Асистент, асистентка проєкту

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» запрошує асистента / асистентку для організаційного та адміністративного супроводу комплексного гуманітарного проєкту у сфері захисту, протидії гендерно зумовленому насильству та психосоціальної підтримки.

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» (УФГЗ) — український національний благодійний фонд, заснований у 2008 році міжнародною організацією HealthRight International (Право на здоров’я). Фонд реалізує програми захисту та підтримки населення, постраждалого від війни, керуючись принципами конфіденційності, безпеки, недискримінації та поваги до гідності людини.

Локація: м. Київ, із можливими короткостроковими відрядженнями до регіонів реалізації проєкту з урахуванням безпекової ситуації.

Про роль

Асистент / асистентка підтримуватиме координатора / координаторку в реалізації робочого плану, організації заходів, веденні документації, підготовці звітності та комунікації з командами й партнерами.

Роль передбачає організаційний супровід роботи чотирьох мультидисциплінарних мобільних команд, соціальної квартири в Києві та цифрового компонента проєкту, а також своєчасний обмін інформацією між регіонами й центральним офісом УФГЗ.

Основні обов’язки

• Надавати щоденну організаційну й адміністративну підтримку координатору / координаторці та командам проєкту.
• Підтримувати оперативну комунікацію з мобільними командами, соціальною квартирою, фахівцями цифрового компонента та партнерами.
• Збирати й систематизувати інформацію про поточну діяльність, потреби команд, проблемні питання та виконання завдань.
• Вести й оновлювати контактні списки, переліки персоналу, графіки роботи, виїздів та заходів.
• Готувати проєкти листів, запитів, інформаційних повідомлень, протоколів зустрічей та інших робочих документів.
• Фіксувати домовленості, відповідальних і строки виконання завдань; відстежувати їхній статус та інформувати координатора / координаторку.
• Допомагати в організації співбесід, залученні нових працівників і надавачів послуг, зборі та перевірці комплектності їхніх документів.
• Готувати проєкти договорів, вести їх облік і забезпечувати своєчасне передавання документів на погодження, підпис та до відповідальних підрозділів.
• Збирати й перевіряти програмну та звітну документацію, інформувати команди про недоліки та відстежувати їх усунення.
• Допомагати готувати щомісячну, періодичну й фінальну звітність, таблиці, довідки та узагальнення для УФГЗ, R2P і донора.
• Організаційно супроводжувати робочі зустрічі, навчання, супервізії, круглі столи та моніторингові візити: комунікувати з учасниками, готувати списки, матеріали й документацію.
• Підтримувати листування з партнерами, підготовку меморандумів та інших документів про співпрацю.
• За потреби здійснювати письмовий та усний переклад робочих матеріалів, листування й проєктної документації українською та англійською мовами.
• Узагальнювати потреби команд в обладнанні й матеріалах, допомагати оформлювати внутрішні заявки та відстежувати статус забезпечення.
• Збирати інформацію, історії успіху та фотоматеріали для комунікацій із дотриманням вимог інформованої згоди, конфіденційності й захисту персональних даних.
• Підтримувати впорядковану структуру електронних папок, систематизувати й архівувати документацію, готувати її до моніторингових візитів, перевірок та аудитів.

Вимоги

• Вища освіта рівня бакалавра або магістра.
• Навички ведення документації, систематизації інформації та підготовки звітних матеріалів.
• Навички підготовки й редагування офіційних листів, таблиць, презентацій та інших робочих документів.
• Відмінне володіння українською мовою.
• Англійська на рівні, достатньому для роботи з проєктною документацією та листування.
• Впевнене володіння MS Office, зокрема Word, Excel, PowerPoint, Outlook, та Google Workspace.
• Досвід та/або мотивація працювати у сфері захисту, протидії ГЗН, психічного здоров’я та психосоціальної підтримки людей, постраждалих від війни.
• Уважність до деталей, системність і високий рівень організованості.
• Здатність працювати з великим обсягом інформації та одночасно супроводжувати кілька робочих процесів.
• Розвинені комунікаційні навички та вміння працювати в команді.
• Відповідальність, пунктуальність, ініціативність і дотримання строків.
• Розуміння та дотримання принципів конфіденційності й захисту персональних даних.
• Готовність до короткострокових відряджень у регіони реалізації проєкту з урахуванням безпекової ситуації.

Досвід роботи у громадських, благодійних, міжнародних організаціях або гуманітарних і соціальних проєктах буде перевагою.

Як подати заявку

Надішліть резюме через кнопку «Відгукнутися» на Work.ua.

У заявці просимо описати відповідний досвід роботи та зазначити пропозицію щодо вартості послуг.

Рівні можливості

МБФ «Українська фундація громадського здоров’я» є організацією рівних можливостей і не дискримінує кандидатів у своєму виборі на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці. Процедури регулюються відповідно до політики ЗСЕН та організаційних правил і положень організації.

В процесі відбору кандидатів проводиться перевірка біографічних даних, рекомендаційних листів і довідок (отриманих документів) кандидатів, етична поведінка кандидата є частиною щорічної атестації.

Зверніть увагу: через високу кількість відгуків ми, на жаль, маємо змогу зв’язатися лише з тими кандидатами, чий професійний досвід і релевантні навички найкраще відповідають вимогам цієї вакансії. Щиро дякуємо кожному з вас за виявлений інтерес до нашої команди, ваш час та відгук! Ми надзвичайно цінуємо ваше прагнення до співпраці й щиро бажаємо успіхів у пошуку саме «вашого» ідеального місця роботи.