Фахівець із закупівель

Про фонд:

Благодійна організація «Благодійний фонд «Волонтери: Дорослі-дітям» — це інституція з 12-річним досвідом захисту прав дитини, що бере свій початок з Харківського волонтерського руху 2014 року. За роки діяльності ми еволюціонували від надання екстреної допомоги до впровадження системних соціальних змін на національному та регіональному рівнях.

Наша стратегія базується на трьох векторах:

Інституційна трансформація: Ми не просто підтримуємо дітей, ми працюємо з першопричинами — адвокуємо розвиток сімейних форм виховання та реформуємо систему опіки.

Комплексний супровід: Забезпечуємо професійну підтримку родин, створюючи безпечне середовище для гармонійного розвитку кожної дитини.

Соціальна інклюзія: Реалізуємо освітні та інтеграційні програми, що дають дітям інструменти для успішної самореалізації у дорослому житті.

Сьогодні Фонд масштабує свій вплив, виступаючи надійним партнером для міжнародних донорів та держави. Для нас масштабування — це насамперед посилення якості процесів та збереження людського капіталу, який є головним рушієм наших проєктів.

Назва проєкту:

Посилення сімейних форм альтернативного догляду та реагування на примусову евакуацію в Харківській та Сумській областях у рамках реформи Better Care. Strengthening Family-Based Alternative Care and Response to the Forced Evacuations in Kharkivska and Sumska Oblasts under the framework of the Better Care Reform

Громади:

Харківська область: Балаклійська, Берестинська, Близнюківська, Богодухівська, Валківська, Височанська, Златопільська, Зміївська, Ізюмська, Кегичівська, Краснокутська, Лозівська, Люботинська, Пісочинська, Харків, Чугуївська.

Сумська область: Конотопська, Лебединська, Липоводолинська, Охтирська, Роменська, Суми.

Опис діяльності:

Фахівець із закупівель відповідатиме за закупівлю товарів та послуг для проекту. Фахівець із закупівель несе відповідальність за забезпечення своєчасного, неупередженого та прозорого проведення закупівель у рамках проекту, а також за те, щоб товари та послуги закуповувалися за обґрунтованими ринковими цінами та відповідно до заздалегідь встановлених технічних вимог.

Завдання та обов’язки:

1. Підготовка закупівельної документації:

• Підготовка документів, пов’язаних із проведенням закупівельних процедур;
• Оформлення запитів на комерційні пропозиції (RFQ), шаблонів порівняльних таблиць, тендерних оголошень та інших форм;
• Форматування технічних специфікацій на підставі інформації, наданої відповідальними працівниками;
• Перевірка відповідності документів затвердженим шаблонам і вимогам проєкту.

2. Збір, реєстрація та систематизація пропозицій:

• Збір, реєстрація та систематизація отриманих пропозицій;
• Перевірка комплектності документів, наданих постачальниками;
• Запит відсутньої або уточнюючої інформації;
• Передача зібраних матеріалів для подальшого аналізу.

3. Ведення реєстрів і календаря закупівель:

• Ведення та актуалізація реєстрів закупівель, договорів і постачальників;
• Внесення інформації щодо комунікації з постачальниками;
• Оновлення календаря закупівель із зазначенням ключових етапів і строків;
• Контроль точності, повноти та актуальності внесених даних.

4. Комунікація з постачальниками:

• Ведення листування та телефонної комунікації з постачальниками;
• Уточнення характеристик товарів або послуг, реквізитів, змісту документації та строків постачання;
• Узгодження організаційних питань щодо пакування, доставки та передачі документів;
• Фіксація результатів комунікації у відповідних таблицях і реєстрах.

5. Супровід договорів, актів та інших документів:

• Підготовка договорів, додатків, актів та інших документів до підписання;
• Перевірка правильності оформлення реквізитів і комплектності пакета документів;
• Організація підписання документів усіма сторонами;
• Збереження електронних копій та архівування оригіналів.

6. Контроль поточного статусу закупівель і постачання:

• Моніторинг надходження пропозицій, погодження договорів і виконання умов постачання;
• Відстеження строків поставки товарів, надання послуг або виконання робіт;
• Оновлення інформації щодо поточного статусу закупівель у відповідних таблицях;
• Повідомлення провідного фахівця або керівника про затримки, невідповідності та інші проблемні питання.

7. Логістичний супровід:

• Організаційний супровід доставки закуплених товарів відповідно до погодженого плану;
• Передача постачальникам і перевізникам узгодженої інформації щодо адрес, контактів та графіків доставки;
• Уточнення поточного статусу доставки та своєчасне оновлення інформації у відповідних таблицях;
• Інформування провідного фахівця або керівника про затримки, зміни чи інші проблемні питання;
• За потреби — комунікація з отримувачами щодо організаційних питань доставки.

8. Закупівельний і логістичний супровід заходів:

• Оформлення закупівельних документів для забезпечення тренінгів, семінарів та інших заходів відповідно до погоджених потреб;
• Комунікація з постачальниками щодо наявності товарів, умов надання послуг, строків і місця доставки;
• Передача постачальникам погодженої інформації щодо адрес, контактів і графіків;
• Відстеження поточного статусу замовлень і доставки;
• Оновлення інформації у відповідних таблицях і реєстрах;
• Своєчасне інформування провідного фахівця або керівника про зміни, затримки та інші проблемні питання.

9. Архівування документів і збір даних для звітності:

• Систематизація та архівування повного пакета документів за кожною закупівлею або договором;
• Формування електронних і паперових закупівельних досьє;
• Збір і структурування інформації щодо закупівель, договорів, постачання та логістики;
• Підготовка зведених таблиць і вихідних даних для звітів на запит провідного фахівця або керівника.

Кваліфікаційні вимоги:

• Вища освіта (економіка, фінанси, менеджмент, логістика або суміжні спеціальності);
• Досвід роботи у сфері закупівель від 2 років;
• Досвід роботи у громадських або міжнародних організаціях — буде перевагою;
• Розуміння принципів прозорих закупівель та роботи з тендерами;
• Впевнене користування MS Office (особливо Excel);
• Уважність до деталей, відповідальність та організованість;
• Вміння працювати з великим обсягом інформації та дотримуватись дедлайнів;
• Володіння українською мовою; англійська — буде перевагою;
• Високі комунікаційні навички та вміння вести ділове листування.

Ми пропонуємо:

• Контракт: терміном 12 місяців.
• Графік: повна зайнятість
• Локація: офіс у місті Харків, з можливістю працювати віддалено (при необхідності відвідувати офіс)

Процедура звернення:Для подання заявки необхідно надіслати актуальне резюме за адресою [відгукнутися], або відгукуйтесь через форму на сайті.

Кінцевий термін подачі: 28 червня 2026 23.59

Благодійна організація «Благодійний фонд «Волонтери: Дорослі-дітям» відкрита до співпраці з усіма кандидатами незалежно від їхньої ідентичності — зокрема гендеру, віку, кольору шкіри, статусу ветерана, наявності інвалідності, релігійних переконань чи сексуальної орієнтації.

Посилання на наші соцмережі:

Facebook: https://www.facebook.com/volontery.dorosli.dityam

Instagram: https://www.instagram.com/volonter_kh

LinkedIn: https://bit.ly/3LYjfuo

Telegram: https://t.me/+96c8Nt6gNAIwOWMy