Адміністратор офісу

Назва посади: Офіс — адміністратор.

Назва проекту: «Захист внутрішньо переміщених осіб та населення яке постраждало від конфлікту, розширення прав і можливостей громад».

Місто роботи: Дніпро.

Тип зайнятості: Повна.

Кінцевий термін подачі заявок: 24 липня 2026 року. Ми лишаємо за собою право на власний розсуд зупинити цей конкурс в будь-який момент.

Термін дії договору: 31 грудня 2026 року з можливістю продовження.

«Десяте квітня» — громадська організація, яка працює в напрямку покращення захисту населення, що постраждало від конфлікту, шляхом надання правової, соціальної, психологічної та гуманітарної допомоги, сприяє змінам законодавства, залучення громад до реагування на надзвичайні ситуації та пошуку довгострокових рішень, у співпраці з органами влади та за підтримки їх потенціалу, з особливим акцентом на найбільш вразливих групах.

Завдання та обов’язки:

• Організаційна та адміністративна підтримка роботи офісу в м. Дніпро.
• Ведення вхідної та вихідної документації (електронної та паперової), контроль документообігу.
• Сканування, друк, копіювання та архівація внутрішньої документації (HR, фінанси, MEAL, закупівлі).
• Організація прийому відвідувачів.
• Координація та логістичне забезпечення внутрішніх зустрічей (бронювання приміщення, підготовка матеріалів, канцтовари, протокольне оформлення нарад, зустрічей тощо).
• Адміністрування запасів канцелярських та господарчих товарів для роботи офісу, контроль залишків, формування замовлень.
• Підтримка підготовки до візитів донорів, партнерів, моніторингових місій та перевірок (збір документів, логістика, супровід).
• Забезпечення ефективної комунікації між адміністративною командою та регіональними офісами.
• Підтримка порядку в офісі, контроль за роботою офісного обладнання (принтер, сканер, інтернет).
• Ведення обліку майна/активів у межах відповідного офісу, участь в інвентаризації, актуалізація облікових таблиць та форм.
• Ведення та регулярне оновлення списку працівників офісу: відстеження змін, контактних даних, статусу присутності, співпраця з HR-відділом.
• Участь у внутрішніх зустрічах та комунікація з логістами, бухгалтерами, HR-спеціалістами щодо оперативних питань.
• Виконання інших адміністративних доручень за запитом керівника проєкту або адміністративного менеджера.

Кваліфікаційні вимоги:

Технічні навички:

• Вільне володіння українською мовою, грамотність в усному та письмовому діловому спілкуванні.
• Впевнене володіння ПК, зокрема пакетом MS Office (Word, Excel, Outlook), Google Workspace (Docs, Sheets, Drive).
• Вміння працювати з офісною технікою (принтери, сканери, копіювальні пристрої).
• Відмінні організаційні навички: вміння працювати з великою кількістю документів, дотримуватись дедлайнів і підтримувати порядок в офісних процесах.
• Уважність до деталей, відповідальність, пунктуальність.
• Здатність ефективно взаємодіяти з різними відділами (фінанси, HR, логістика, MEAL), комунікабельність.
• Готовність швидко навчатись та працювати в динамічному середовищі
• Досвід роботи в громадській або гуманітарній організації та володіння англійською мовою буде перевагою.

Процедура звернення:

Резюме і мотивувальний лист необхідно надіслати на адресу [відгукнутися] по темі: «Офіс — адміністратор».

Подача відгуку на вакансію є першим етапом відбору. Якщо Ви не отримали запрошення на співбесіду, це означає, що Ваше резюме не було відібрано, а досвід та навички інших кандидатів виявилися більш відповідними вимогам посади. Ми вдячні за Ваш інтерес та час, приділений подачі заявки. На етапі попереднього відбору індивідуальний зворотний зв’язок не надається.