Офіс-менеджер

ПРО КОМПАНІЮ

MOODua — це мерч-агенція, яка перетворює корпоративні подарунки та мерч на бізнес-інструмент. Серед наших клієнтів — Mono, Readdle, EPAM, Сільпо. У нас є офіси в Україні та Польщі.

Ми шукаємо Офіс-менеджера до команди People Department — людину, яка забезпечить комфортне, організоване та безперебійне робоче середовище для всієї команди.

ВАШІ ЗАДАЧІ

• Організація та підтримка щоденної роботи офісу, контроль комфорту робочого середовища.
• Контроль справності техніки, комунікація з сервісними службами.
• Забезпечення офісу необхідними ресурсами та контроль їх використання.
• Контроль та ведення бюджету офісних витрат.
• Контроль роботи прибиральниці та підтримання внутрішнього порядку.
• Координація взаємодії з постачальниками товарів та послуг.
• Приймання, пакування, відправлення та ведення складу зразків; координація їх переміщення між командами.
• Участь у документообігу: відправлення, отримання, передача документів, робота з кур'єрськими службами.
• Організаційна підтримка корпоративних заходів, зустрічей та внутрішніх активностей, вручення подарунків співробітникам.
• Комунікація з орендодавцями офісу та контроль оплати рахунків.

КЛЮЧОВІ ПОКАЗНИКИ УСПІХУ

На випробувальному терміні:

• До кінця 1-го місяця — опанувати всі офісні процеси, підрядників і внутрішні правила, налагодити комунікацію з командою.
• До кінця 2-го місяця — самостійно закривати 90−100% адміністративних запитів.
• Запропонувати та впровадити мінімум 1 покращення процесу або сервісу.

Після випробувального:

• ≥ 90% адміністративних запитів закриваються у погоджені строки.
• Стабільна робота офісу без критичних збоїв і операційних проблем.
• ≥ 80% позитивного фідбеку від команди щодо якості внутрішнього сервісу.
• Ефективна взаємодія з підрядниками та внутрішніми командами — без затримок.
• Проактивна реалізація мінімум 1 покращення процесу за квартал.

КОГО ШУКАЄМО

Must-have:

• Досвід на позиції офіс-менеджера, асистента або адміністратора від 1 року.
• Високі комунікативні навички та легкість у спілкуванні.
• Організованість, відповідальність та ініціативність.
• Вміння ефективно працювати в умовах багатозадачності.
• Досвід роботи з CRM-системами.
• Впевнений користувач Google Workspace.

Буде плюсом:

• Завершена вища освіта.
• Досвід організації корпоративних заходів або внутрішніх активностей.
• Навички роботи з документацією.
• Любов до привітань та святкувань — щиро, не для галочки.
• Гарний смак (це важливо, ми все-таки мерч-агенція 😊).

ГРАФІК РОБОТИ

Повна зайнятість, офіс з 9:00 до 18:00. Ми в бізнес-центрі біля метро Печерська — комфортний Open space з усім необхідним.

ЩО МИ ПРОПОНУЄМО

• Онбординг та підтримка з першого дня — підпорядкування HR.
• 140+ партнерських знижок у рітейлі та сервісах.
• Мерч і подарунки — ми живемо тим, що робимо, і ти це відчуєш.
• Команда, що підтримує: невелика, але сильна — тут цінують людей.
• Pet-friendly офіс — можна приходити зі своїм хвостиком.
• Висока автономність і мінімум мікроменеджменту.
• Оплачувальна відпустка 24 робочі дні і оплачувані лікарняні 9 днів.

HIRING ПРОЦЕС

• Інтерв'ю з рекрутером (онлайн)
• Інтерв'ю з HR в офісі

Якщо ти людина, яка бачить безлад і одразу хоче його впорядкувати, любить допомагати людям та знаходить рішення там, де інші бачать проблему — надсилай CV.