Фахівець із закупівель

Про фонд:

Благодійна організація «Благодійний фонд «Волонтери: Дорослі-дітям» — це інституція з 12-річним досвідом захисту прав дитини, що бере свій початок з Харківського волонтерського руху 2014 року. За роки діяльності ми еволюціонували від надання екстреної допомоги до впровадження системних соціальних змін на національному та регіональному рівнях.

Наша стратегія базується на трьох векторах:

Інституційна трансформація: Ми не просто підтримуємо дітей, ми працюємо з першопричинами — адвокуємо розвиток сімейних форм виховання та реформуємо систему опіки.

Комплексний супровід: Забезпечуємо професійну підтримку родин, створюючи безпечне середовище для гармонійного розвитку кожної дитини.

Соціальна інклюзія: Реалізуємо освітні та інтеграційні програми, що дають дітям інструменти для успішної самореалізації у дорослому житті.

Сьогодні Фонд масштабує свій вплив, виступаючи надійним партнером для міжнародних донорів та держави. Для нас масштабування — це насамперед посилення якості процесів та збереження людського капіталу, який є головним рушієм наших проєктів.

Назва проєкту:

Посилення сімейних форм альтернативного догляду та реагування на примусову евакуацію в Харківській та Сумській областях у рамках реформи Better Care. Strengthening Family-Based Alternative Care and Response to the Forced Evacuations in Kharkivska and Sumska Oblasts under the framework of the Better Care Reform

Громади:

Харківська область: Балаклійська, Берестинська, Близнюківська, Богодухівська, Валківська, Височанська, Златопільська, Зміївська, Ізюмська, Кегичівська, Краснокутська, Лозівська, Люботинська, Пісочинська, Харків, Чугуївська.

Сумська область: Конотопська, Лебединська, Липоводолинська, Охтирська, Роменська, Суми.

Опис діяльності:

Фахівець із закупівель долучатиметься до організації та супроводу закупівель товарів і послуг для проєкту.

Посада передбачає підготовку закупівельних документів, комунікацію з постачальниками, збір комерційних пропозицій, ведення реєстрів, супровід договорів і контроль виконання замовлень.

Фахівець сприятиме тому, щоб закупівлі проводилися своєчасно, прозоро, відповідно до погоджених технічних вимог та за обґрунтованими ринковими цінами. Робота виконуватиметься у взаємодії з провідним фахівцем із закупівель і командою проєкту.

Завдання та обов’язки:

1. Підготовка закупівельної документації

• Підготовка закупівельних документів за наданим завданням: запитів комерційних пропозицій, специфікацій, шаблонів порівняльних таблиць, листів та інших супровідних документів.
• Перевірка правильності оформлення документів, відповідності затвердженим шаблонам та розміщення актуальних версій у відповідних папках закупівлі.

2. Пошук постачальників і збір пропозицій

• Пошук потенційних постачальників за визначеними категоріями закупівель, направлення запитів комерційних пропозицій та ведення поточної комунікації.
• Уточнення умов постачання, вартості, строків, реквізитів і необхідних документів, а також фіксація результатів комунікації у відповідних реєстрах.

3. Ведення реєстрів і трекера закупівель

• Ведення та актуалізація реєстрів закупівель, постачальників, комерційних пропозицій, договорів і поставок у межах доручених завдань.
• Оновлення трекера закупівель із зазначенням ключових етапів, строків, статусів, відповідальних осіб та проблемних питань.

4. Перевірка документів постачальників і підготовка матеріалів для аналізу

• Перевірка комплектності документів, отриманих від постачальників, запит відсутньої або уточнюючої інформації.
• Підготовка зібраних матеріалів для подальшого аналізу та перевірки провідним фахівцем із закупівель.

5. Порівняльні таблиці та матеріали для погодження

• Заповнення порівняльних таблиць за отриманими пропозиціями із зазначенням цін, строків, умов оплати, гарантій та комплектності документів.
• Підготовка матеріалів для перевірки, погодження результатів закупівлі та подальшого прийняття рішення уповноваженими особами організації.

6. Супровід договорів та первинних документів

• Підготовка проєктів договорів, додатків, актів та інших документів за затвердженими шаблонами.
• Перевірка реквізитів, сум, дат, найменувань товарів або послуг, організація підписання документів і збереження підписаних копій.

7. Контроль поставок і логістичний супровід

• Контроль строків поставки товарів, надання послуг або виконання робіт за дорученими закупівлями.
• Комунікація з постачальниками, перевізниками та отримувачами щодо доставки, оновлення статусів і збір підтвердних документів після виконання.
• Своєчасне інформування провідного фахівця або керівника про затримки, невідповідності та інші проблемні питання.

8. Закупівельний супровід заходів

• Документальний та організаційний супровід закупівель для тренінгів, семінарів та інших заходів проєкту: кава-брейки, канцтовари, транспорт, проживання та інші супутні потреби.
• Комунікація з постачальниками щодо наявності товарів або послуг, умов надання, строків, місця доставки, адрес, контактів і графіків.
• Відстеження статусу замовлень, оновлення інформації у відповідних таблицях і збір підтвердних документів після заходу.

9. Архівування документів і збір даних для звітності

• Систематизація та архівування повного пакета документів за кожною закупівлею або договором.
• Формування електронних закупівельних досьє, а за потреби — паперових досьє.
• Збір і структурування інформації щодо закупівель, договорів, постачання та логістики.
• Підготовка зведених таблиць і вихідних даних для звітів на запит провідного фахівця або керівника.

Кваліфікаційні вимоги:

• Вища освіта (економіка, фінанси, менеджмент, логістика або суміжні спеціальності);
• Досвід роботи у сфері закупівель від 2 років;
• Досвід роботи у громадських або міжнародних організаціях — буде перевагою;
• Розуміння принципів прозорих закупівель та роботи з тендерами;
• Впевнене користування MS Office (особливо Excel);
• Уважність до деталей, відповідальність та організованість;
• Вміння працювати з великим обсягом інформації та дотримуватись дедлайнів;
• Володіння українською мовою; англійська — буде перевагою;
• Високі комунікаційні навички та вміння вести ділове листування.

Ми пропонуємо:

• Контракт: терміном 11 місяців.
• Графік: повна зайнятість
• Локація: офіс у місті Харків, з можливістю працювати віддалено (при необхідності відвідувати офіс)

Процедура звернення:Для подання заявки необхідно надіслати актуальне резюме за адресою [відгукнутися], або відгукуйтесь через форму на сайті.

Кінцевий термін подачі: 28 червня 2026 23.59

Благодійна організація «Благодійний фонд «Волонтери: Дорослі-дітям» відкрита до співпраці з усіма кандидатами незалежно від їхньої ідентичності — зокрема гендеру, віку, кольору шкіри, статусу ветерана, наявності інвалідності, релігійних переконань чи сексуальної орієнтації.

Посилання на наші соцмережі:

Facebook: https://www.facebook.com/volontery.dorosli.dityam

Instagram: https://www.instagram.com/volonter_kh

LinkedIn: https://bit.ly/3LYjfuo

Telegram: https://t.me/+96c8Nt6gNAIwOWMy