Асистент керівника, офіс-менеджер

Опис

Ми шукаємо організованого та проактивного офіс-менеджера / асистента керівника, який стане ключовою підтримкою комерційного директора та допоможе зробити роботу комерційного блоку ще більш ефективною.

На цій посаді ви будете координувати робочий графік керівника, організовувати зустрічі, контролювати виконання домовленостей, підтримувати взаємодію між підрозділами компанії та відповідати за адміністративні процеси офісу.

Якщо ви любите порядок, вмієте працювати з великою кількістю задач, швидко знаходите рішення та отримуєте задоволення від того, що все працює як годинник — будемо раді познайомитися.

Вимоги

• Досвід роботи офіс-менеджером, персональним асистентом або асистентом керівника від 1 року.

• Вміння працювати одночасно з великою кількістю задач та правильно визначати пріоритети.
• Високий рівень самоорганізації, відповідальності та уваги до деталей.
• Розвинені навички тайм-менеджменту та контролю дедлайнів.
• Відмінні комунікативні навички та вміння взаємодіяти з різними підрозділами компанії.
• Впевнене володіння Microsoft Excel, Word, PowerPoint та Google Workspace.
• Вміння працювати з документами, календарями та діловим листуванням.

Обов’язки

Асистент керівника:

• Координувати календар комерційного директора та оптимізувати його робочий графік.
• Організовувати зустрічі: погоджувати час, бронювати переговорні кімнати, створювати Google Meet, інформувати учасників та контролювати перенесення.
• Готувати порядок денний (Agenda) для зустрічей.
• Вести протоколи зустрічей та фіксувати прийняті рішення.
• Ставити задачі у корпоративному таск-трекері та контролювати їх виконання.
• Контролювати дедлайни, нагадувати відповідальним про виконання задач та готувати регулярні звіти щодо прострочених завдань.
• Моніторити робочі чати, збирати питання до керівника, уточнювати інформацію та допомагати забезпечувати своєчасний зворотний зв’язок.
• Координувати взаємодію між відділами, контролювати виконання спільних задач та своєчасно ескалювати критичні питання.

Офіс-менеджмент:

• Організовувати забезпечення офісу канцтоварами.
• Формувати заявки на ремонт та взаємодіяти з господарським відділом.
• Організовувати відправлення та отримання документів через Нову пошту.
• Координувати передачу документів між офісами компанії.
• Організовувати закупівлю та облік фотообладнання.
• Проводити інвентаризацію обладнання.
• Координувати виготовлення та логістику поліграфічної продукції.Буде плюсом- Досвід роботи з ERP-системами (Odoo, 1С або аналогами).
• Досвід роботи з корпоративними таск-трекерами.
• Досвід ведення протоколів зустрічей та контролю виконання домовленостей.
• Розуміння принципів проєктного менеджменту та бізнес-процесів.

Умови роботи

• Офіційне працевлаштування.

• Графік роботи: понеділок-п'ятниця, 09:00—18:00.
• Комфортний сучасний офіс.
• Необхідна техніка та всі інструменти для ефективної роботи.
• Робота у команді професіоналів, де цінують ініціативність, відповідальність та розвиток.
• Можливість безпосередньо впливати на ефективність бізнес-процесів компанії та працювати поруч із керівництвом.