Керівник офісу, Office Manager у Варну (Болгарія)

Привіт! Ми — Phoenix Maritime, міжнародна компанія, що спеціалізується на крюїнгу, підборі та працевлаштуванні моряків, роботі з судновласниками, а також наданні морякам повного комплексу супутніх послуг.

Ми допомагаємо морякам не лише знайти роботу, а й вирішувати питання, пов’язані з морськими документами, сертифікатами, дипломами, медичними комісіями, навчанням та іншими необхідними для роботи сервісами.

Зараз ми розвиваємо офіс Phoenix Maritime у Варні, Болгарія, і шукаємо Керівника офісу / Crewing Office Manager, який очолить роботу представництва та братиме безпосередню участь у подальшому розвитку компанії в Болгарії та Європейському Союзі.

Ми шукаємо не просто адміністратора офісу, а досвідченого спеціаліста саме з крюїнгу, який добре знає морську галузь, розуміє повний цикл роботи з екіпажем, судновласниками та морськими документами й здатний самостійно організувати роботу офісу.

Що входить у твої обов’язки:

• Керівництво щоденною роботою офісу Phoenix Maritime у Варні.
• Організація та контроль повного циклу крюїнгових процесів — від отримання заявки від судновласника до посадки моряка на судно.
• Робота із заявками судновласників та формування екіпажів відповідно до вимог судна та клієнта.
• Підбір, перевірка та погодження кандидатів на різні посади.
• Контроль кваліфікації, досвіду, сертифікатів та документів моряків.
• Організація інтерв'ю з кандидатами та їх представлення судновласникам.
• Контроль approval-процесу кандидатів.
• Контроль підготовки моряків до посадки та своєчасного закриття всіх необхідних документів.
• Координація процесів crew change, joining / sign-off та заміни екіпажу.
• Робота із судновласниками, операторами, капітанами та іншими представниками клієнтів.
• Контроль виконання вимог клієнтів щодо кожного судна та кожної позиції.
• Контроль відповідності кандидатів вимогам MLC 2006, STCW, SOLAS та іншим застосовним міжнародним морським вимогам.
• Контроль термінів дії сертифікатів, медичних документів, паспортів, віз та інших документів моряків.

Робота з морськими документами та сервісами для моряків:

Phoenix Maritime також розвиває напрямок послуг для моряків, тому керівник офісу відповідатиме за організацію та контроль цього напрямку.

До обов’язків входить:

• Організація та контроль процесів оформлення та продовження морських сертифікатів і кваліфікаційних документів.
• Організація отримання та оформлення дипломів, паспортів моряка та інших необхідних документів.
• Організація та контроль проходження медичних комісій.
• Координація навчання, тренінгів, курсів та отримання необхідних сертифікатів.
• Взаємодія з навчальними центрами, медичними установами, державними органами та іншими постачальниками послуг.
• Контроль термінів виконання замовлень та якості послуг, що надаються.
• Контроль правильності оформлення документів та відповідності вимогам клієнта, прапора і міжнародних стандартів.
• Контроль роботи співробітників, відповідальних за напрямок морських документів та сервісів.
• Вирішення питань та нестандартних ситуацій, що виникають, із клієнтами та моряками.
• Розвиток існуючого напрямку послуг та пошук нових сервісів, які можуть бути затребувані моряками.
• Контроль фінансової ефективності напрямку та якості обслуговування клієнтів.

Управління офісом та командою:

• Постановка завдань співробітникам офісу та контроль їх виконання.
• Контроль роботи рекрутерів, адміністративних співробітників та спеціалістів із сервісів.
• Розподіл обов’язків усередині команди.
• Контроль дотримання внутрішніх стандартів Phoenix Maritime.
• Навчання та адаптація нових співробітників.
• Контроль якості роботи з моряками та клієнтами.
• Впровадження та вдосконалення внутрішніх процесів компанії.
• Підготовка регулярної звітності для керівництва.

Розвиток Phoenix Maritime у ЄС

Окремою та дуже важливою частиною роботи буде розвиток компанії на європейському ринку.

Керівник офісу братиме участь у:

• розвитку Phoenix Maritime у Болгарії та інших країнах ЄС;
• пошуку та залученні нових судновласників і корпоративних клієнтів;
• розвитку партнерської мережі;
• проведенні переговорів із потенційними клієнтами та партнерами;
• представленні Phoenix Maritime на локальному ринку;
• розвитку нових напрямків та послуг компанії;
• розвитку напрямку послуг для моряків;
• формуванні та розвитку локальної команди;
• побудові довгострокових відносин з європейськими судноплавними компаніями;
• розширенні клієнтської бази та обсягів крюїнгового бізнесу.

Ми шукаємо саме тебе, якщо:

• У тебе є обов’язковий практичний досвід роботи у крюїнгу.
• Ти добре розумієш повний цикл роботи крюїнгового агентства.
• Ти вмієш самостійно організувати процес підбору та працевлаштування моряків.
• Ти розумієш вимоги судновласників до екіпажу та вмієш працювати з Crew Requests.
• Ти добре знаєш основні міжнародні морські вимоги та стандарти, включаючи MLC 2006, STCW, SOLAS та інші застосовні нормативні вимоги.
• Розумієш вимоги до кваліфікації та сертифікації моряків.
• Знаєш процеси crew planning, recruitment, screening, approval, joining, sign-off, crew change.
• Розумієш процеси перевірки документів, медичних сертифікатів, training certificates, паспортів, віз та інших документів моряків.
• Маєш досвід роботи безпосередньо із судновласниками / ship managers / operators.
• Маєш практичне розуміння процесу оформлення морських сертифікатів, дипломів, медичних документів та інших сервісів для моряків.
• Вмієш контролювати роботу підрядників та сервісних організацій.
• Вмієш вести ділове листування та переговори з іноземними клієнтами.
• Готовий самостійно приймати рішення та відповідати за результат роботи офісу.
• Маєш управлінські та організаторські навички.
• Вмієш працювати з командою та контролювати виконання завдань.
• Володієш комерційним мисленням і розумієш, як розвивається крюїнговий бізнес та додаткові сервісні напрямки.
• Готовий до релокації у Варну, Болгарія.

Мови:

• Російська — вільне володіння, основна мова комунікації всередині команди.
• Англійська — обов’язковий робочий рівень.
• Болгарська — буде перевагою (або готовність швидко її опанувати)

Англійська необхідна для щоденної роботи із судновласниками, суднами, моряками та міжнародними партнерами.

Болгарська необхідна для роботи з локальними компаніями, державними та комерційними організаціями, медичними установами, навчальними центрами та розвитку офісу в Болгарії.

Буде великою перевагою:

• Досвід керівництва крюїнговим офісом або відділом.
• Досвід роботи з європейськими судновласниками.
• Наявність власної бази контактів судновласників та партнерів.
• Досвід залучення нових клієнтів.
• Досвід відкриття або розвитку нового крюїнгового офісу.
• Досвід роботи з міжнародними екіпажами.
• Досвід організації морських документів та сервісів для моряків.
• Знання болгарського ринку морських кадрів.
• Досвід роботи з MLC / DMLC, Flag State requirements, Class requirements та внутрішніми вимогами судновласників.
• Знання систем та програм, що використовуються в сучасному crewing management.

Що ми пропонуємо:

• Релокацію у Варну, Болгарія.
• Допомогу з переїздом.
• Допомогу з легалізацією та оформленням необхідних документів.
• Допомогу з пошуком та орендою житла.
• Підтримку на етапі переїзду та адаптації в Болгарії.
• Роботу в офісі Phoenix Maritime у Варні.
• Повну зайнятість.
• Можливість стати керівником та ключовою людиною європейського представництва Phoenix Maritime.
• Можливість безпосередньо впливати на розвиток компанії на ринку ЄС.
• Участь у розвитку клієнтської бази та нових напрямків бізнесу.
• Можливість формування власної команди.
• Професійне та кар'єрне зростання разом із розвитком компанії.
• Роботу з міжнародними судновласниками та партнерами.
• Можливість одночасно розвивати crewing та сервісний напрямок для моряків.
• Конкурентну заробітну плату — обговорюється індивідуально залежно від досвіду та кваліфікації кандидата.

Важливо

Ми шукаємо людину, яка зможе не просто керувати офісом, а фактично розвивати Phoenix Maritime у Європі.

Нам потрібен досвідчений спеціаліст, який знає крюїнг зсередини, розуміє вимоги судновласників, уміє самостійно вести процес від Crew Request до Joining, контролювати роботу з морськими документами та сервісами і готовий брати на себе відповідальність за результат.

У перспективі керівник офісу має стати ключовою операційною фігурою Phoenix Maritime у Болгарії, розвивати команду, клієнтську базу, крюїнговий напрямок та додаткові послуги для моряків.

Якщо ти маєш реальний досвід у крюїнгу, добре знаєш морські процеси та хочеш стати частиною розвитку міжнародної компанії — будемо раді познайомитися.

Чекаємо на твій відгук та резюме!

Phoenix Maritime Your Vessels. Our People. Stronger Together.