Business assistant

Всім привіт! Ми — українська маркетингова екосистема, яка допомагає бізнесам по всьому світу зростати, масштабуватися та подвоювати результати, працюючи з ключовими рекламними платформами.

Ми надаємо інфраструктуру, експертизу та операційну підтримку, в якій бізнеси стабільно ростуть.

Ми активно масштабуємось і шукаємо Business Assistant, який допомагатиме керівнику в організації робочих процесів, координації задач та контролі операційних питань.

Нам потрібна організована, відповідальна та проактивна людина, яка вміє працювати з великим обсягом інформації, тримати фокус на пріоритетах і доводити задачі до результату.

Що пропонуємо:

• Віддалений формат роботи.
• Локація: Україна\Варшава
• Графік: 9:00−18:00, 5/2
• 14 днів відпустки, 10 днів лікарняних.
• Розвинена корпоративна культура (тімбілдінги, корпоративи).
• Компенсація занять спортом / мовних курсів.
• Готовність до відряджень 5−6 разів на рік!

Що очікуємо:

Hard Skills

Управління часом і задачами керівника

• Календар: планування зустрічей, узгодження часу з клієнтами й командою
• Щоденний/тижневий бриф: що на сьогодні, дедлайни
• Ведення Notion-бази керівника: задачі, база конференцій, база контактів, регламенти
• Контроль виконання доручень: завдання, нагадування, ескалація

Зустрічі та клієнтська комунікація

• Координація дзвінків з клієнтами: підготовка, фоллоу-ап, нагадування
• Підготовка до зустрічей: контекст по клієнту, цифри, питання
• Протоколи зустрічей і розсилка домовленостей
• Супровід воронки клієнтів у Notion: статуси, регламент переходів, журнал кейсів

Крос-функціональна координація

• Комунікація з командою від імені керівника

Презентації та матеріали

• Презентації для клієнтів і партнерів: структура, дизайн, наповнення цифрами
• Щомісячні MBR-презентації по клієнтах: збір даних, оформлення
• Внутрішні матеріали до обговорень: зведені документи, питання для команди

Аналітика та дослідження

• Звіти й інсайти з конференцій: збір та агрегація даних
• Дослідження: компанії, ринки, конкуренти перед зустрічами й конференціями
• Пошук і порівняння рішень під запит керівника: сервіси, підрядники, локації

Конференції, поїздки, івенти

• Відрядження: квитки, готелі, трансфери, бюджет
• Підготовка до конференцій: список цільових кампаній, попереднє бронювання зустрічей
• Допомога з організацією власних івентів компанії

Адміністрування та документи

• Ділова переписка, переклад і вичитка UA/RU/EN
• Закупівлі та порівняння постачальників
• Подарунки клієнтам і партнерам
• Нагляд за діяльністю польського ФОП керівника: перевірка своєчасності звітності й оплати податків, комунікація з бухгалтерською компанією

Особисті доручення керівника

• Закупівлі та замовлення особистих речей
• Бронювання ресторанів, сервісів, записів

Soft Skills

• Ініціативність та готовність не лише виконувати задачу, а й пропонувати, як зробити процес простішим або ефективнішим.
• Системність та вміння працювати з великим обсягом інформації.
• Комунікабельність та вміння працювати в команді.
• Вміння самостійно організовувати свою роботу та дотримуватися дедлайнів.
• Здатність працювати у швидкому темпі та перемикатися між різними операційними задачами.
• Відповідальність за якість та кінцевий результат своєї роботи.

З нетерпінням чекаємо на тебе в нашій команді!