Асистент, асистентка CEO

Громадська організація Gen.Ukrainian з 2022 року вивчає дитинство під час війни та створює програми психологічної реабілітації дітей і підлітків, які пережили втрату батьків, полон, депортацію чи окупацію. 600 дітей уже пройшли реабілітацію в Gen.Camp. У листопаді 2025-го ми запустили Gen.Hope, центр провідного досвіду з дитячого психічного здоров’я, який створюємо за інституційної підтримки Київської школи економіки.

Наші партнери: UNICEF, Mastercard, Superhumans Center, Old Dominion University та ін.

Шукаємо асистента / асистентку CEO. Ви плануватимете робочий час CEO, організовуватимете зустрічі й поїздки, готуватимете матеріали й координуватимете робоче спілкування. Стежитимете, щоб домовленості виконувалися вчасно. Це допоможе CEO зосередитися на пріоритетах організації. Ваш безпосередній керівник — CEO. Адміністративні питання узгоджуватимете з адміністративним директором.

Що ви робитимете:

• Вестимете календар CEO: узгоджуватимете зустрічі, надсилатимете запрошення та вноситимете зміни до розкладу. Плануватимете день з урахуванням часу на підготовку до зустрічей і дорогу.
• До зустрічей і переговорів збиратимете потрібні матеріали, готуватимете довідки, тези та презентації. Узгоджуватимете з офіс-менеджером приміщення для зустрічей, прийом гостей і логістику.
• Фіксуватимете рішення й домовленості: що потрібно зробити, хто відповідає і в який строк. Передаватимете погоджені наступні кроки команді, уточнюватимете у відповідальних стан виконання доручень. Про затримки й ризики повідомлятимете CEO.
• За дорученням CEO готуватимете проєкти листів і координуватимете спілкування з командою, партнерами та донорами. Повідомлятимете позиції й рішення від імені CEO лише після погодження.
• Організовуватимете робочі поїздки: бронюватимете квитки, проживання й трансфери, плануватимете маршрути та організовуватимете реєстрації. Узгоджуватимете страхування й візові питання, готуватимете розклад і матеріали для поїздки.
• Передаватимете кадровику інформацію для оформлення відряджень, збиратимете підтвердні документи та вчасно передаватимете їх бухгалтеру з первинної документації.
• Щотижня узгоджуватимете з CEO пріоритети й готуватимете короткий огляд незавершених доручень. Оновлюватимете перелік ключових контактів.
• Працюватимете з конфіденційною інформацією в межах своїх повноважень. Передаватимете її лише тим, хто має на це право, і повідомлятимете CEO про ризики розголошення.

Що для нас важливо:

• Уміння погоджувати зустрічі з кількома учасниками, враховувати пріоритети й оновлювати календар у разі змін.
• Здатність збирати інформацію з різних джерел і стисло викладати її в листах, довідках та презентаціях.
• Уважність до строків, документів і домовленостей; уміння стежити за виконанням доручень та вчасно повідомляти про ризики.
• Уміння організовувати робочі поїздки й узгоджувати організаційні питання з командою, партнерами та іншими контактами.
• Впевнена робота з електронними календарями, документами, таблицями та презентаціями.
• Дотримання конфіденційності й розуміння меж своїх повноважень.
• Англійська мова не нижче B2

Буде плюсом: досвід організації міжнародних поїздок і комунікації з партнерами та донорами.

У роботі ми ставимо потреби дітей на перше місце, спираємося на наукові знання та будуємо взаємини, у яких дитина почувається в безпеці.

Умови:

• Ринкова оплата праці
• Офіс у центрі Києва з укриттям
• Формат роботи погодимо з кандидатом

Процес відбору:

• Розгляд CV
• Структуроване інтерв'ю
• Зустріч із CEO — вашим безпосереднім керівником
• Рекомендації з попередніх місць роботи