ІТ Assisant, фахівець з інформаційних технологій

IT Assistant

Location: Kyiv Duration: Fixed-term contract until 30 September 2026 Start Date: As soon as possible Reports to: IT Officer, Operations Manager Technical/functional interaction with: IT Officer, Operations Manager, organisation staff (Programmes, MEAL, AAP, Finance, Logistics, HR, Grants and Partnerships), project team members, external IT suppliers and technical contractors.

1. Background

As humanitarian operations continue to rely heavily on digital systems and remote collaboration, maintaining stable and secure IT services is essential for effective programme implementation and organisational efficiency.

The organisation depends on reliable access to corporate systems, communication tools, cloud-based services, and office IT infrastructure. The IT Assistant role supports the daily operation of these systems by providing technical assistance to staff, managing user accounts and access rights, supporting onboarding processes, and ensuring the smooth functioning of IT services across the organisation.

2. Purpose of the Assignment

The IT Assistant supports the organisation’s IT function by providing day-to-day technical support, administering user accounts, maintaining access to corporate systems, assisting with onboarding and offboarding processes, and ensuring the continuity of essential IT services.

The role contributes to the efficient operation of organisational teams by promptly resolving technical issues, maintaining accurate user access records, and supporting the functionality of office and remote IT environments.

3. Key ResponsibilitiesA. User Account Administration

• Create, modify, suspend, and restore user accounts in Google Workspace and other corporate systems.
• Maintain accurate and up-to-date user information and access records.
• Support access management processes in accordance with organisational procedures.
• Coordinate user access requests with the IT Officer.

B. IT Support and Infrastructure

• Provide first-line technical support to staff.
• Support the operation of office equipment, including printers, scanners, and multifunction devices.
• Assist with basic network connectivity and Wi-Fi troubleshooting.
• Perform basic diagnostics and troubleshooting of technical issues.
• Escalate complex issues to the IT Officer when required.

C. Employee Onboarding and Offboarding

• Prepare and configure workstations for new employees.
• Ensure user accounts, permissions, and required software are set up before start dates.
• Support offboarding processes by disabling accounts and recovering assigned IT assets.
• Coordinate onboarding activities with HR and relevant departments.

D. IT Asset Management and Documentation

• Maintain records of user accounts, access rights, and assigned equipment.
• Support inventory tracking of IT assets.
• Update internal IT procedures and user guidance documentation.
• Document recurring technical issues and their resolutions.

E. Coordination and Vendor Support

• Liaise with external IT service providers and technical contractors.
• Follow up on technical requests and service tickets.
• Support coordination of maintenance and repair activities.
• Facilitate communication between users and service providers.

F. Information Security Support

• Promote compliance with organisational IT and information security policies.
• Identify and report suspicious activity or potential security incidents.
• Support the implementation of access control procedures.
• Escalate security-related concerns to the IT Officer.

G. Other Responsibilities

• Perform any other related duties assigned by the supervisor and required by organisational needs.

4. Key Deliverables

• User accounts created, updated, suspended, and restored within agreed timelines.
• Technical support requests addressed and documented.
• New employee workstations configured and ready before onboarding.
• Updated inventory and access management records.
• Basic IT documentation and procedures maintained.
• Timely escalation and reporting of technical and security incidents.

5. Required Qualifications and ExperienceEducation

• Higher or incomplete higher education in Information Technology, Computer Science, Information Systems, or a related field.

Experience

• At least 1 year of experience in IT support, helpdesk services, system administration, or a related field.
• Experience working with Google Workspace or similar corporate platforms.
• Experience supporting users and managing access rights.
• Experience with office IT infrastructure and equipment is an advantage.
• Experience in humanitarian or international organisations is an asset.

Skills

• Strong problem-solving and troubleshooting skills.
• Good organisational and documentation skills.
• Ability to manage multiple tasks and priorities.
• Customer-oriented approach and effective communication skills.
• Understanding of basic networking concepts and information security principles.

Languages

• Fluency in Ukrainian.
• Working knowledge of English.

Фахівець з інформаційних технологій

Місце роботи: Київ Термін дії контракту: строковий контракт до 30 вересня 2026 року Дата початку: Якомога швидше Підпорядковується: IT Officer, Operations Manager Взаємодіє з: IT Officer, Operations Manager, співробітниками організації (Programmes, MEAL, AAP, Finance, Logistics, HR, Grants and Partnerships), членами проєктних команд, зовнішніми постачальниками IT-послуг та технічними підрядниками.

1. Передумови

У зв’язку з активним використанням цифрових інструментів та необхідністю забезпечення безперервності діяльності організації, стабільне функціонування IT-систем є критично важливим для ефективної реалізації програм та проєктів.

Організація покладається на надійну роботу корпоративних систем, засобів комунікації, хмарних сервісів та офісної IT-інфраструктури. IT Assistant забезпечує щоденну технічну підтримку співробітників, адміністрування користувацьких облікових записів, підтримку процесів онбордингу та безперебійну роботу корпоративних IT-сервісів.

2. Мета посади

IT Assistant забезпечує щоденну підтримку IT-функції організації шляхом надання технічної допомоги користувачам, адміністрування облікових записів, підтримки доступу до корпоративних систем, супроводу процесів онбордингу та офбордингу, а також підтримки стабільної роботи ключових IT-сервісів.

Посада спрямована на забезпечення безперервного доступу працівників до цифрових інструментів та оперативне вирішення технічних питань.

3. Основні обов’язки

А. Адміністрування облікових записів

• Створення, зміна, блокування та відновлення облікових записів у Google Workspace та інших корпоративних системах.
• Підтримка актуальності даних користувачів та їхніх прав доступу.
• Контроль процесів надання доступів відповідно до внутрішніх процедур.
• Координація запитів на доступ із IT Officer.

Б. Підтримка IT-систем та інфраструктури

• Надання першої лінії технічної підтримки співробітникам.
• Підтримка роботи офісного обладнання (принтери, сканери, БФП).
• Допомога у вирішенні базових проблем із мережевим підключенням та Wi-Fi.
• Проведення первинної діагностики технічних несправностей.
• Ескалація складних технічних питань до IT Officer.

В. Підтримка онбордингу та офбордингу

• Підготовка та налаштування робочих місць для нових співробітників.
• Налаштування облікових записів, доступів та необхідного програмного забезпечення до початку роботи працівника.
• Підтримка процесів офбордингу шляхом блокування доступів та повернення IT-обладнання.
• Координація технічної частини онбордингу з HR та іншими підрозділами.

Г. Облік IT-активів та документація

• Ведення обліку облікових записів, доступів та виданого обладнання.
• Підтримка актуальності інвентаризації IT-активів.
• Оновлення внутрішніх IT-інструкцій та документації.
• Документування типових технічних проблем і способів їх вирішення.

Д. Координація та взаємодія з підрядниками

• Взаємодія із зовнішніми постачальниками IT-послуг та технічними підрядниками.
• Супровід технічних заявок та контроль їх виконання.
• Координація ремонтних та сервісних робіт.
• Забезпечення ефективної комунікації між користувачами та постачальниками послуг.

Е. Підтримка інформаційної безпеки

• Сприяння дотриманню політик інформаційної безпеки.
• Виявлення та повідомлення про підозрілі дії або інциденти безпеки.
• Підтримка процедур управління доступами.
• Передача питань інформаційної безпеки IT Officer.

Є. Інші обов’язки

• Виконання інших завдань, пов’язаних із посадою, відповідно до доручень керівника та потреб організації.

4. Ключові результати роботи

• Своєчасне створення, оновлення та блокування облікових записів.
• Оперативне опрацювання та документування звернень користувачів.
• Підготовлені робочі місця для нових співробітників до початку роботи.
• Актуальні записи щодо доступів та IT-активів.
• Підтримка та оновлення базової IT-документації.
• Своєчасне повідомлення про технічні та безпекові інциденти.

5. Необхідні кваліфікації та досвід

Освіта

• Вища або незакінчена вища освіта у сфері інформаційних технологій, комп’ютерних наук або суміжних напрямках.

Досвід

• Від 1 року досвіду роботи у сфері IT-підтримки, helpdesk, системного адміністрування або суміжних напрямках.
• Досвід роботи з Google Workspace або аналогічними корпоративними платформами.
• Досвід підтримки користувачів та адміністрування доступів.
• Досвід роботи з офісною IT-інфраструктурою буде перевагою.
• Досвід роботи в міжнародних або гуманітарних організаціях буде перевагою.

Навички

• Навички діагностики та вирішення технічних проблем.
• Організованість та увага до деталей.
• Здатність працювати з кількома завданнями одночасно.
• Клієнтоорієнтованість та комунікаційні навички.
• Розуміння базових принципів мереж та інформаційної безпеки.

Мови

• Вільне володіння українською мовою.
• Робочий рівень англійської мови. Якщо вас зацікавила вакансія, надсилайте резюме у відгук на цю вакансію.