Executive Personal Assistant, Head of Administration

Для керівника високого рівня шукаємо Executive Personal Assistant/ Head of Administration — проактивну, організовану та дипломатичну людину, здатну забезпечувати високий рівень професійної та персональної підтримки.

Це роль для системної та дуже уважної до деталей людини, яка дотримується високого рівня професійної діяльності, конфіденційності та вміє бачити на кілька кроків уперед, швидко знаходити рішення та створювати для керівника максимально комфортний і організований простір — від управління календарем та міжнародними поїздками до організаціїї та координації масштабних подій.

Локація: бажано Європа або Україна.

Зайнятість: full-time

Закордонні відрядження: обов’язкові

Зона відповідальності

Executive support:

• управління робочим та особистим календарем керівника;
• планування та пріоритизація зустрічей, дзвінків і подій;
• контроль дедлайнів, домовленостей та важливих зобов’язань;
• оперативна координація поточних запитів керівника;
• ведення ділового листування та комунікації від імені керівника.

International travel & logistics:

• організація поїздок керівника: планування маршруту, авіаквитки, готелі, трансфери, автомобілі з водієм;
• координація всіх елементів поїздки та вирішення нестандартних ситуацій у режимі real-time.

Lifestyle & personal support;

Координація участі керівника у заходах;

People coordination:

• координація адміністативного персоналу;
• контроль виконання поточних доручень, графіків роботи та відпочинку адміністративного персоналу;
• взаємодія та координація роботи підрядників;
• за потреби — участь у пошуку та підборі персоналу.

Ми шукаємо людину, яка:

• має релевантний досвід для виконання описаного вище функціоналу;
• вміє працювати з керівниками С-level;
• має виняткові організаційні навички та увагу до деталей;
• вміє самостійно визначати пріоритети та працювати без постійного контролю;
• швидко та конструктивно беземоційно реагує на зміни та нестандартні ситуації;
• вміє комунікувати з людьми різного статусу та професійного рівня;
• має досвід міжнародних поїздок та організації складної логістики;
• вільно володіє англійською та французькою мовами; володіння іспанською мовою буде додатковою перевагою;
• має експертні знання MS Office, впевнено користується сервісами бронювання;
• готовність до закордонних відряджень;
• обізнаність в мистецтві, культурі, фешн-індустрії буде перевагою.

Ми пропонуємо:

• офіційне працевлаштування відповідно до вимог законодавства України;
• гідну заробітну плату;
• можливість роботи з України або іншої країни Європи;
• міжнародне середовище та роботу безпосередньо з керівником високого рівня;
• професійно насичену роль із високим рівнем довіри та відповідальності.