Office manager

BraveTech — українська компанія, що спеціалізується на міжнародних закупівлях і постачанні комплектуючих для MilTech та Defense Tech.

Ми шукає Office Manager для побудови та забезпечення ефективної життєдіяльності офісу в Україні.

Ми знаходимося на етапі активного розвитку бізнесу та формування ключових корпоративних функцій. Саме тому шукаємо не просто адміністратора, а організованого, проактивного та гостинного фахівця, який зможе взяти на себе повну відповідальність за адміністрування офісного простору, створити затишну та робочу атмосферу для команди й клієнтів, налагодити первинний документообіг та створити міцний фундамент для операційної підтримки бізнесу

Ця роль передбачає тісну співпрацю з керівниками підрозділів, HR та фінансовою командою, підрядниками та відвідувачами офісу.

Основні задачі

• Забезпечення повної безперебійної життєдіяльності офісу (закупівля канцелярії, продуктів, побутової хімії, води, витратних матеріалів).
• Організація та координація роботи сервісних служб, кур'єрів, клінінгу, ремонтних та технічних підрядників.
• Зустріч та приймання гостей, партнерів і клієнтів компанії (кава/чай, орієнтування в офісі, підготовка переговорних кімнат).
• Прийом, реєстрація, розподіл та відправка вхідної/вихідної кореспонденції, робота з кур'єрськими службами (Нова Пошта, укрпошта тощо).
• Адміністрування первинних фінансових документів напряму (збір та передача рахунків, актів виконаних робіт до бухгалтерії).
• Участь в організації корпоративних заходів, привітань співробітників, внутрішніх івентів та робочих зустрічей.
• Ведення обліку та підтримка в належному стані офісного майна, меблів та техніки (взаємодія з IT-відділом).
• Контроль дотримання правил безпеки в офісі, координація оперативного реагування під час повітряних тривог (орієнтування щодо укриття).
• Розробка та впровадження внутрішніх стандартів, інструкцій та регламентів функціонування офісного простору.
• Своєчасне вирішення поточних побутових та операційних питань співробітників компанії.

Наші очікування

• Вища або середня спеціальна освіта.
• Досвід роботи на позиції Office Manager / Асистент керівника / Адміністратор офісу від 2−3 років.
• Практичні навички ведення первинного документообігу та ділового листування.
• Впевнений користувач MS Office (Excel, Word), Google Docs/Sheets та офісної оргтехніки.
• Досвід взаємодії з кур'єрськими та комунальними службами, підрядниками та постачальниками товарів/послуг.
• Знання англійської мови на рівні B1 (для комунікації з іноземними гостями, підрядниками та документообігу).
• Відмінні комунікативні навички, грамотна усна та письмова мова (українська).
• Високий рівень самоорганізації, відповідальності, клієнтоорієнтованості, уваги до деталей та стресостійкості.
• Проактивність, доброзичливість та вміння працювати в режимі багатозадачності.

Буде перевагою

• Досвід роботи в групах компаній, IT, логістичних або торгових сферах.
• Досвід облаштування нового офісу з нуля або переїзду.
• Практичний досвід проведення інвентаризації офісного майна.

Ми пропонуємо

• Можливість побудувати сервісні та адміністративні процеси офісу з нуля.
• Роботу в групі компаній, яка активно масштабується та формує сильну управлінську команду.
• Пряму взаємодію з HR, топ менеджментом та керівниками напрямів.
• Повний робочий день у сучасному та комфортному офісі в Києві.
• Офісний формат роботи
• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентний рівень винагороди.
• Професійне середовище, в якому цінуються ініціативність, турбота про команду та турбота про якість простору.