Спеціаліст, спеціалістка з адміністративної діяльності

Українська мережа за права дитини (далі — УМПД) створена для консолідації зусиль та покращення координації між організаціями громадянського суспільства в Україні, а також посилення їхнього впливу на державну політику у сфері забезпечення прав дитини.

Запрошуємо до команди спеціаліста (-ку) для адміністративного супроводу проєкту із запобігання та реагування на гендерно зумовлене насильство й насильство щодо дітей, що реалізується за підтримки UNICEF.

Основне завдання: забезпечення адміністративного, документального та організаційного супроводу проєкту й роботи залучених фахівців.

Обов’язки:

• організаційний і технічний супровід заходів проєкту: тренінгів, семінарів, круглих столів, робочих зустрічей та інших подій;
• організація відряджень та логістична підтримка команди, експертів і учасників заходів, зокрема координація проїзду, проживання та харчування;
• адміністративний супровід залучення фахівців, експертів і консультантів: організація співбесід, комунікація з кандидатами, підготовка та систематизація документів конкурсних відборів, оформлення протоколів і супровідних матеріалів відповідно до процедур УМПД;
• збір документів для укладення договорів про надання послуг, підготовка договорів, додаткових угод та актів за затвердженими шаблонами, координація їх погодження і підписання;
• ведення реєстру залучених фахівців та їхніх договорів, відстеження строків надання послуг і подання звітності;
• збір звітів членів команди, експертів і консультантів, перевірка їхньої комплектності та правильності оформлення, передавання на погодження відповідальним фахівцям і керівнику проєкту;
• підготовка щомісячної зведеної інформації щодо оплати послуг залучених фахівців на підставі договорів і погоджених звітів, формування та своєчасне передавання до бухгалтерії пакетів документів на оплату;
• організація та ведення електронного й паперового документообігу проєкту, систематизація та архівування документів;
• підготовка листів, організація робочих зустрічей, ведення протоколів та ділового листування з командою, партнерами й залученими фахівцями;
• збір і систематизація документів за результатами заходів, ведення баз даних та участь у підготовці проєктної звітності;
• забезпечення готовності адміністративної документації проєкту до аудиту: перевірка комплектності та систематизація документів конкурсних відборів, договорів, актів, звітів і матеріалів заходів; своєчасне надання документів на запити аудиторів та опрацювання зауважень у межах своєї відповідальності.
• адміністративне забезпечення поточних потреб команди та офісу в межах проєкту;
• виконання інших завдань адміністративного й організаційного характеру за дорученням керівника проєкту.

Вимоги до кандидата (-ки):

• вища освіта;
• досвід адміністративної роботи у проєктах, що фінансуються іноземними донорами, та/або в міжнародних організаціях — не менше двох років, обов’язково;
• досвід ведення документообігу, підготовки договорів, актів, звітних документів та документального супроводу залучених фахівців;
• розуміння вимог до документального підтвердження діяльності й витрат у донорських проєктах;
• досвід адміністративного супроводу успішного проходження аудитів донорських проєктів, зокрема підготовки та систематизації документів конкурсних відборів, договорів, звітів залучених фахівців і матеріалів проведених заходів.
• розвинені організаторські та комунікативні навички;
• грамотна письмова й усна українська мова;
• впевнене володіння офісними програмами, зокрема Word та Excel, інструментами спільної роботи з документами й електронними базами даних;
• уважність до деталей, відповідальність, проактивність, уміння визначати пріоритети та дотримуватися строків;
• здатність працювати з конфіденційною інформацією та дотримуватися внутрішніх політик організації;
• володіння англійською мовою бажане та буде додатковою перевагою.

Ми пропонуємо:

• участь у суспільно важливому проєкті із захисту прав дітей та підтримки постраждалих від насильства;
• роботу в команді та взаємодію з партнерськими організаціями;
• можливості для професійного розвитку й набуття досвіду реалізації міжнародного проєкту.

Умови співпраці:

• укладення договору про надання послуг із фізичною особою — підприємцем 3-ї групи;
• залученість до проєкту — 100%;
• частково дистанційний формат роботи;
• розмір винагороди визначається за результатами конкурсного відбору та співбесіди з урахуванням конкурсної пропозиції кандидата (-ки).
• формат роботи — офісний / гібридний, за погодженням;
• можливі відрядження для здійснення моніторингових візитів, організації та супроводу заходів проєкту.

Як подати заявку

Для участі у відборі надішліть:

• резюме із зазначенням релевантного досвіду;
• заповненуконкурсну пропозицію.

Зверніть увагу: завантаженого резюме буде недостатньо без конкурсної пропозиції

Тема листа: «Спеціаліст (-ка) з адміністративної діяльності_Прізвище»

Кінцевий термін подання: 9 жовтня 2026 року включно.

Електронна адреса: [відгукнутися]

Порядок відбору

УМПД розглядатиме лише повні заявки. За результатами оцінювання поданих документів буде сформовано короткий список кандидатів (-ок), чий досвід і кваліфікація найбільше відповідають вимогам та завданням цієї позиції.

Подання заявки не гарантує включення до короткого списку або запрошення на співбесіду. На наступний етап відбору запрошуватимуться кандидати (-ки), чий досвід і кваліфікація найбільше відповідають вимогам позиції. Усі учасники (-ці) отримають повідомлення про результати розгляду заявки на зазначену ними електронну адресу. Телефонне інформування про результати відбору не передбачене, тому просимо перевірити правильність наданої електронної адреси та стежити за вхідними листами, зокрема в папці «Спам».

Етичні принципи та захист від насильства

УМПД дотримується політики нульової толерантності до будь-яких форм сексуальної експлуатації, сексуального насильства та сексуальних домагань (SEAH), а також до жорстокого поводження, дискримінації та порушення прав дитини. Організація не допускає замовчування чи бездіяльності у відповідь на повідомлення або обґрунтовані підозри щодо таких порушень.

Надсилаючи заявку, кандидати (-ки) погоджуються з умовами відбору, підтверджують розуміння зазначених принципів та згоду дотримуватися відповідних політик і процедур УМПД у разі залучення до проєкту.