Офіс-адміністратор

Компанія Aramis шукає в команду організованого, відповідального та комунікабельного Офіс-адміністратора / Помічника менеджера для забезпечення життєдіяльності нашого київського офісу та підтримки департаменту продажів.

Якщо ви вмієте працювати в режимі багатозадачності, любите лад у документах та володієте високим рівнем самоорганізації — ми раді бачити вас у нашій команді!

Що ми очікуємо від кандидата:

• Досвід роботи: від 3 років на позиціях офіс-менеджера, адміністратора відділу, помічника керівника або спеціаліста з документообігу.
• Освіта: вища.
• Мовні навички: грамотна, чітка та впевнена українська мова (як усна, так і письмова).
• Професійні компетенції: відмінні навички діловодства, досвід роботи з договорами та первинною документацією.
• Цифрова грамотність: впевнене володіння пакетом MS Office (MS Word, Excel — на високому рівні), досвід роботи з CRM-системами, IP-телефонією та програмами електронного документообігу (M.E.Doc / Вчасно).

Ключові обов’язки:

• Прийом та розподіл дзвінків: оперативна обробка вхідних дзвінків компанії, консультація та перенаправлення на відповідні відділи чи менеджерів.
• Робота з договорами: підготовка та заповнення базових рамкових договорів із продажу обладнання за запитами менеджерів.
• Електронний та паперовий документообіг: завантаження угод та контроль їх підписання контрагентами через М.Е.Док / Вчасно; ініціювання підписання паперових версій згідно зі стандартами компанії.
• Ведення реєстрів: облік договорів із продажу (у синергії з адміністратором філіалу в м. Черкаси), ведення актуальних реєстрів відкритих контрактів, графіків платежів та відвантажень.
• Адміністрування пошти: управління та обробка корпоративної скриньки відділу продажів.
• Внутрішній облік: ведення табеля робочого часу підрозділу (фіксація відпусток, відряджень, лікарняних тощо).
• Адміністративна підтримка: повне забезпечення життєдіяльності та комфортного функціонування київського офісу.

Фокус уваги на перші 2 місяці (Період адаптації):

Ми допоможемо вам спокійно увійти в процеси. Вашими основними задачами на старті будуть:

• Якісна обробка вхідного потоку дзвінків.
• Освоєння специфіки роботи з контрагентами в М.Е.Док та Вчасно.
• Чітке та своєчасне ведення внутрішніх реєстрів та табеля робочого часу.

Що ми пропонуємо:

• Стабільну та перспективну роботу в компанії, що розвивається.
• Офіційне працевлаштування, гідний рівень заробітної плати (за результатами співбесіди).
• Комфортний та обладнаний усім необхідним офіс у Києві.
• Ефективну підтримку на етапі адаптації.

Зверніть увагу: Позиція є гарячою, ми шукаємо співробітника ready to start ASAP (найближчим часом).

Якщо ваші навички та досвід відповідають профілю вакансії, надсилайте своє резюме! Будемо раді знайомству!