Помічник/-ця директорки компанії, Офіс менеджер/-ка

Ми — швидко зростаюча стратегічна консалтингова компанія з Києва, яка допомагає підприємствам оборонної промисловості та технологічним компаніям вирішувати найскладніші й найважливіші стратегічні завдання.

Ми шукаємо в команду Помічника/-цю директорки / Офіс менеджера/-ку. Ми шукаємо дуже організовану, системну та надійну людину, яка вміє тримати під контролем велику кількість паралельних задач, дедлайнів, зустрічей і домовленостей. Це роль для людини, яка уважна до деталей, але водночас здатна бачити пріоритети та швидко орієнтуватися у змінному робочому середовищі.

Окремо для нас важливі сильні організаційні та логістичні навички, зокрема здатність підтримувати безперебійну щоденну роботу офісу. Людина на цій позиції допомагатиме координувати офісні процеси, взаємодіяти з постачальниками та підрядниками, організовувати закупівлі, доставки, та інші адміністративні питання, необхідні для комфортної й ефективної роботи директорки та її офісу. Важливо вміти самостійно бачити, що потребує уваги, завчасно вирішувати організаційні питання та швидко реагувати на непередбачені ситуації. Ми цінуємо проактивність, практичність і відповідальність.

Вимоги:

Робота передбачає повну зайнятість, роботу офлайн та постійну присутність у Києві. Кандидатів, які шукають виключно дистанційну роботу з інших міст або країн, ми не розглядаємо.

Ми відкриті до кандидатів із різним рівнем досвіду: від людей без попереднього професійного досвіду до досвідчених Executive Assistants та Офіс Менеджерів. Для junior-позицій попередній досвід роботи не є обов’язковим, якщо ви можете продемонструвати сильні організаційні навички через волонтерство, студентські ініціативи, власні проєкти, громадську діяльність або інший практичний досвід. Ми також розглядаємо заявки від студентів закладів вищої освіти, за умови можливості працювати повний робочий день у Києві (можливо погодити гнучкий графік роботи з повною зайнятістю).

Для нас не є принциповою ваша академічна спеціалізація. Ви можете навчатися або мати освіту у сфері гуманітарних наук, інженерії, бізнесу, міжнародних відносин, військової справи чи будь-якому іншому напрямі. Значно важливішими для нас є ваші особисті та інтелектуальні якості: організованість, відповідальність, кмітливість, здатність швидко вчитися, працювати з великою кількістю інформації та доводити задачі до результату.

Основні обов’язки

• Адміністрування роботи директорки: ведення календаря, планування та координація зустрічей, нагадування про задачі, дедлайни та пріоритети
• Адміністративний супровід роботи директорки: фіксація та структурування задач, ведення нотаток зустрічей та фіксація домовленностей, контроль follow-ups
• Координація комунікації з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами
• Організація зустрічей (онлайн/офлайн), включаючи підготовку матеріалів, брифів, протоколювання
• Організація подорожей (квитки, проживання, логістика)
• Допомога в адмініструванні офісної діяльності та взаємодії з підрядниками
• Забезпечення побуту офісу, організація закупівель та послуг
• Комунікація з командою щодо організації зустрічей та подій
• Робота з організаційними екосистемами (ClickUp, Google інструменти тощо)
• Підготовка та форматування документів, презентацій і матеріалів
• Підтримка процесів таймшитів, базової документації та моніторингу виконання задач
• Допомога в підготовці листування з партнерами та міжнародними організаціями
• Підтримка базових операційних процесів (ведення трекерів, списків, баз даних)

Вимоги

• Відмінні організаційні навички та системність
• Високий рівень англійської мови (B2+ письмово та усно)
• Вміння працювати з великою кількістю задач і пріоритетів
• Відповідальність, уважність до деталей, надійність
• Здатність швидко вчитися та адаптуватися
• Навички ділової комунікації та листування
• Досвід роботи з Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar)

• Вища освіта (бажано у сфері міжнародних відносин, менеджменту або суміжних напрямках)
• Проходження необхідних бзепекових перевірок та підписання NDA

Буде плюсом

• Досвід роботи на позиції Executive Assistant / Personal Assistant / адміністративного координатора
• Досвід роботи в міжнародному середовищі
• Досвід організації складної логістики або подорожей
• Досвід роботи з таск-менеджерами (ClickUp / Asana тощо)

Формат роботи

• Робота в м. Київ
• Повна зайнятість
• Присутність в офісі протягом робочого тижня
• Тісна щоденна взаємодія з директоркою

Оплата

• Від 40,000 грн/місяць, залежить від досвіду та рівня автономності
• перегляд після 3−6 місяців роботи

Що дає роль

• Робота поруч із керівницею компанії та залученість у ключові процеси
• Досвід взаємодії з міжнародними партнерами
• Робота в динамічній компанії на етапі зростання
• Швидкий професійний ріст і розвиток навичок
• Можливість впливати на ефективність роботи команди та проєктів
• Можливість долучитися до роботи, що має прямий вплив на сектор безпеки та оборони України

Процес відбору

Наш процес відбору складається з трьох етапів:

1. Ми розглядаємо ваше резюме на відповідність базовим вимогам. Будь ласка, за можливості вкажіть академічні результати та результати стандартизованих тестів.
2. Вам буде надіслано стандартизований когнітивний тест, який ви зможете пройти самостійно у зручний для вас час.
3. Найсильніші кандидати будуть запрошені на серію співбесід.

У разі успішного проходження відбору вам буде запропоновано двомісячний випробувальний період, протягом якого заробітна плата становитиме 75% від погодженої суми.