробці B2B-замовлень;
• досвід оформлення фактур, інвойсів, накладних або супровідних документів;
• досвід роботи з кур'єрськими сервісами;
• розуміння складського обліку або резервів товару;
• досвід перевірки VAT / NIP / ICO;
• базове розуміння польської мови або досвід роботи з польськими документами.

Як виглядає успішна робота на цій позиції

Через 1−2 місяці роботи ми очікуємо, що:

• стандартні замовлення обробляються швидко і без помилок;
• клієнтські дані створюються та оновлюються коректно;
• неповні замовлення повертаються на уточнення;
• нестандартні ситуації передаються операційному менеджеру;
• рахунки-фактури / інвойси оформлюються правильно і вчасно;
• статуси замовлень зрозумілі для команди;
• незавершені задачі не губляться;
• склад і команда не витрачають час на виправлення базових помилок.

Формат співпраці

• дистанційна співпраця;
• графік узгоджується окремо;
• можлива співпраця з України або іншої погодженої локації;
• формат співпраці: ФОП / цивільно-правовий договір / інший погоджений формат;
• навчання на старті;
• робота за інструкціями, чек-листами та внутрішніми правилами;
• комунікація через погоджені робочі канали.

Іноді можуть виникати термінові операційні питання через різницю святкових днів у різних країнах або особливості логістики. Такі ситуації не є щоденною нормою, а формат реагування узгоджується окремо.

Що ми пропонуємо

• роботу в міжнародному B2B-напрямі;
• чітку операційну роль без продажів;
• навчання процесам компанії;
• роботу з реальними бізнес-процесами дистрибуції;
• можливість розвиватися до старшого оператора, координатора або іншої адміністративно-операційної ролі;
• довгострокову співпрацю.

Етапи відбору

1. Коротке знайомство і перевірка релевантного досвіду.
2. Тестове завдання на уважність, роботу з даними та замовленнями.
3. Співбесіда з обговоренням реальних робочих ситуацій.
4. Короткий пробний період / адаптація з навчанням.

Як відгукнутися

Надішліть резюме та коротко напишіть:

• з якими системами, таблицями або документами ви працювали;
• чи був у вас досвід обробки замовлень або клієнтських даних;
• який формат співпраці вам підходить;
• коли ви готові розпочати.