Адміністративний асистентка, адміністративна асистентка

Стажування у Фонді підтримки реформ в Україні

ГС «ФПРУ» — незалежна неурядова спілка, заснована у 2015 році. Першочерговою метою є сприяння розвитку України та зростанню благополуччя її громадян шляхом надання підтримки в розробленні та впровадженні реформ.

Фонд відкриває набір на тримісячне оплачуване стажування за адміністративним напрямом.

Стажист або стажистка долучатиметься до щоденної організаційної та адміністративної роботи Фонду, працюватиме над реальними завданнями та отримуватиме підтримку ментора або менторки.

Це стажування насамперед для людей, яким цікава діяльність громадських організацій і які розглядають громадський сектор як можливий напрям професійного розвитку.

За результатами успішного проходження стажування Фонд може розглянути можливість подальшої співпраці зі стажистом або стажисткою.

Що передбачає стажування

Серед можливих завдань:

• допомога в забезпеченні щоденної роботи офісу, зокрема контроль потреб у воді, каві, канцелярії, техніці та іншому офісному обладнанні;

• збір і систематизація потреб команди щодо закупівлі техніки, офісного обладнання та інших необхідних ресурсів;

• ведення обліку та участь в інвентаризації техніки й офісного обладнання;

• робота з документообігом, зокрема вхідною та вихідною кореспонденцією, листуванням, відправленням і отриманням документів та посилок;

• систематизація електронних і паперових документів та ведення внутрішніх реєстрів;

• ведення протоколів зустрічей, фіксація домовленостей і наступних кроків;

• контроль наявності та впорядкування протоколів Наглядової ради Фонду, зокрема проведення щомісячної перевірки стану документів;

• ведення та актуалізація внутрішнього календаря днів народження колег;

• допомога в організації робочих зустрічей, внутрішніх і зовнішніх заходів Фонду;

• підготовка організаційних матеріалів, проєктів листів, запитів і повідомлень;

• допомога в комунікації з командою Фонду, партнерами та підрядниками;

• виконання інших адміністративних завдань за підтримки ментора або менторки.

Завдання визначатимуться з урахуванням досвіду, навичок та інтересів стажиста або стажистки. Стажування передбачає поступове залучення до робочих процесів, регулярний зворотний зв’язок і підтримку з боку команди.

Кого ми шукаємо Програма відкрита для кандидатів і кандидаток із різним освітнім та професійним досвідом. Окремо заохочуємо до участі випускників і випускниць закладів освіти, які прагнуть отримати перший практичний досвід, а також ветеранів і ветеранок, які розглядають можливість професійного розвитку, зміни професійного напряму або роботи у громадському секторі.

Попередній професійний досвід, зокрема досвід роботи у громадському секторі або на аналогічній позиції, не є обов’язковим. Для нас важливі мотивація, організованість, відповідальність і готовність навчатися.

Стажування може підійти тим, хто:

• цікавиться роботою громадського сектору та діяльністю Фонду;

• хоче краще зрозуміти, як працює громадська організація зсередини;

• має мотивацію навчатися та здобувати практичний досвід;

• відповідально ставиться до завдань, домовленостей і строків;

• уміє організувати власну роботу;

• уважний або уважна до деталей;

• грамотно спілкується та пише українською мовою;

• має базові навички роботи з Microsoft Office;

• уміє працювати з інформацією, документами та кількома паралельними організаційними завданнями;

• відкритий або відкрита до комунікації, навчання та зворотного зв’язку;

• знання англійської мови буде перевагою.

Що дасть стажування

• практичний досвід адміністративної роботи;

• розуміння внутрішніх процесів громадської організації;

• розвиток навичок роботи з документами та ділового листування;

• досвід організації роботи офісу та ведення адміністративних процесів;

• практичний досвід роботи з документообігом, кореспонденцією та внутрішніми реєстрами;

• досвід обліку офісних потреб, техніки та обладнання;

• досвід організаційної підтримки зустрічей і заходів;

• можливість працювати над реальними завданнями;

• підтримку ментора або менторки та команди Фонду;

• регулярний зворотний зв’язок щодо професійного розвитку;

• можливість бути розглянутим або розглянутою для подальшої співпраці з Фондом.

Умови стажування

• тривалість програми — три місяці;

• стажування є оплачуваним;

• формат оформлення визначається залежно від статусу кандидата або кандидатки та може передбачати укладення цивільно-правового договору або договору про надання послуг із ФОП;

• орієнтовний обсяг залучення — від 20 до 30 годин на тиждень;

• формат співпраці — офісний у м. Києві;

• протягом усієї програми передбачені менторський супровід і регулярний зворотний зв’язок.

Фонд залишає за собою право запрошувати на співбесіду лише відібраних кандидатів і кандидаток. Якщо відповідного кандидата або кандидатку буде знайдено раніше, конкурс може бути завершено до закінчення терміну подання документів.

У зв’язку з великою кількістю заявок Фонд зможе зв’язатися лише з кандидатами та кандидатками, відібраними для подальшого розгляду. Заява про дотримання стандартів та політик

Фонд підтримки реформ в Україні здійснює відбір кандидатів і кандидаток відповідно до принципів доброчесності, прозорості та рівності можливостей.

Фонд застосовує принцип нульової толерантності до сексуальної експлуатації та сексуальної наруги (PSEA), шахрайства, підкупу та корупції. Успішні кандидати зобов’язані дотримуватися внутрішніх політик Фонду, зокрема щодо етичної поведінки, запобігання конфлікту інтересів та захисту конфіденційної інформації.

У межах процедури відбору може здійснюватися перевірка належної обачності (due diligence), включаючи перевірку професійної репутації та відсутності конфлікту інтересів.

Надсилаючи резюме або інші документи, Ви надаєте згоду на обробку персональних даних з метою розгляду кандидатури відповідно до законодавства України. У разі реалізації проєкту за підтримки міжнародного партнера (донора) документи можуть бути передані відповідному донору виключно з метою погодження кандидатури.

Фонд дотримується принципів гендерної рівності, недискримінації та інклюзії, заохочує подання заявок від усіх кваліфікованих кандидатів та сприяє забезпеченню представництва різних соціальних груп без обмежень чи невиправданих преференцій, зокрема жінок і чоловіків, внутрішньо переміщених осіб, осіб з інвалідністю, ветеранів та членів їхніх сімей, а також інших груп, які можуть бути недостатньо представлені в професійному середовищі.

Як податися

Для участі у відборі необхідно надіслати:

• резюме;

• короткий мотиваційний лист або кілька речень про те, чому вас зацікавило це стажування у громадському секторі.