Business assistant

Привіт!

Ми, агенція talanovyti і зараз шукаємо для найбільшої інвестспільноти України — УкрІнвестКлубу (557 000+ підписників в YouTube!) — Operations Manager-а, людину, який (-а) візьме на себе операційну рутину двох засновників і стане їхніми руками там, де задачі є, але немає кому їх підхопити.

УкрІнвестКлуб — це медіа та спільнота для людей, які інвестують у бізнес, нерухомість та інші активи. Тут не говорять про «успішний успіх» — тут розбирають реальні кейси інвестицій, бізнес-моделі та можливості для інвесторів.

Твої прямі керівники — Олександр та Дмитро, засновники УкрІнвестКлубу. Це люди, які будують спільноту інвесторів, постійно в русі, на зустрічах, конференціях і переговорах. Саме тому їм потрібна людина, яка буде поруч: підхоплювати задачі, організовувати процеси і вирішувати те, що інакше зависає в повітрі.

Цікаво? Давай подивимось, наскільки можливий ваш метч!

Що тебе чекає:

Це не роль людини, яка чекає на чіткий список задач щоранку. Ти станеш людиною, яка бачить, що треба зробити — і просто робить. Фактично це позиція операційного клею компанії: ти береш на себе все те нетипове, непередбачуване і термінове, що зараз напряму ескалюється до засновників.

Основні завдання:

1. Комунікації між засновниками і командою. Ти будеш стежити за чатами, бачити запити, які залишаються без відповіді та підхоплювати їх раніше, ніж вони стануть проблемою. Якщо щось обговорюється асинхронно в переписці, але потребує живого рішення — ти організуєш дзвінок, знайдеш вікно в календарях і зведеш потрібних людей разом.
2. Вирішення різноманітних операційних задач. Сьогодні треба організувати доставку реквізиту на конференцію, завтра — знайти юриста для термінового питання, післязавтра — нагадати бухгалтеру виставити рахунок і проконтролювати, щоб це сталося. Задачі будуть різними, нестандартними і часто непередбачуваними — і це не баг, а фіча цієї ролі.
3. Організація календарів і зустрічей. Ти будеш координувати розклад засновників: узгоджувати зустрічі між кількома учасниками, слідкувати за тим, щоб важливі дзвінки не губилися, і вчасно про них нагадувати.
4. Участь у зустрічах і фоллоу-апи. На частині зустрічей ти будеш присутній (-ня) особисто або онлайн — фіксувати домовленості, прописувати фоллоу-апи і контролювати виконання того, що було вирішено.
5. Робота з документами та підрядниками. Заповнити договір, узгодити умови, знайти потрібного підрядника на ринку, домовитися про ціну — все це теж твоя зона відповідальності.
6. Підтримка контентних і презентаційних задач. Іноді потрібно буде оновити слайди до виступу за готовими тезами, зробити акуратний документ або зловити вдалий кадр на заході для Instagram — без глибоких дизайнерських навичок, але з розумінням, що виглядає охайно.

Що ми шукаємо в тобі:

Hard Skills:

1. Досвід на схожих позиціях від 1-го року.
2. Впевнене володіння Google Workspace: Calendar, Docs, Sheets, Slides — на рівні щоденного використання без підказок.
3. Базова робота з таск-трекерами: Notion, Trello або будь-який аналог. Не потрібно бути експертом, але треба вміти налаштувати і підтримувати систему в порядку.
4. Робота з документами: договори, акти, рахунки. Розуміти що це таке, як це оформлюється і основні правила роботи.
5. Базове розуміння фінансових операцій: рахунки ФОП, акти, курс валют, податки.
6. Впевнена письмова комунікація: грамотно, чітко і по суті. Вміти написати листа партнеру, повідомлення в чат або follow-up після зустрічі.
7. Базове вміння роботи з презентаціями: переставити слайди, оновити дані, зробити акуратно.
8. Орієнтування на ринку підрядників: вміти швидко знайти потрібну людину або сервіс під разову задачу.
9. Англійська на базовому рівні — буде плюсом, але не критично.

Soft Skills:

1. Автономність і самостійність у прийнятті рішень. Ти людина, яка приходить з варіантами рішення, а не з питанням що робити. Комфортно дієш в умовах невизначеності і не чекаєш детальних інструкцій.
2. Проактивність і getting shit done. Бачиш задачу — підхоплюєш. Не чекаєш поки її поставлять офіційно. Доводиш до результату навіть якщо по дорозі все пішло не так.
3. Висока стресостійкість і гнучкість.Непередбачувані задачі, пріоритети, які можуть мінятися посеред дня. Треба сприймати це як пригоду, а не як трагедію.
4. Наполегливість і вміння м’яко діставати людей. Замучити насмерть, але добитися результату — і при цьому залишитися приємною людиною в комунікації.
5. Емоційна зрілість і безконфліктність. Вмієш спілкуватися з людьми різного рівня і статусу без класової напруги або, навпаки, фамільярності.
6. Системне мислення. Бачиш не тільки конкретну задачу, але і як її можна оптимізувати, автоматизувати або зробити так, щоб наступного разу воно їхало само.
7. Надійність і відповідальність. Сказав (-ла) — зробив (-ла). Дедлайн — значить дедлайн. Засновники мають відчувати, що якщо задача передана — вона буде виконана.
8. Бажання бути корисним (-ою). Не просто виконувати функцію, а реально кайфувати від того, що допомагаєш людям і бізнесу рухатися вперед.

Чому варто долучитись:

Ти будеш працювати в безпосередній близькості до засновників однієї з найбільших інвест-спільнот України — і бачити, як влаштований цей бізнес зсередини. Команда побудована на довірі: тут немає мікроменеджменту, є культура толерантності до помилок і щира подяка за результат. Формат роботи гібридний — частина завдань віддалено, частина офлайн у Києві. Засновники шукають людину надовго і готові вкладатися у стосунки: регулярний фідбек, спільний час, довіра і зростання разом із компанією.

Якщо тобі відгукується те, що ми тут описали — відгукуйся, і давай знайдемо ваш метч!