Адміністративний менеджер, менеджерка

МІСІЯ РОЛІ

Забезпечувати належне адміністративне та операційне функціонування організації, підтримуючи процеси, від яких залежить її щоденна ефективність, організованість і спроможність виконувати свої завдання. Роль є важливою операційною ланкою між керівництвом, командою, контрагентами, бухгалтерією та зовнішніми установами й охоплює документообіг, підготовку офіційної кореспонденції, адміністративний супровід внутрішніх процесів та організацію роботи офісу.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

• Приймати, реєструвати, систематизувати та своєчасно передавати вхідну кореспонденцію, а також організовувати підготовку та відправлення вихідної кореспонденції, зокрема здійснювати отримання та відправлення поштових відправлень у поштових відділеннях.
• Приймати, перевіряти, систематизувати та передавати до бухгалтерії первинну документацію від контрагентів і працівників: договори, рахунки, акти та інші документи.
• Вести ділове листування, готувати проєкти офіційних листів, довідок, запитів та інших адміністративних документів.
• Забезпечувати безперебійну роботу офісу: організовувати закупівлю канцтоварів, витратних матеріалів та інших необхідних ресурсів.
• Готувати офісні приміщення до зустрічей, нарад і презентацій, а також координувати прийом та супровід гостей.
• Контролювати належний стан офісних приміщень, координувати роботу клінінгових і сервісних служб.
• Забезпечувати належне зберігання та впорядкованість документації й адміністративних матеріалів.

• Виконувати адміністративні та операційні доручення керівника в межах компетенції.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

• Практичний досвід роботи з первинною документацією, договорами та діловодством.
• Впевнене користування ПК та офісними інструментами: Google Drive, Microsoft Word, Excel, тощо.
• Знання англійської мови буде перевагою.
• Високий рівень самоорганізації, уважність до деталей та відповідальність.
• Здатність самостійно організовувати роботу, визначати пріоритети та оперативно вирішувати завдання в межах своєї компетенції.
• Комунікабельність, проактивність та орієнтація на результат.

УМОВИ ТА ВПЛИВ

• Безпосередній внесок у забезпечення операційної стійкості та ефективної роботи організації.
• Повна зайнятість в офісі в м. Києві.
• Системне та стабільне фінансове забезпечення.
• Можливості для професійного розвитку, набуття нових компетенцій та поступового розширення зони відповідальності.