Офіс-менеджер

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» шукає офіс-менеджера / офіс-менеджерку, який / яка допоможе забезпечити щоденну роботу офісу та підтримуватиме команду в адміністративних і організаційних питаннях.

Про нас

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» (УФГЗ) заснований у 2008 році міжнародною організацією HealthRight International («Право на здоров’я»), яка працює в Україні з 2005 року.

Ми реалізуємо програми у сфері громадського здоров’я, захисту прав людини та соціальної підтримки. Співпрацюємо з громадами, державними установами й партнерами, щоб забезпечувати доступ до медичних і соціальних послуг для вразливих груп населення.

Про роль

Основне завдання — забезпечувати організовану роботу офісу: від наявності необхідних матеріалів і справної техніки до впорядкованого документообігу та підготовки зустрічей і заходів.

У цій ролі ви взаємодіятимете з операційним, фінансовим, HR та програмними підрозділами, координуватимете адміністративні потреби й своєчасно інформуватимете керівника про питання, що впливають на роботу офісу.

Основні обов’язки

Організація роботи офісу:

• Забезпечувати готовність приміщень до щоденної роботи, контролювати чистоту, порядок, доступ до офісу та наявність необхідних матеріалів.
• Координувати обслуговування офісної техніки, меблів і комунікацій.
• Взаємодіяти з орендодавцем, сервісними компаніями, клінінгом та іншими постачальниками.

Облік майна та підтримка закупівель:

• Вести актуальний облік офісного майна, техніки, меблів і запасів; фіксувати їх видачу, повернення, переміщення, пошкодження або втрату.
• Збирати й узагальнювати заявки працівників на офісні товари та послуги, готувати запити постачальникам і контролювати доставку відповідно до внутрішніх процедур.
• Перевіряти комплектність отриманих товарів і послуг, збирати рахунки, накладні та акти й своєчасно передавати їх до фінансового відділу.

Документообіг:

• Приймати, реєструвати й передавати вхідну кореспонденцію відповідальним працівникам, організовувати відправлення листів і документів.
• Сканувати, копіювати, систематизувати та зберігати адміністративні документи.
• Передавати кадрові, фінансові та проєктні документи відповідним підрозділам, дотримуючись конфіденційності й правил доступу.

Підтримка зустрічей і заходів:

• Бронювати переговорні кімнати, готувати приміщення та обладнання для зустрічей і візитів партнерів.
• Допомагати з організацією тренінгів і заходів: координувати приміщення, матеріали, харчування, обладнання та інші погоджені потреби.
• Вести календар бронювань і адміністративних завдань.

Наші очікування

• Уміння організовувати робочі процеси, працювати з документами та контролювати строки виконання завдань.
• Впевнене користування Microsoft Office, електронною поштою, календарями й таблицями.
• Відповідальність, уважність до деталей, самостійність і доброзичлива комунікація.
• Здатність працювати з кількома завданнями одночасно та визначати пріоритети.
• Вільне володіння українською мовою.
• Готовність дотримуватися політик організації щодо конфіденційності, захисту даних, закупівель, безпеки та запобігання конфлікту інтересів.

Буде перевагою

• Досвід адміністративної, офісної або координаторської роботи.
• Досвід ведення реєстрів майна, закупівель чи кореспонденції.
• Знання англійської мови.
• Вища освіта, зокрема у сфері управління, адміністрування або діловодства.

Умови роботи

• Локація — Київ.
• Повна зайнятість.
• Офісний або змішаний формат роботи — відповідно до внутрішніх правил організації та безпекової ситуації.
• Підпорядкування — заступнику директора з операційної діяльності / виконавчому директору УФГЗ.

Як відгукнутися

Якщо вам близька наша місія та ви хочете підтримувати роботу команди, надішліть резюме через кнопку «Відгукнутися» на сторінці вакансії.

Рівні можливості

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» є організацією рівних можливостей і не дискримінує кандидатів у своєму виборі на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці. Процедури регулюються відповідно до політики ЗСЕН та організаційних правил і положень організації.

В процесі відбору кандидатів проводиться перевірка біографічних даних, рекомендаційних листів і довідок (отриманих документів) кандидатів, етична поведінка кандидата є частиною щорічної атестації.

Зверніть увагу: через високу кількість відгуків ми, на жаль, маємо змогу зв’язатися лише з тими кандидатами, чий професійний досвід і релевантні навички найкраще відповідають вимогам цієї вакансії. Щиро дякуємо кожному з вас за виявлений інтерес до нашої команди, ваш час та відгук! Ми надзвичайно цінуємо ваше прагнення до співпраці й щиро бажаємо успіхів у пошуку саме «вашого» ідеального місця роботи.