Офіс-менеджер, -менеджерка

ГО «Аваліст» — українська громадська організація, яка реалізує гуманітарні та

соціальні проєкти, спрямовані на підтримку людей, які постраждали внаслідок війни.

Ми працюємо у співпраці з міжнародними партнерами та забезпечуємо правову,

соціальну та психосоціальну підтримку населення в різних регіонах України.

У зв’язку з розвитком організації ми шукаємо офіс-менеджера/ку, який (а) допоможе

забезпечити ефективний документообіг та адміністративну підтримку діяльності

організації.

Чому ця роль важлива

Щодня ГО «Аваліст» працює з великою кількістю документів, листів, договорів та

внутрішньої документації. Ми шукаємо уважну та відповідальну людину, яка

допоможе підтримувати порядок у документообігу та забезпечувати безперебійну

роботу офісу.

Зона відповідальності

 Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції.

 Ведення журналів реєстрації листів, наказів та інших внутрішніх документів.

 Отримання та відправлення поштової кореспонденції через Укрпошту, Нову

пошту та кур'єрські служби.

 Контроль своєчасного отримання, передачі та повернення документів між

підрозділами організації.

 Підготовка документів на підпис керівництву та контроль їх подальшого руху.

 Сканування, копіювання, друк та систематизація документації.

 Формування, ведення та архівування паперових і електронних справ.

 Контроль повернення оригіналів документів від працівників, контрагентів, ФОП

та партнерів.

 Підготовка пакетів документів для партнерів, донорів та контрагентів.

 Ведення внутрішніх реєстрів та баз даних.

 Організація зберігання документів відповідно до внутрішніх процедур

організації.

 Забезпечення офісу канцелярськими товарами та іншими адміністративними

потребами.

 Допомога в організації внутрішніх зустрічей, тренінгів та робочих заходів.

 Виконання інших адміністративних завдань для забезпечення ефективної

роботи офісу.

Наші очікування

 Вища або неповна вища освіта.

 Досвід роботи офіс-менеджером, адміністратором, секретарем, діловодом або

помічником керівника буде перевагою.

 Впевнене володіння Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) та Google

Workspace.

 Грамотна усна та письмова українська мова.

 Вміння працювати з великим обсягом документів та інформації.

 Уважність до деталей та високий рівень відповідальності.

 Вміння ефективно організовувати свій робочий час.

 Комунікабельність та вміння працювати в команді.

Буде перевагою

 Досвід ведення документообігу в громадських, благодійних або міжнародних

організаціях.

 Знання правил оформлення службової документації.

 Досвід роботи з електронним документообігом та реєстрами.

 Розуміння основ архівування та зберігання документації.

Ми пропонуємо

 Офіційне працевлаштування.

 Стабільну роботу в громадській організації, що реалізує соціально важливі

проєкти.

 Комфортні умови праці та дружню команду.

 Можливість професійного розвитку та навчання.

 Підтримку колег та наставництво під час адаптації.

 Участь у діяльності організації, яка допомагає людям та громадам України.

Як податися

Надішліть своє резюме із зазначенням релевантного досвіду роботи.

Термін розгляду резюме — до 14 робочих днів.

Якщо протягом цього часу Ви не отримали зворотного зв’язку, це означає, що на

даному етапі ми не готові запропонувати Вам співпрацю.

Надсилаючи резюме, Ви надаєте згоду на обробку персональних даних відповідно до

чинного законодавства України.