Операційний менеджер у візову агенцію

Про компанію

1001 Visa-Get Consulting — візова агенція з 10-річним досвідом на ринку. За цей час: 55 000+ консультацій клієнтів, 98.7% погоджених заявок, робота з 25+ країнами (США, Канада, Британія, Японія, Китай, ЄС, Австралія та інші). Ми активно ростемо та масштабуємось, разом з цим — потреба вивести операційне управління на рівень, який дозволяє власниці займатись стратегією, а не тушінням пожеж.

🎯 Кого і навіщо шукаємо

Нам потрібен операційний менеджер, який візьме на себе повний контроль операційного відділу — від якості обслуговування клієнтів до найму, адаптації та емоційного клімату в команді.

Ваша мета — побудувати систему, в якій відділ працює стабільно, прогнозовано і без постійного втручання власниці. Це роль для людини з сильним системним мисленням, яка тримає одночасно і процеси, і людей, і клієнтський досвід.

🛠 Основні обов’язки

Клієнтський сервіс і якість:

• Впровадження і контроль SLA на комунікацію з клієнтами.
• Превентивне вирішення конфліктних ситуацій, побудова стандартів обслуговування.
• Впровадження та контроль таск-менеджера для команди.

Автоматизація та аналітика:

• Автоматизація та оптимізація бізнес-процесів, спрощення роботи команди.
• Побудова щотижневих і щомісячних звітів для власниці.

Управління командою:

• Регулярні 1:1 з менеджерами, weekly-синки команди.
• Балансування навантаження з урахуванням спеціалізації менеджерів по країнах.
• Впровадження системи KPI для менеджерів і системи мотивації.

Найм і адаптація:

• Повний цикл найму нових менеджерів клієнтського сервісу.
• Доопрацювання системи адаптації до повного онбордингу на 3−4 тижні.
• Побудова структурованої бази знань по країнах: текст + відео + скріни + чек-листи.

Процеси і систематизація:

• Пошук слабких місць у бізнес-процесах, впровадження покращень.
• Написання SOP для ключових процесів (подача, обробка відмови, онбординг).
• Внесення пропозицій щодо збільшення середнього чеку і якості клієнтського сервісу.
• Ініціативи для збору Google-відгуків.
• Координація зі SMM: контент з реальними історіями клієнтів та команди.

👤 Кого ми шукаємо

Досвід і освіта:

• Досвід від 2 років на позиції Operations Manager, керівника відділу клієнтського сервісу, бізнес-асистента або на управлінській позиції.
• Досвід управління командою від 4 осіб.
• Досвід у сервісному бізнесі (візова агенція, туризм, консалтинг, юридичні послуги, освітні агенції) — перевага.
• Досвід впровадження CRM або таск-менеджера з нуля — сильна перевага.

Hard skills:

• Таск-менеджери: ClickUp / Notion.
• Google Workspace на рівні побудови звітів і дашбордів.
• Досвід побудови SOP, чек-листів, регламентів.
• Впевнена робота з CRM системами, інструментами автоматизації та оптимізації.
• Розуміння метрик клієнтського сервісу (SLA, NPS, retention).

Soft skills:

• Системність. Бачите картину цілісно, вмієте побудувати структуру.
• Аналітичне мислення. Приймаєте рішення на основі даних, а не інтуїції.
• Ініціативність. Бачите проблему → пропонуєте рішення → впроваджуєте його. Не чекаєте вказівок.
• Стресостійкість. Візовий бізнес — це дедлайни посольств і високі ставки для клієнтів.
• Емоційний інтелект. Вмієте тримати команду в стабільному стані, вирішувати конфлікти.
• Відповідальність. Доводите справи до кінця.

💼 Ми пропонуємо

Роль і масштаб:

• Пряме підпорядкування власниці компанії. У підпорядкуванні — Team Lead + 4 менеджери клієнтського сервісу.
• Реальні масштабні проєкти з першого дня:
• Свобода в тому, ЯК досягти результату — ми чекаємо ідей і рішень, а не просто звіту про виконані пункти.

Компенсація і графік:

• Гідна конкурентна ставка (обговорюємо на інтерв'ю за результатами оцінки досвіду).
• Чіткі KPI — прозора система, ви заздалегідь знаєте за що і скільки.
• Дистанційна робота, графік 5/2 з гнучким початком дня.

Розвиток:

• Траєкторія росту до Head of Operations за 6−12 місяців за умови результатів.
• Робота в компанії з 10-річним досвідом, стабільним потоком клієнтів, зрозумілим продуктом і командою, готовою до змін.

Ми шукаємо не просто виконавця, а людину, яка стане частиною управління і розвитку компанії. Якщо ви бачите себе в описі — заповніть форму нижче: https://forms.gle/icYVYiqTiS4jpzKN8