Фахівець з питань постачання

Фахівець з питань постачання відповідає за належне управління активами для операцій у Києві, координацію реєстрації вхідних гуманітарних вантажів у відповідних державних системах та підтримку процесів логістики/митного оформлення у взаємодії з підрозділами Закупівель/Постачання, а також за своєчасну підготовку щомісячних адміністративних та регулярних платежів за централізовано укладеними договорами. Посада забезпечує повноту та належне зберігання документації і своєчасне внесення/оновлення даних в Integra (ERP) відповідно до політик IRC, процедур країни та вимог донорів. Посада також передбачає ведення реєстрів та архіву договорів, оформлення отримання товарів і послуг в Integra, ведення платіжних записів щодо гостьових квартир та підготовку AP vouchers.

Посада безпосередньо підпорядковується Керівнику департаменту постачання.

Роль працює у тісній координації із Закупівлями, Ланцюгом постачання, Фінансами та Адміністрацією щодо процесу платежів, з IT та P&C щодо розподілу активів і процедур повернення активів під час звільнення, а також із Програмами/Польовими офісами щодо переміщення гуманітарних вантажів та активів.

Посада не передбачає прямих підлеглих.

ОБОВ’ЯЗКИ

Управління активами та зберігання обладнання

• Приймати та документувати надходження активів і обладнання для операційної діяльності у Києві, перевіряючи кількість і стан за супровідними документами.
• Вести київський перелік активів, річний реєстр закупівель майна, облік орендованого обладнання та реєстри ремонту й утилізації, узгоджуючи їх із даними Integra та відображаючи відповідальних осіб, передачу, місцезнаходження, стан і статус активів протягом їхнього життєвого циклу; зберігати підтвердні документи відповідно до вимог з архівування.
• Підтримувати періодичні фізичні перевірки активів та звірки між фактичними даними й Integra (ERP); сприяти покращенню якості даних і підготовці звітності для керівництва, аудиту та закриття грантів.
• Координувати забезпечення активами під час найму або зміни ролі у взаємодії з P&C, Адміністрацією та IT і вести процес повернення активів під час звільнення персоналу в Києві (asset clearance); забезпечувати оформлення та зберігання актів приймання-передачі й повернення та ескалювати нерозв’язані випадки лінійному менеджеру.
• Координувати з Адміністрацією/Фасіліті роботу місць зберігання обладнання в Києві та питання орендованих приміщень і контейнера; забезпечувати облік ключів, контроль доступу, безпечне й упорядковане зберігання та відстежуваність обладнання, пакування і меблів до розподілу, ремонту або утилізації.
• Готувати товарно-транспортні накладні та координувати передачу активів між офісами, підтверджуючи відправлення, отримання, відповідальних осіб і оновлення місцезнаходження з відповідними офісами.
• Координувати обслуговування та ремонт активів, включно з гарантійними й негарантійними роботами; взаємодіяти з IT щодо підготовки обладнання та очищення повернених ноутбуків перед повторною видачею і відстежувати передане в ремонт майно до його повернення.
• Готувати документи для списання/утилізації та організовувати погоджену утилізацію непридатного обладнання відповідно до вимог IRC і донорів; за потреби збирати майно з різних офісів, отримувати необхідні погодження й підтвердження виконання та оновлювати облік активів. Координувати погоджене знищення невикористаних платіжних карток для програмної діяльності з відповідальними командами.

Реєстрація та логістика гуманітарних вантажів

• Перевіряти інвойси, пакувальні листи, кількість і вагу вантажу та дані перевізника й транспортного засобу; готувати двомовні сертифікати донації на підпис Country Director і координувати своєчасну реєстрацію вхідних гуманітарних вантажів у державних системах. Забезпечувати повноту пакета документів у взаємодії із Закупівлями/Ланцюгом постачання, включно з донорською документацією за потреби, та передавати підписані сертифікати й гуманітарні декларації перевізникам до відправлення вантажу.
• Підтримувати організацію логістики та митного оформлення гуманітарних вантажів, включно з координацією з експедиторами, брокерами та постачальниками послуг; вести трекер реєстрації/митного оформлення та своєчасно ескалювати ризики/затримки.
• Готувати та подавати обов’язкові звіти про отримання і розподіл гуманітарних товарів у відповідних державних системах на основі перевірених складських і програмних даних та у встановлені строки.
• Координувати з командою Health, Закупівлями та перевізниками питання затверджених переліків товарів і необхідних умов транспортування лікарських засобів, медичних виробів та обладнання.

Реєстри договорів та архівування документів

• Вести електронні реєстри договорів із даними постачальників, номерами договорів, строками дії та описом предмета договору, забезпечуючи зв’язок записів із відповідними оригіналами документів.
• Вести систематизовані електронні та паперові справи договорів, включно з описами вмісту папок за роками й періодами; організовувати захищене зберігання, пошук та дотримання строків зберігання і супроводжувати отримання відсутніх оригіналів із відповідними командами.

Адміністративні та регулярні платежі за договорами

• Збирати та перевіряти рахунки, акти приймання й інші підтвердні документи для щомісячних адміністративних та регулярних платежів за централізовано керованими договорами; отримувати необхідні підписи, реєструвати й відстежувати запити в Payment Register та подавати повні пакети до Фінансів у строки закриття місяця. Супроводжувати отримання відсутніх/виправлених документів, погоджень та узгоджених електронних альтернатив із Ланцюгом постачання, Адміністрацією та відповідальними за послуги підрозділами (посада не має повноважень на затвердження платежів).
• Готувати платіжну документацію щодо офісного інтернету, оренди принтерів в офісах IRC в Україні, місць зберігання та паркінгу, питної води й оренди кулерів, кави, молока, оренди автомобілів, послуг таксі й мийки автомобілів та інших доручених офісних товарів/послуг. Узгоджувати транспортні нарахування та підтвердження надання послуг із колегами Fleet.
• Контролювати наявність чинних PO та відповідних погоджень для регулярних закупівель, завчасно повідомляти про необхідність продовження або нових зобов’язань на фінансовий рік і супроводжувати оформлення PIF, PR та PO із Закупівлями й відповідальними командами. Координувати регулярні замовлення з Адміністрацією та іншими відповідальними за послуги підрозділами.
• Реєструвати отримання товарів і послуг за PO в Integra на підставі підтвердженої поставки або надання послуг та підтвердних документів, забезпечуючи правильність кількості, періодів надання послуг і дат отримання. Оформлювати отримання регулярних послуг під час закриття місяця у строки Фінансів, включно з інтернетом, зберіганням, паркінгом, медичним страхуванням, таксі, психологічною підтримкою та користуванням закупівельними платформами.

Оформлення отримання товарів і послуг в Integra

Платіжні записи щодо гостьових квартир та AP vouchers

• Вести реєстри гостьових квартир із даними про проживання, погоджену орендну плату, комунальні нарахування та підтвердні документи постачальників; звіряти ці записи зі статусом платежів у взаємодії з Адміністрацією та Фінансами.
• Заповнювати та оновлювати AP vouchers щодо оренди гостьових квартир і комунальних послуг на основі щомісячного розподілу витрат та кодів, наданих Фінансами; організовувати необхідні підписи через Box і супроводжувати завершення оформлення до закриття місяця.

Операційна підтримка

• Надавати резервну підтримку іншим функціям ланцюга постачання під час пікових навантажень або відсутності працівників та виконувати інші дотичні завдання за дорученням лінійного менеджера.
• Розробляти й оновлювати практичні інструкції та шаблони щодо користування майном, його передачі, повернення, ремонту й утилізації; подавати запропоновані процедури лінійному менеджеру на розгляд і затвердження до впровадження.

ВИМОГИ

Освіта

• Вища освіта у сфері постачання, логістики, бізнес‑адміністрування, фінансів або суміжній галузі; можливе поєднання релевантної освіти та досвіду

Досвід роботи

• Щонайменше 2−3 роки релевантного досвіду в управлінні активами, логістиці/ланцюгу постачання або адміністративній/фінансовій підтримці процесів, бажано в МНУО, агенціях ООН або подібних організаціях.

• Досвід роботи з ERP-системами та здатність коректно вносити дані й формувати звітність; досвід роботи з Microsoft Dynamics 365 / Integra або оформлення отримання товарів і послуг буде перевагою.

• Досвід ведення реєстрів та архіву договорів, підготовки регулярної платіжної документації або AP vouchers і взаємодії з Фінансами щодо закриття місяця буде перевагою.

Навички

• Доведена здатність забезпечувати контроль відповідальних осіб, облік і управління життєвим циклом активів та процедури списання/утилізації в середовищі з високими вимогами до комплаєнсу.

• Розуміння документообігу щодо гуманітарних вантажів; знання українських вимог до реєстрації/митного оформлення або досвід підтримки гуманітарної логістики та митних процедур буде перевагою.

• Сильні навички координації та взаємодії зі стейкхолдерами; здатність ефективно працювати в матричній організації та співпрацювати з Закупівлями, Фінансами, Адміністрацією, IT, P&C та Програмами.

• Увага до деталей, здатність перевіряти платіжну документацію та вести точний електронний і паперовий облік, забезпечуючи готовність документів до аудиту.

• Навички планування й управління часом, включно зі здатністю працювати з кількома пріоритетами та дотримуватися повторюваних строків, зокрема щомісячного подання платежів.

• Впевнене володіння MS Office, зокрема Excel.

• Вільне володіння українською мовою та робочий рівень англійської мови.