Office manager

Ми шукаємо Офіс-менеджера, який візьме на себе організацію та оптимізацію адміністративних процесів компанії. Це не просто підтримка порядку в офісі — це роль з реальним впливом на ефективність команди: ви будете впроваджувати системи, автоматизувати рутину та вибудовувати зручні процеси для всіх співробітників.

Якщо вам подобається наводити лад у хаосі, впроваджувати системність там, де її бракує, і бачити конкретний результат своєї роботи — ця позиція для вас.

Основні завдання:

Автоматизація рутинних процесів

• Аналіз та виявлення регулярних мануальних процесів (бронювання відряджень, обробка рахунків/закупівель, замовлення витратних матеріалів).
• Впровадження автоматизації, шаблонів або інструментів для оптимізації цих процесів.
• Документування результатів — скорочення часу на ручну обробку.

Структуризація запитів до офіс-менеджера

• Впровадження єдиного каналу/форми прийому запитів (закупівлі, ремонт, організаційні питання, відрядження) замість розрізнених повідомлень у чатах.
• Визначення пріоритизації та SLA (строків реакції) на запити.
• Забезпечення того, щоб жоден запит не «губився».

Підтримка порядку в офісі

• Впровадження системи розподілу зон відповідальності.
• Розробка та ведення чек-листа регулярної перевірки офісу (витратні матеріали, техніка, зони спільного користування).
• Впровадження стандартів зберігання та маркування.

Очікувані результати (перші місяці роботи)

• Автоматизація мінімум 3 регулярних ручних процесів.
• Впровадження єдиної системи прийому запитів до офіс-менеджера.
• Впровадження та використання чек-листа перевірки офісу; відсутні скарги співробітників щодо безладу чи нестачі витратних матеріалів.

Ми очікуємо від кандидата

• Досвід роботи офіс-менеджером, адміністратором або на подібній позиції.
• Вміння систематизувати процеси та впроваджувати нові інструменти/сервіси.
• Проактивність, орієнтація на результат, уважність до деталей.
• Навички роботи з таблицями, документами, базовими інструментами автоматизації (Google Workspace, Trello/Notion/подібні системи — буде перевагою).
• Вміння комунікувати з різними відділами та вибудовувати зручні процеси для команди.