Бізнес-асистент керівника, Executive Assistant

Про вакансію

Шукаємо особистого асистента керівника, який допоможе Миколі тримати в системі велику кількість паралельних проєктів, зустрічей, домовленостей і задач.

Це роль для людини, яка любить порядок, системність і контроль деталей, вміє працювати у швидкому та мінливому ритмі й не чекає, поки їй скажуть про очевидну проблему.

Ваше завдання — не просто вести календар, а забезпечувати операційну ефективність керівника: готувати його до зустрічей, фіксувати домовленості, контролювати виконання задач, захищати його час і не дозволяти важливим речам губитися між чатами, зустрічами та проєктами.

Основні напрямки роботи

1. Календар і робочий ритм Вести та актуалізувати календар Миколи, готувати його до зустрічей, бачити перевантаження й конфлікти та самостійно пропонувати рішення. Допомагати правильно розподіляти час між зустрічами, важливими задачами, особистими справами та довгостроковими проєктами.

2. Зовнішня активність Організовувати публікації, зйомки, зустрічі, домовленості з підрядниками та партнерами. Не просто отримувати задачу, а самостійно координувати її виконання до готового результату.

3. Важливі люди та контакти Допомагати системно підтримувати важливі професійні та особисті зв’язки: стежити за датами, домовленостями, наступними контактами та завчасно організовувати необхідні привітання, подарунки чи зустрічі.

4. Особисті та довгострокові проєкти Допомагати Миколі переводити відкладені ідеї та проєкти в конкретний план дій: організовувати людей і ресурси, ставити задачі, контролювати рух та доводити проєкти до результату.

Що для нас важливо

Шукаємо людину, яка:

• має досвід роботи особистим, executive або бізнес-асистентом / координатором;
• користується Notion, Google Workspace, Telegram, Zoom та AI-інструментами;
• використовує AI-інструменти для роботи з інформацією, текстами, задачами та автоматизації рутини
• добре організовує себе та інших;
• не губиться серед великої кількості контекстів;
• бачить проблему до того, як вона стала проблемою;
• не боїться нагадувати, уточнювати та ставити незручні питання;
• вміє координувати інших людей і доводити домовленості до виконання;
• уважна до деталей, але при цьому бачить загальну картину;
• грамотно комунікує письмово та усно;
• вміє працювати з конфіденційною інформацією.

5+ роки релевантного досвіду — бажано Англійська B1+ — буде перевагою

Що буде результатом вашої роботи

• Календар Миколи актуальний і допомагає правильно використовувати його час.
• Важливі зустрічі підготовлені, а після них зрозуміло, що відбувається далі.
• Домовленості та задачі не губляться.
• Важливі люди та контакти підтримуються без необхідності Миколі все пам’ятати самому.
• Зовнішні активності та особисті проєкти регулярно рухаються вперед.
• Перевантаження, конфлікти та проблеми помічаються завчасно.
• Микола витрачає менше часу на організаційну операційку та більше — на рішення, бізнес і важливі проєкти.
• З часом система роботи стає більш простою, зрозумілою та автоматизованою.

Перспектива розвитку

Після успішного випробного періоду компенсація та зона відповідальності можуть переглядатися відповідно до результатів роботи.

Стратегічне очікування на 9−12+ місяців — не просто підтримувати систему, а вибудувати та стабілізувати 4 напрямки роботи: спростити, автоматизувати, оптимізувати процеси та усунути слабкі місця. Оскільки в перспективі асистент може перейти на наступний рівень відповідальності — управління окремим напрямком, мінікомандою або новим проєктом / стартапом Миколи. Конкретний момент залежатиме від результатів і готовності людини.

Формат роботи

• повна зайнятість;
• робота напряму з Миколою, керівником;
• переважно онлайн, з готовністю до офлайн зустрічей в Києві;
• динамічний графік та багато паралельних контекстів;
• щоденна ранкова координація (9:00) та завершення робочого дня (18−19:00);
• потрібна готовність бути на зв’язку в ключові робочі години.

Кому ця роль підійде

Тому, хто любить не просто виконувати задачі, а наводити порядок, брати відповідальність за напрямок і бачити, як із хаосу поступово з’являється система.

Якщо вам цікаво з часом вирости від асистента до людини, яка керує окремим напрямком або проєктом, ця роль може бути хорошою можливістю для розвитку.

Надсилайте резюме — будемо знайомитися!