Провідний документознавець загального відділу управління адміністративного забезпечення

Вимоги:

• громадяни України
• вільне володіння державною мовою
• ступінь вищої освіти не нижче бакалавра або молодшого бакалавра
• стаж роботи за професією документознавця І категорії не менше 2 років.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

• бере участь у здійсненні заходів щодо реалізації державної політики у сфері документування управлінської інформації і роботи з документами незалежно від форми їх створення та контролю виконавської дисципліни в Головному управлінні;
• отримує та реєструє документи, що надходять до Головного управління через систему взаємодії, електронною поштою, нарочно, а також з використанням засобів поштового зв’язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою тощо;
• сканує документи;
• створює проєкти електронної резолюції;
• своєчасно передає документи виконавцям згідно з резолюцією керівництва Головного управління;
• формує реєстри відправлень вихідної кореспонденції; перевіряє правильність оформлення вихідних документів та розміщення на них реквізитів; забезпечує своєчасну відправку вихідної кореспонденції; здійснює щоденний моніторинг контролю відправки вихідної кореспонденції; щотижня інформує начальника Головного управління службовою запискою щодо формування реєстрів відправлень вихідної кореспонденції в Головному управлінні;
• здійснює щоденний моніторинг стану виконання управлінських рішень та контролює відповідність їх виконання поставленому завданню;
• формує довідник кореспондентів;
• забезпечує оперативний пошук документів;
• бере участь у формуванні номенклатури справ відділу;
• формує документи у справи згідно з номенклатурою справ;
• проводить навчання (тренінги), надає методичну та практичну допомогу спеціалістам, відповідальним за ведення діловодства та архівне зберігання документів у структурних підрозділах Головного управління, з питань діловодства та архівної справи;
• може отримувати конверти ДСК;
• може засвідчувати копії документів, що створюються в Головному управлінні, а також копії архівних документів Головного управління;
• веде журнал «Реєстрації заходів державного нагляду (контролю)»;
• забезпечує максимальну ефективність роботи начальника Головного управління, взявши на себе організаційні, документаційні та комунікаційні процеси:
• координує робочий графік (призначення часу зустрічей, прийомів гостей, представників установ, підприємств, організацій та колег);
• координує та записує громадян на особистий прийом до начальника Головного управління, першого заступника начальника Головного управління та заступників начальника Головного управління, згідно із затвердженим графіком;
• здійснює прийом телефонних дзвінків, надає відповіді на первинні запитання громадян, забезпечує переадресацію важливих викликів безпосередньо керівнику та першому заступнику;
• забезпечує передачу документів на розгляд та підпис;
• виконує інші доручення начальника управління та заступника начальника управління — начальника відділу;
• забезпечує життєдіяльність кабінету керівника та першого заступника;
• створення комфортних умов для відвідувачів та дотримання правил внутрішнього (трудового) розпорядку.