Особистий асистент керівника, Executive Assistant у Київ

Шукаємо особистого асистента керівника, який допоможе Миколі тримати в системі велику кількість паралельних проєктів, зустрічей, домовленостей і задач.

Це роль для людини, яка любить порядок, системність і контроль деталей, вміє працювати у швидкому та мінливому ритмі й не чекає, поки їй скажуть про очевидну проблему.

Ваше завдання — не просто вести календар, а забезпечувати операційну ефективність керівника: готувати його до зустрічей, фіксувати домовленості, контролювати виконання задач, захищати його час і не дозволяти важливим речам губитися між чатами, зустрічами та проєктами.

Що потрібно буде робити

Планування та календар

• Вести та щоденно актуалізувати календар керівника.
• Напередодні готувати щоденний бриф на наступний день: зустрічі, адженди, посилання, ключові питання та очікуваний результат.
• Перевіряти, щоб до кожної зустрічі була підготовлена адженда.
• Якщо адженди немає — самостійно запросити її в ініціатора або підготувати необхідну інформацію для керівника.
• Виявляти конфлікти та перевантаження календаря й пропонувати рішення щодо перенесення, делегування або скасування зустрічей.
• Підтримувати стабільний щоденний і щотижневий ритм роботи керівника.

Задачі та follow-up

• Перетворювати усні доручення та Telegram-надиктовки на чіткі задачі з відповідальними та дедлайнами.
• Вести всі задачі та домовленості в Notion як єдиному джерелі правди.
• Контролювати виконання доручень до повного закриття.
• Завчасно нагадувати про дедлайни та підсвічувати ризики прострочення.
• Після зустрічей фіксувати рішення, домовленості та наступні кроки.
• Проводити follow-up із відповідальними, щоб домовленості не залишалися лише на словах.

Підготовка керівника до роботи

• Готувати керівника до зустрічей: коротко збирати контекст, попередні домовленості, документи, посилання та ключові питання.
• Формувати матеріали пакетно, щоб керівнику залишалося прийняти рішення, а не збирати інформацію самостійно.
• Підготовлювати тексти повідомлень, розсилок та інших матеріалів для подальшого затвердження керівником.
• Вести поточну організаційну та особисту операційку керівника.

Щоденний ритм

• Щоденна ранкова звірка плану та пріоритетів.
• Щоденне закриття дня: що зроблено, що перенесено, де є блокери.
• Підготовка адженди та брифу на наступний день.
• Щотижнева звірка плану, завантаження, зустрічей і ключових задач.
• Щомісячний контроль запланованих дедлайнів, регулярних платежів та інших періодичних задач.

Що для нас важливо

• Досвід роботи особистим асистентом, executive assistant, бізнес-асистентом або на схожій операційній ролі. Попросимо мінімум 3 контакти рефералів.
• Висока уважність до деталей: ви помічаєте те, що інші можуть пропустити.
• Системність і сильні організаційні навички.
• Здатність одночасно тримати в роботі багато задач і контекстів.
• Проактивність: якщо бачите проблему — не просто повідомляєте про неї, а пропонуєте рішення.
• Сильна письмова комунікація та грамотність.
• Уміння коректно комунікувати від імені керівника.
• Високий рівень відповідальності за результат.
• Вміння працювати з конфіденційною інформацією.
• Готовність працювати у швидкому та мінливому графіку.
• Базове знання Notion або готовність швидко його опанувати.
• Впевнене користування Telegram, Zoom, Google Workspace та іншими робочими інструментами.
• Практичне використання AI-інструментів для роботи з інформацією, текстами, задачами та автоматизації рутини.
• Англійська від B1 буде перевагою.

Який формат роботи

• Повна зайнятість.
• Робота напряму з Миколою, керівником .
• Основний формат — онлайн, з готовністю бути на зв’язку у ключові робочі слоти.
• Щоденний робочий ритм із ранковою координацією та вечірнім закриттям дня.
• Пн-Чт — закриття дня орієнтовно о 18:00.
• П’ятниця — о 17:00.
• Робота з великою кількістю паралельних проєктів і контекстів.

Що буде результатом вашої роботи

Микола має приходити на зустрічі підготовленим, не тримати задачі в голові та не витрачати час на пошук інформації й контроль очевидних речей.

Для цієї ролі важливі не просто «виконані задачі», а:

• 100% зустрічей підготовлені та мають адженду;
• жодне доручення не губиться;
• усі домовленості мають відповідального та дедлайн;
• ризики та прострочення підсвічуються завчасно;
• щоденний ритм планування та закриття дня працює стабільно;
• керівник реально звільняє час для прийняття рішень і роботи над ключовими проєктами.

Кому ця роль підійде

Людині, яка отримує задоволення від порядку в хаосі.

Тож, якщо ви любите, коли все зафіксовано, знаєте, що має відбутися завтра, пам’ятаєте про дедлайн раніше за інших і можете одночасно тримати 10−15 контекстів — вам, ймовірно, буде комфортно в цій ролі.

Надсилайте резюме, і до зустрічі на інтерв'ю.