Менеджер з адміністративно-господарської діяльності

Lemberg Solutions — IT компанія з 15 річним досвідом розробки програмного забезпечення з командою більше ніж 200 спеціалістів в індустріях: Healthcare, Automotive, Agritech, Industrial IoT, Consumer Electronics, Energy, Ecommerce, Transportation&Logistics, Public Sector. Компанія має офіси у Львові, Рівному та Луцьку, а також — представництво в Гамбурзі, Німеччина.

Зверніть увагу, що вакансія не передбачає можливості бронювання від мобілізації! Необхідні навички та кваліфікація:

• Досвід роботи від 2 років на посаді офіс-менеджера або в адміністративно- господарському управлінні
• Знання принципів функціонування офісу та організації адміністративно-господарської діяльності
• Досвід закупівель, роботи з постачальниками й контролю договорів
• Розуміння принципів обслуговування офісної інфраструктури
• Навички самоорганізації й пріоритезації завдань, координації роботи персоналу і контролю виконання завдань
• Знання основ діловодства, документообігу, офіційного листування та обліку матеріальних цінностей
• Навички формування кошторисів, контролю адміністративних витрат і бюджетів, роботи з первинними документами
• Впевнене володіння Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Gmail) та системами управління завданнями
• Знання англійської мови на рівні Pre-Intermediate

Буде перевагою:

• Знання вимог ISO 27001, ISO 9001 та ISO 13485 у частині офісної інфраструктури, фізичної безпеки та адміністративно-господарських процесів
• Навички організації службових відряджень, внутрішніх і міжнародних відправлень, підготовки супровідної документації
• Досвід роботи з Jira
• Досвід оптимізації та документування адміністративних процесів
• Практичний досвід організації ремонтних робіт

Особисті якості:

• Уміння планувати, пріоритезувати та координувати кілька робочих процесів одночасно
• Орієнтація на результат, здатність приймати рішення та доводити завдання до завершення
• Здатність передбачати потреби, попереджати проблеми та вдосконалювати процеси
• Уміння ефективно взаємодіяти з колегами, керівництвом, постачальниками й підрядниками
• Здатність організовувати роботу персоналу, делегувати завдання та контролювати їх виконання
• Уважність до деталей і точність
• Гнучкість, стресостійкість і практичне мислення

Обов‘язки:

• Підтримка належного стану приміщень, меблів, техніки та комунікацій; організація технічного обслуговування й ремонтних робіт
• Забезпечення офісу витратними матеріалами, канцелярією та продуктами харчування; контроль залишків
• Взаємодія з постачальниками й сервісними службами, ведення переговорів, контроль договірних зобов’язань
• Управління роботою прибирального персоналу (2 особи)
• Бронювання квитків і готелів по Україні та за кордоном, складання кошторисів і супровідних документів
• Координація внутрішніх і міжнародних доставок техніки, обладнання та промо-матеріалів (включно з митними процедурами)
• Участь в організації івентів компанії, святкувань і привітань співробітників
• Підготовка робочих місць, видача/повернення офісного обладнання та оформлення доступів
• Ведення обліку руху основних засобів та участь в інвентаризації
• Приймання, реєстрація та відправлення вхідної й вихідної кореспонденції
• Підтримка вимог фізичної та пожежної безпеки, участь у підготовці до аудитів (ISO 27001, 9001, 13485)
• Планування офісного бюджету / облік витрат
• Участь в оновленні внутрішніх адміністративних регламентів, інструкцій і політик компанії

Що ми пропонуємо:

• 21 робочий день щорічної оплачуваної відпустки
• Оплачувані лікарняні відповідно до норм чинного законодавства, передбачених для гіг-спеціаліста
• 30 робочих днів неоплачуваної перерви
• 5 робочих днів оплачуваних вихідних з нагоди одруження чи народження дитини
• Оплачувані державні вихідні
• Безкоштовні курси англійської мови
• Обладнане робоче місце
• Комфортабельний офіс
• Доступ до відео-бібліотеки of soft skill workshops
• Бухгалтерські послуги
• Дисконтна програма від Львівського IT кластеру