Персональний асистент керівника

Компанія EpicClips шукає персонального асистента керівника, який допомагатиме з організацією щоденних робочих процесів: плануванням зустрічей, відряджень, підготовкою документів та виконанням інших організаційних завдань.

Ми шукаємо відповідальну, організовану та проактивну людину, яка вміє самостійно знаходити потрібну інформацію, контролювати виконання домовленостей, визначати пріоритети та оперативно вирішувати організаційні питання.

Вимоги:

• Володіння англійською мовою на розмовному рівні для листування, телефонних дзвінків і вирішення організаційних питань;
• Відмінні організаційні та комунікаційні навички;
• Уважність до деталей, відповідальність і вміння дотримуватися конфіденційності;
• Вміння працювати в режимі багатозадачності та швидко визначати пріоритети;
• Самостійність, проактивність і готовність знаходити рішення у нестандартних ситуаціях;
• Впевнене володіння комп’ютером і базовими офісними інструментами.

Основні обов’язки:

• Ведення робочого календаря керівника;
• Узгодження часу зустрічей із партнерами, кандидатами та членами команди;
• Бронювання онлайн- та офлайн-зустрічей, надсилання запрошень, нагадувань і необхідної інформації учасникам;
• Допомога в організації процесу найму: розміщення вакансій на відповідних платформах, комунікація з кандидатами та координація співбесід;
• Організація службових відряджень: бронювання квитків, готелів і трансферів, підготовка маршрутів та оформлення необхідних документів;
• Підготовка договорів та інших документів за готовими шаблонами, внесення необхідних даних і перевірка правильності оформлення;
• Підготовка документації для підпису керівником, контроль статусу підписання та систематизація документів;
• Організація робочого простору керівника та забезпечення всім необхідним для комфортної й ефективної роботи;
• Пошук, перевірка та структурування необхідної інформації за запитом керівника: компаній, контактів, підрядників, послуг, цін, заходів, локацій, інструментів та інших робочих питань;
• Підготовка коротких списків, порівняльних таблиць і висновків за результатами пошуку;
• Контроль важливих термінів, зустрічей і домовленостей, своєчасне нагадування про заплановані завдання;
• Взаємодія з командою, партнерами, кандидатами, сервісами та підрядниками з організаційних питань;
• Виконання індивідуальних доручень керівника та допомога у вирішенні різноманітних робочих і особистих організаційних питань.

Умови та формат роботи:

• Заробітна плата — 600 євро на місяць;
• Віддалений формат роботи;
• Гнучкий графік;
• Можливі робочі відрядження;
• Корпоративні курси англійської мови;
• Можливість побачити зсередини організацію та роботу провідних кіберспортивних подій.