Івент-менеджер

Шукаємо Event Manager, який/яка відповідатиме за повний цикл організації офлайн, онлайн та гібридних заходів у межах наших програм і грантових проєктів.

Ми працюємо з ветеранами та ветеранками, їхніми родинами, бізнесом і партнерськими організаціями. У нашому календарі навчальні програми, воркшопи, зустрічі Спільноти, спортивні та відновлювальні активності, партнерські й публічні заходи, програми відновлення і працевлаштування ветеранів

Основні обов’язки

Організація заходів повного циклу:

• планування та організація заходів відповідно до Work Plan проєктів;
• формування концепції, формату, таймінгу та адженди заходу;
• підбір і координація локацій;
• організація логістики учасників, команди та спікерів;
• організація трансферів, проживання, харчування, технічного забезпечення;
• координація підрядників;
• організація онлайн та гібридних заходів;
• безпосередня координація заходу в день проведення.

Бюджетування та закупівлі:

• підготовка попереднього бюджету кожного заходу;
• розрахунок потреб відповідно до кількості учасників та формату;
• підготовка ТЗ і заявок на закупівлю;
• своєчасна передача закупівельних потреб Procurement Manager;
• контроль витрат у межах погодженого бюджету;
• взаємодія з фінансовим менеджером щодо оплат та первинної документації;
• контроль отримання рахунків, актів та інших документів від підрядників.

Робота зі спікерами та партнерами:

• пошук та первинна комунікація зі підрядниками, тренерами й експертами;
• підготовка робочого таймінгу події;
• збір презентацій та необхідних матеріалів;
• організаційний супровід до та під час заходу;
• координація партнерів, залучених до проведення активності.

Робота з учасниками:

• організація реєстрації;
• комунікація з учасниками до заходу;
• підготовка та розсилка організаційної інформації;
• контроль списків учасників;
• координація учасників у день проведення;
• взаємодія з Case Manager / координатором програми щодо особливих організаційних потреб учасників.

Звітність та документація:

• ведення повного пакета документації по кожній активності;
• підготовка Activity Report після заходу;
• збір списків учасників, agenda, фото, матеріалів спікерів та іншої доказової документації;
• фіксація фактичних результатів, проблем, відхилень та lessons learned;
• системне ведення папок активностей у Google Drive.

Взаємодія в команді

Event Manager працює в тісній взаємодії з Project Lead та координаторами програм.

Координатор/Project Lead визначає програмну потребу, цілі та очікуваний результат активності. Event Manager переводить цю потребу в конкретний операційний план і забезпечує його реалізацію.

Також роль постійно взаємодіє з Procurement Manager, Financial Manager, Communications Manager, Case Managers та адміністративною командою.

Що для нас важливо

Шукаємо людину, яка має досвід організації заходів від планування до фінального звіту

Очікуємо:

• від 2 років досвіду в event/project management;
• досвід одночасного ведення декількох заходів;
• вміння складати та контролювати бюджети;
• досвід роботи з підрядниками, локаціями та спікерами;
• розуміння базових закупівельних і фінансових процесів;
• сильні навички планування та пріоритизації;
• уважність до документів і дедлайнів;
• впевнене володіння Google Workspace;
• готовність до відряджень Україною;
• здатність швидко перебудовувати захід у разі зміни безпекової ситуації.

Буде перевагою: досвід роботи в громадських/благодійних організаціях, грантових проєктах, ветеранських програмах або проєктах міжнародної технічної допомоги.

Що ми пропонуємо

Роботу в команді ГО «DoLadu» над програмами підтримки та професійної інтеграції ветеранів і ветеранок; можливість самостійно вести event-напрям і впливати на його процеси; різні формати заходів та взаємодію з бізнесом, експертами й партнерами.

Формат роботи: гібридний, Київ + відрядження Україною. Зайнятість: повна. Винагорода: за результатами співбесіди.

Для відгуку просимо надіслати CV та коротко описати 2−3 заходи, які ви організовували особисто: кількість учасників, бюджет, ваша зона відповідальності та найбільша проблема, яку довелося вирішити під час організації.