Діловод

BlueBird Tech (Блакитна Птаха) — українська інженерна компанія, що створює інноваційні військові рішення. Ми працюємо на перетині оборонних розробок, програмного забезпечення, штучного інтелекту та систем безпеки.

Наша мета — посилення обороноздатності України та розвиток високотехнологічного сектору в міжнародному масштабі.

У зв’язку з розширенням та масштабуванням компанії ми шукаємо, діловода, який/яка підсилить нашу команду та допоможе розвивати технологічні рішення, що мають важливе значення.

Що ви робитимете:

• Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції в реєстрі РВХ-ВДЗ-01 (Nextcloud / СЕД) у день надходження до 17:00
• Присвоєння вхідних та вихідних номерів відповідно до системи індексів.
• Заповнення реєстраційно-контрольних карток (РКК) для кожного зареєстрованого документа
• Внесення резолюцій CEO до РКК після отримання від керівника ВДЗ
• Щоденна перевірка офіційної e-mail скриньки, первинна класифікація листів
• Переміщення листів між папками офіційної скриньки відповідно до їх статусу
• Надсилання виконавцям листів разом із текстом резолюції
• Відправка вихідної кореспонденції адресатам (e-mail / пошта / кур'єр) та збереження копій у справах
• Підготовка проєктів вихідних листів за дорученням керівника ВДЗ або провідного фахівця
• Перевірка оформлення проєктів документів відповідно до ДСТУ 4163:2020 (реквізити, бланк, підписи)
• Розміщення зареєстрованих наказів та вихідних документів у папках Nextcloud
• Щоденний моніторинг статусів документів, що перебувають на контролі
• Надсилання нагадувань виконавцям за 2 робочі дні до закінчення строку
• Ескалація прострочень — інформування керівника ВДЗ та керівника підрозділу-виконавця
• Прийом паперової кореспонденції від адміністраторів офісів, перевірка та реєстрація сканів
• Взаємодія з виробничими майданчиками щодо передачі та обліку документів
• Виконання доручень керівника ВДЗ та провідного фахівця з діловодства

Що ми очікуємо від вас:

• Фахова або вища освіта за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність», «Офісне адміністрування» або суміжний напрям
• Досвід роботи з документами або на адміністративній посаді від 1 року (бажано)
• Досвід роботи із системами електронного документообігу (СЕД) буде перевагою
• Знання ДСТУ 4163:2020 (уніфікована система організаційно-розпорядчої документації)
• Впевнене користування ПК та MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Вміння працювати з корпоративними хмарними сховищами (Nextcloud або аналоги)
• Уважність до деталей, акуратність при заповненні реєстрів та форм
• Вміння дотримуватись строків та встановлених регламентів
• Базові навички ділового листування українською мовою
• Розуміння порядку реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції
• Знайомство з принципами номенклатури справ та архівування документів
• Розуміння порядку роботи з печатками та штампами (буде плюсом)

Що ми пропонуємо:

• Комфортні умови праці та сучасне робоче середовище
• Можливості для професійного та кар'єрного зростання
• Участь у проєктах із суспільною цінністю та реальним впливом
• Корпоративні курси англійської мови
• Підтримка корпоративного психолога
• Корпоративне навчання з тактичної медицини
• Облаштована зона для прийому їжі, чай та кава в офісі
• Оплачувані лікарняні та відпустки відповідно до чинного законодавства України
• Бронювання для військовозобов'язаних відповідно до чинного законодавства України

Якщо Ви шукаєте місце, де ваш професіоналізм, старанність і відповідальність приносять реальну користь та цінуються командою — будемо раді познайомитися.

У разі, якщо ваш досвід відповідатиме вимогам позиції, ми зв’яжемося з вами для подальшого спілкування.