Виконавчий координатор, асистент генерального директора

Шукаємо Виконавчого координатора для організації та контролю виконання завдань і проектів компанії, координації взаємодії між генеральним директором та підрозділами, а також забезпечення керівництва актуальною інформацією щодо стану виконання поставлених завдань.

ЩО ПОТРІБНО РОБИТИ

• Вести єдиний реєстр завдань, доручень та проектів компанії.
• Фіксувати завдання, відповідальних осіб, строки виконання та очікуваний результат.
• Щоденно контролювати актуальність статусів та дотримання встановлених строків.
• Комунікувати з відповідальними виконавцями щодо стану виконання завдань.
• Нагадувати про строки та отримувати проміжні й кінцеві результати.
• Фіксувати прострочення, причини затримок, проблеми та ризики.
• Своєчасно інформувати керівництво про критичні питання та відхилення від планів.
• Координувати виконання міжфункціональних завдань, у яких задіяно декілька підрозділів.
• Організовувати робочі наради: формувати порядок денний, збирати необхідні матеріали. При потребі — проводити координаційні наради самостійно.
• Вести протоколи нарад, фіксувати прийняті рішення, відповідальних та строки.
• Контролювати виконання рішень і доручень, прийнятих за результатами нарад.
• Готувати щотижневий звіт для керівництва щодо статусу ключових проектів і завдань.
• Вести та адмініструвати систему контролю завдань у Google Sheets та інших робочих інструментах.
• Забезпечувати актуальність, структурованість та повноту управлінської інформації.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА

Освіта: вища освіта. Перевагою буде освіта у сфері економіки, фінансів, менеджменту, бізнес-адміністрування, управління проектами або права.

Досвід: бажаний досвід роботи на одній із позицій:

• Executive Assistant / бізнес-асистент власника або керівника;
• Project Coordinator / координатор проектів;
• адміністративний координатор;
• помічник керівника з функціями контролю та координації.

Професійні навички:

• достатній рівень володіння Excel / Google Sheets;
• досвід роботи з ШІ (chat GPT);
• досвід роботи з великим обсягом паралельних завдань;
• навички контролю строків та організації виконання;
• вміння структурувати великі обсяги інформації;
• грамотна усна та письмова ділова комунікація;
• бажаний досвід роботи з ClickUp, Asana, Jira, Monday, Trello або іншими системами управління завданнями.

Особисті якості:

• системність та організованість;
• уважність до деталей;
• відповідальність і дисциплінованість;
• наполегливість у доведенні завдань до завершення;
• дипломатичність у комунікації з керівниками та виконавцями;
• здатність працювати з великою кількістю одночасних завдань;
• стресостійкість;
• високий рівень самоорганізації;
• конфіденційність.

УМОВИ РОБОТИ

• Робота безпосередньо з керівництвом компанії.
• Взаємодія з керівниками різних функціональних напрямів та підрозділів.
• Участь у координації ключових проектів компанії.
• Робота з єдиною системою обліку та контролю завдань і проектів.
• Можливість безпосередньо бачити результати своєї роботи та впливати на виконавську дисципліну компанії.
• Графік та формат роботи — офіс, з 10:00 до 19:00.