Office Manager

About The Borderlands Group

The Borderlands Group — консалтингова та інженерна компанія в оборонній сфері. Ми співпрацюємо з міжнародними defence-tech компаніями та допомагаємо їм розробляти, впроваджувати, тестувати й масштабувати свої продукти в реальних умовах.

Ми поєднуємо міжнародних інноваторів в обороні з українськими інженерними талантами, практичним досвідом і реальним фідбеком щодо продуктів. Залежно від проєкту ми підтримуємо партнерів в інженерії, польових роботах, технічному рекрутингу, тестуванні продуктів і розбудові локальних команд та можливостей в Україні.

Зараз ми розширюємося і шукаємо в командуOffice Manager.

Ваша задача — щодня підтримувати порядок у нашому київському офісі та стежити, щоб усе працювало злагоджено.

Ви відповідатимете за щоденну роботу офісу: щоб простір був організований, у команди було все необхідне, зустрічі та візити гостей проходили добре, а поточні адміністративні задачі вирішувалися вчасно. Окрім цього, ви допомагатимете з базовим обліком і фінансовим адмініструванням.

Це позиція початкового рівня з можливістю росту. Ми не чекаємо, що ви знатимете все з першого дня. Шукаємо організовану, проактивну людину з бажанням вчитися, яка хоче взяти офіс під свою відповідальність.

Чому варто приєднатися до нас

Можливість росту Ви зможете вчитися, брати на себе більше відповідальності та розвиватися разом із компанією.

Міжнародне середовище Постійне спілкування з колегами, клієнтами та партнерами з різних країн.

Практичний досвід у defence tech Ви познайомитеся зсередини з роботою міжнародних технологічних компаній, які працюють в Україні.

Реальна відповідальність з першого дня Свобода самостійно організовувати свою роботу, покращувати процеси й облаштувати офіс по-своєму.

Конкурентна винагорода Залежно від вашого досвіду.

Обов’язки

• Щоденна робота офісу: канцтовари, кава, снеки, папір, мило та все інше, що закінчується, підтримання чистоти й організація клінінгу за потреби.
• Планування та координація зустрічей в офісі: переговорні кімнати, напої, документи та потрібні матеріали.
• Організація поїздок для клієнтів, команди та керівництва: квитки, проживання в Україні та за кордоном, трансфери з аеропорту, водії й автомобілі.
• Повна організація візитів іноземних клієнтів і делегацій: проживання, транспорт, зустрічі, харчування та інша логістика.
• Зустріч клієнтів і гостей: допомога з дорогою тим, хто приходить уперше, оформлення доступу в будівлю та теплий прийом.
• Базовий облік і фінансове адміністрування: відстеження витрат, збір чеків і підготовка звітів про витрати по поїздках, зустрічах і заходах.
• Відстеження оплачених і неоплачених інвойсів, контроль платежів, що очікуються, і нагадування контрагентам у разі затримки оплати.
• Робота з поштою, посилками та кур'єрськими доставками, зокрема міжнародними.
• Ведення адміністративних документів (інвойси, чеки, документи для поїздок, звіти про витрати) в електронному та паперовому вигляді.
• Іноді допомога з організацією корпоративних заходів: локація, постачальники, кейтеринг, транспорт, проживання та гості.

Що ми очікуємо від вас

• Англійська на рівні B2 або вище, щоб упевнено спілкуватися з іноземними колегами, клієнтами та гостями.
• Досвід в адмініструванні, офіс-менеджменті, координації чи іншій організаційній ролі.
• Практичний досвід у бухгалтерії, обліку чи фінансовому адмініструванні: інвойси, витрати, чеки, фінансові документи.
• Базове знання Excel або Google Sheets та стандартних офісних програм.
• Проживання в Києві та готовність працювати в офісі.

Буде перевагою

• Досвід організації поїздок, зустрічей, заходів чи візитів клієнтів.
• Досвід роботи з постачальниками, підрядниками, кур'єрами чи іншими зовнішніми сервісами.
• Досвід підтримки міжнародної команди чи роботи в міжнародній компанії.
• Освіта у сфері бухгалтерського обліку, фінансів, бізнес-адміністрування чи суміжній.

Що допоможе вам у цій ролі

Організованість Вам подобається тримати все в порядку і стежити, щоб нічого не забулося.

Відповідальність Якщо ви за щось беретеся, то доводите це до кінця.

Проактивність Ви помічаєте, що потрібно зробити, і не чекаєте, поки попросять.

Комунікабельність Ви впевнено й дружньо спілкуєтеся з людьми, зокрема з іноземними гостями та клієнтами.

Уважність до деталей Особливо в бронюваннях, документах і витратах.

Практичність Ви однаково добре справляєтеся і з дрібними щоденними задачами в офісі, і з більшими організаційними.

Гнучкість Плани й пріоритети змінюються, і вас це не вибиває з колії.

Бажання вчитися Не обов’язково знати все одразу, але важливо мати бажання розібратися.