Консультант, консультантка з адміністративної підтримки та документообігу

ID вакансії: C-123−2026

Благодійний фонд «Пацієнти України» у консорціумній співпраці зі Швейцарським інститутом тропічного та громадського здоров’я (Swiss TPH) у межах проєкту «Реабілітація травм в Україні» (Trauma Rehabilitation for Ukraine, TRUE) оголошує конкурс на залучення консультанта (-ки) з адміністративної підтримки та документообігу для підтримки діяльності Всеукраїнського об'єднання фізичних терапевтів (ВОФТ) — партнерської організації проєкту TRUE.

ВОФТ — професійне громадське об'єднання, що сприяє розвитку фізичної терапії в Україні, підтримує професійну спільноту, розвиток безперервного професійного розвитку, освіти та представництва інтересів фізичних терапевтів.

У межах проєкту TRUE здійснюється підтримка ВОФТ, спрямована на посилення організаційної та інституційної спроможності Об'єднання та забезпечення його сталого розвитку. Спеціаліст (-ка) буде залучений (-а) за договором із БО «Пацієнти України» в межах проєкту TRUE та надаватиме послуги для підтримки діяльності ВОФТ.

1.Основні завдання

1. Опрацювання кореспонденції та документообіг:

• ведення вхідної та вихідної кореспонденції, підготовка її до подальшого розгляду або направлення відповідним адресатам;
• підготовка проєктів наказів, протоколів, службових листів, інформаційних повідомлень та інших документів адміністративного характеру;
• формування, систематизація та актуалізація електронного й паперового архіву документів відповідно до погоджених вимог;
• надання рекомендацій та організаційної підтримки щодо впорядкування адміністративних процесів і документообігу Організації.

1. Супровід діяльності керівних органів:

• організаційне забезпечення підготовки засідань Правління, Загальних зборів, комітетів, робочих груп та інших заходів, включаючи підготовку необхідних матеріалів;
• підготовка проєктів порядків денних, протоколів засідань та інших документів за результатами проведених зустрічей;
• надання адміністративно-організаційної підтримки під час проведення заходів, засідань та роботи колегіальних органів Організації.

1. Організаційна підтримка:

• підготовка адміністративної та організаційної звітності відповідно до погоджених вимог Замовника;
• формування та актуалізація інформації щодо календаря заходів, конференцій, навчальних заходів та інших активностей Організації, включаючи облік активностей із безперервного професійного розвитку (БПР);
• надання організаційно-адміністративної підтримки діяльності комітетів та робочих груп у межах погоджених завдань.

2.Вимоги до кандидата (-ки)

Освіта та досвід

• вища освіта (бажано у сфері адміністративного менеджменту, права, соціальних наук або суміжних спеціальностей);
• досвід адміністративної роботи, діловодства або секретарського супроводу від 1 року;
• досвід роботи у громадських організаціях, професійних асоціаціях або міжнародних проєктах буде перевагою.

Знання та навички

• знання основ документообігу та діловодства;
• грамотна письмова та усна українська мова;
• впевнене користування Google Workspace та/або Microsoft Office;
• досвід підготовки офіційного листування та адміністративної документації;
• англійська мова на рівні читання документів та базового ділового листування буде перевагою.

Особисті якості

Ми шукаємо людину, яка:

• уважна до деталей і любить порядок у документах та процесах;
• відповідально ставиться до дедлайнів;
• вміє організовувати власну роботу та працювати з кількома завданнями одночасно;
• тактовна та доброзичлива у взаємодії з людьми;
• готова працювати самостійно в дистанційному форматі;
• прагне допомагати професійній спільноті та підтримувати ефективну роботу Організації;
• дотримується конфіденційності під час роботи з внутрішньою документацією.

3.Умови співпраці

1. Договір про надання послуг із фізичною особою-підприємцем (ФОП, 3 група); бажані КВЕДИ: 82.11, 70.22; 82.30; 63.99;
2. Розмір винагороди визначатиметься за результатами відбору та залежатиме від досвіду й кваліфікації кандидата (-ки).
3. Орієнтовний період співпраці — до 6 місяців із можливістю продовження (вересень 2026 року — лютий 2027 року);
4. Формат зайнятості — часткова зайнятість (part-time);
5. Дистанційний формат роботи з періодичною участю в онлайн- та офлайн-заходах.

Під час подання заявки просимо обов’язково зазначити бажану погодинну ставку та загальну кількість годин, необхідну Вам для виконання технічного завдання протягом періоду, зазначеного в оголошенні про вакансію.

4.Критерії оцінювання

Пропозиції оцінюватимуться за такими критеріями (максимум — 100 балів):

• Цінова пропозиція (запропонована погодинна ставка та орієнтовна загальна вартість, розрахована на основі орієнтовного навантаження 80 годин на місяць) — максимум 30 балів
• Релевантність досвіду та кваліфікації кандидата (-ки) — досвід адміністративної підтримки, документообігу, організації роботи керівних органів, підготовки офіційної документації, а також досвід роботи у громадських організаціях, професійних асоціаціях або міжнародних проєктах — максимум 40 балів
• Оцінка рівня спроможності забезпечити якісне виконання всього обсягу послуг протягом періоду співпраці (з урахуванням мотиваційного листа, релевантності досвіду, організаційних навичок, а також результатів співбесіди, за потреби) — максимум 30 балів

5. Як подати заявку

Для участі у конкурсі необхідно заповнити онлайн-анкету та додати такі документи:

• резюме українською або англійською мовою;
• короткий мотиваційний лист (до 1 сторінки), у якому просимо описати свій релевантний досвід, мотивацію до співпраці та навести приклади виконання аналогічних завдань, що демонструють вашу відповідність вимогам цієї вакансії;
• рекомендаційні листи (за наявності);
• актуальні документи ФОП (3 група) або підтвердження готовності відкрити ФОП у разі відбору;
• бажану погодинну ставку.

Посилання на анкету для участі: https://forms.gle/grbmZ3VxiW4UKx9L9

ID вакансії: C-123−2026

Дедлайн подання заявок: 23 серпня 2026 року, 23:59 (за київським часом).

Звертаємо увагу, що до розгляду прийматимуться лише заявки, подані через онлайн-анкету в повному обсязі. Лише кандидати (-ки), які увійдуть до короткого списку, будуть запрошені до наступного етапу відбору, який може включати співбесіду.

6.Додаткові умови

Подаючи заявку, кандидат (-ка) підтверджує, що:

• вживатиме всіх необхідних заходів для запобігання корупції та підтверджує відсутність будь-яких особистих, фінансових чи інших зв’язків із персоналом проєкту, які можуть призвести до конфлікту інтересів;
• утримуватиметься від будь-якого підбурювання до насильства чи ненависті, а також від будь-яких проявів дискримінації за расовою, етнічною, релігійною чи іншими ознаками;
• не перебуває під санкціями, накладеними національними або міжнародними органами.

У разі наявності обґрунтованих підозр щодо порушень кандидат (-ка) може повідомити про це через визначені внутрішні та зовнішні механізми повідомлення, передбачені політиками проєкту.

Подаючи заявку, кандидат (-ка) також підтверджує згоду, що в межах реалізації проєкту міжнародної технічної допомоги «Реабілітація травм в Україні (TRUE)» усі послуги надаватимуться без урахування податку на додану вартість (ПДВ) відповідно до вимог фінансування проєкту та положень щодо податкового звільнення.