Асистент директора

LightForce — українська mil-tech компанія, яка створює технологічні рішення для Сил оборони України.

Ми шукаємо Асистента директора/ Персонального асистента — людину, яка допоможе керівнику тримати у фокусі ключові задачі, зустрічі, інформацію та домовленості.

Це роль не про «вести календар і виконувати доручення». Нам потрібна людина, яка вміє організовувати, пріоритизувати, координувати та доводити питання до логічного завершення.

Що буде у твоїй зоні відповідальності

Організація робочого дня директора

• планувати та вести календар керівника;
• організовувати внутрішні й зовнішні зустрічі;
• оперативно перебудовувати графік, якщо змінюються пріоритети;
• координувати учасників та своєчасно повідомляти про зміни;
• допомагати організовувати робочий простір та необхідні умови для зустрічей;
• супроводжувати директора на визначених внутрішніх і зовнішніх зустрічах.

Робота з інформацією

• збирати інформацію з різних джерел, перевіряти та систематизувати її;
• відокремлювати важливе від другорядного та допомагати директору не губитися в інформаційному потоці;
• за необхідності самостійно уточнювати контекст та додаткову інформацію;
• готувати короткі довідки, порівняння, висновки та summary для прийняття рішень;
• пріоритизувати вхідні питання за терміновістю та важливістю.

Зустрічі, домовленості та follow-up

• бути присутнім/ою на визначених зустрічах разом із директором;
• фіксувати ключові рішення та домовленості за результатами зустрічей;
• визначати та фіксувати відповідальних, строки й наступні кроки;
• координувати виконання домовленостей між учасниками;
• проводити регулярний check-in щодо статусу виконання задач;
• нагадувати відповідальним про строки та отримувати актуальні статуси;
• своєчасно повідомляти директору про виконання, затримки або ризики;
• контролювати, щоб домовленості не залишалися просто домовленостями.

Координація та звітність

• координувати визначені командні зустрічі та події;
• взаємодіяти з керівниками й співробітниками компанії щодо питань, делегованих директором;
• формувати короткі звіти та підсумки щодо виконаних задач, відкритих питань і наступних кроків;
• за необхідності готувати місячний summary щодо виконаної роботи.

Кого ми шукаємо

Буде перевагою досвід від 2 років на позиції Executive Assistant, Business Assistant, Personal Assistant, помічника керівника або в іншій ролі з високою часткою координації.

Для нас важливо, щоб ти:

• вмів/ла системно організовувати великий потік задач та інформації;
• добре працював/ла з календарями, документами, таблицями та презентаціями;
• впевнено користувався/лася Google Workspace / Microsoft 365 та сучасними цифровими інструментами;
• умів/ла швидко знаходити й аналізувати інформацію;
• міг/могла стисло пояснити складне та виділити головне;
• був/ла уважним/ою до деталей та домовленостей;
• не потребував/ла детальної інструкції для кожної наступної дії;
• комфортно працював/ла в середовищі, де пріоритети можуть швидко змінюватися;
• розумів/ла цінність конфіденційності та відповідально працював/ла з інформацією обмеженого доступу.

Англійська Intermediate+ буде перевагою.

Яка людина нам підійде

Проактивна й системна.

Та, яка після зустрічі не просто збере нотатки, а скаже:

«Зафіксувала 5 домовленостей: ось відповідальні, ось дедлайни, по двох питаннях уже отримала підтвердження, одне ризикує затриматися — ось чому».

Людина, яка вміє думати на кілька кроків уперед, бачить потенційні організаційні проблеми та намагається вирішити їх до того, як вони стануть проблемами директора.

Формат роботи

• повна зайнятість;
• переважно офісний формат роботи;
• постійний remote не передбачається;
• необхідна готовність пересуватися містом та супроводжувати директора на визначених зустрічах.

Що пропонуємо

• роботу безпосередньо з директором компанії та глибоке занурення в бізнес-процеси;
• можливість бачити, як приймаються управлінські рішення, і безпосередньо впливати на якість їх реалізації;
• високий рівень самостійності в межах своєї відповідальності;
• конкурентну винагороду відповідно до досвіду та компетенцій кандидата.

Якщо тобі близька роль людини, яка не просто допомагає керівнику, а створює навколо нього порядок у часі, інформації, комунікаціях і домовленостях, то будемо раді познайомитися.