Особисті дані приховані

Калашнікова Наталія Володимирівна
Адміністраторка | Управителька | Керівниця адміністративного відділу
Контактний тел.: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
E-mail: [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)

Досвідчена управлінка та адміністраторка з понад 20-річним бекграундом в організації, систематизації та безперебійному забезпеченні операційних та господарських процесів. Волію до порядку, чітких регламентів та високих стандартів сервісу. Маю успішний досвід управління об'єктами, координації команд, ведення документообігу, договірної роботи та забезпечення життєдіяльності організацій. Орієнтована на систематизацію процесів, чітке дотримання регламентів та графіків, бюджетний контроль, створення комфортного робочого середовища й оперативне вирішення адміністративних завдань будь-якої складності.

Ключові навички та компетенції
Адміністративно-господарське управління: 20+ років бекграунду в організації та забезпеченні життєдіяльності об'єктів/офісів; розробка внутрішніх регламентів, правил та контроль їх дотримання.
Закупівлі та постачання: аналіз ринку постачальників, підбір ТМЦ та матеріалів, узгодження вигідних цін, умов оплати й графіків постачання для 9 напрямків діяльності.
Договірна робота та юридично-правовий супровід: укладання та супровід договорів із підрядниками/постачальниками, розробка посадових інструкцій для команд від 5 до 30+ осіб.
Логістика та облік ТМЦ: складання маршрутних листів, координація доставки, контроль термінів виконання робіт та збереження майна на об'єктах площею понад 1000 м².
Бюджетування та фінансовий контроль: розрахунок, адміністрування та контроль виконання кошторисів для 11 проєктів та 158 видань; оптимізація адміністративно-господарських витрат.
Організація процесів та заходів: координація нарад, ділових зустрічей, організація щонайменше 35 внутрішніх корпоративних заходів та 50 виїзних таборів/ініціатив, підготовка конференц-залів, прийом гостей, підготовка більше 30 звітів по грантових та тендерних проєктах, адміністрування онлайн-каналів комунікації (Telegram, CRM, бази даних).
Управління персоналом та координація: 12+ років досвіду організації та координації команд; підбір і адаптація співробітників, складання графіків роботи, розробка мотиваційних систем, взаємодія з підрядниками та внутрішніми підрозділами.
Цифрові навички: Worksection, Trello, Asana, Slack, Zoom, Google Workspace, MS Office, ТСД-сканери, CRM/ERP-системи.

ДОСВІД:
Менеджерка з постачання та адміністрування
06/2025 – 05/2026 | ТОВ «Євровудекс»
Здійснювала повне матеріально-технічне забезпечення підприємства, аналізувала ринок постачальників та проводила переговори для укладання угод на вигідних умовах.
Організовувала та контролювала регулярне постачання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) відповідно до планових та оперативних потреб компанії.
Проводила контроль якості отриманих матеріалів, дотримання графіків поставок, термінів виконання контрактних зобов'язань та розрахунків з підрядниками.
Вела первинну та облікову документацію щодо закупівельно-господарської діяльності, забезпечуючи оптимізацію витрат.
Забезпечувала злагоджену взаємодію між внутрішніми підрозділами для стабільної, безперебійної та безпечної діяльності підприємства.

Менеджерка проєктів, грантрайтерка
02/2024-01/2025, ТОВ «АДФ Консалтінг», Офіс ідентифікації, актуалізації та імплементації проєктів відродження України. Спеціалізація: консалтинг
Проводила комплексний аналіз грантового ринку, виявляючи нові можливості фінансування та поповнюючи базу контактів донорських інституцій.
Здійснювала загальне адміністрування та організаційний супровід консалтингових проєктів від етапу розробки концепції до їх підсумкової реалізації.
Формувала детальні робочі планограми, кошториси та дорожні карти, оцінюючи матеріально-технічні, інфраструктурні та кадрові потреби замовників.
Готувала та оформлювала проєктно-кошторисну документацію, договори та підсумкову звітність відповідно до державних і міжнародних стандартів.
Проводила переговори з донорами, партнерами та підрядниками, забезпечуючи прозорість процесів та дотримання договірних умов.
Координувала роботу залучених експертів і проєктних команд, контролюючи виконання ключових показників продуктивності та часових регламентів.
Ключовий кейс: керівництво тендерним проєктом «Від заявки до гранту» у співпраці з Мінекономіки та за підтримки UMAEF.

Фахівчиня з проєктно-грантової роботи, консультантка
04/2023-09/2024, Всеукраїнська благодійна організація «Даун Синдром». Спеціалізація: благодійність
Забезпечувала організаційне адміністрування та координацію соціальних і освітніх проєктів, у тому числі масштабних державних програм.
Відповідала за фінансово-документальний супровід: розраховувала кошториси, контролювала цільове використання коштів та підготувала більше 30 звітів по грантових проєктах.
Координувала роботу підрядників, викладачів та партнерських організацій, забезпечуючи чітке виконання календарних планів і стандартів якості.
Організовувала наради, ділові зустрічі та конференції, відповідала за підготовку залів, прийом гостей та матеріальне забезпечення заходів.
Успішно керувала реалізацією грантових проєктів за фінансування Abilis Foundation, Фонду родини Загорій та UKRSIBBANK.
Створювала контент для Facebook, Instagram та офіційного сайту, включаючи інформативні анонси подій та регулярні інформаційні оновлення.
Ключовий кейс: Управління грантовим проєктом «Різні можливості – рівні права. Тренінг для вчителів початкової школи НУШ з інклюзивною складовою» за фінансування благодійної організації «Фонд родини Загорій».

Управителька, проєктна менеджерка; інструкторка з водного туризму - волонтерство
02/2023-10/2023, 07/2022-09/2022, Громадська організація «Подільська агенція регіонального розвитку», Благодійний фонд «Людина для людини» (Кемп «Restart»). Спеціалізація: благодійність
Здійснювала комплексне управління об'єктом площею понад 1000 м²: від організації будівельно-господарських робіт до сезонної консервації території.
Забезпечувала безперебійну життєдіяльність об'єкта, облік ТМЦ, безпеку території, технічне обслуговування інфраструктури та побутовий комфорт гостей.
Керувала персоналом (30+ осіб): здійснювала підбір, адаптацію, розподіл обов'язків, складання графіків роботи та контроль якості виконання завдань.
Вела розрахунок кошторисів, закупівлю господарських товарів і продуктів, укладання угод із локальними постачальниками та сервісними службами.
Підготувала та провела за 2 сезона 46 безпечних водних походів на каяках для учасників кемпу.
Ключовий кейс: Управління реалізацією грантового проєкту «Організація реабілітаційно-оздоровчих літніх таборів для щонайменше 700 дітей та їхніх батьків, які постраждали від війни в Україні. AA23-04 GFFO» фінансованого ChildFund Deutschland e.V. та МЗС Німеччини.
Начало формы

Особиста помічниця керівника, адміністраторка / Випускаюча редакторка
2003-2023 (кумулятивно), Навчальний центр «Школа нейрографіки», ТОВ «АФ Прес»/ТОВ «Херст Шкульов Україна» (журнал Marie Claire), ТОВ «Едіпрес Україна» (журнал "Мама і я"), ДП "Перехід Медіа Паблішн" (журнал EGO)
Написала навчальний посібник для курсу, включаючи складання графіку написання, збір та погодження текстових та візуальних матеріалів, написання та редагування методичного посібника.
Забезпечувала безперебійну операційну навчального центру; відповідала за планування та суворе дотримання часових і технологічних графіків (забезпечила вчасний випуск 158 видань).
Вела договірну роботу з підрядниками, авторами, типографіями та залученими фахівцями; контролювала виконання кошторисів і дотримання фінансових зобов'язань.
Розробила 23 посадові інструкції, написала 1 методичний посібник, регламенти та мотиваційні системи; проводила аналіз ефективності процесів для оптимізації витрат і підвищення якості.
Адмініструвала онлайн-канали (Telegram, CRM, бази даних); автоматизувала процедури обліку, перевірки робіт та видачі підсумкових сертифікаційних документів.

ОСВІТА:
Кваліфікація: бакалавр
Спеціальність: Інженер автоматизації хімічних процесів та виробництв
Навчальний заклад: Національний технічний університет України «Київський політехнічний інститут» (2001 р.з.)

Додаткова освіта:
Управління та проєкти: Менеджер проєктів, Керуючий ресторану, Грантове фінансування.
Маркетинг та комунікації: Практичний маркетинг, SMM for Business (ITC Scholarship), Копірайтинг.
Лідерство та волонтерство: Школа інструкторів водного туризму, Школа волонтерів 8:0.
Стресостійкість: Психологічна травма та ПТСР, Резильєнтність 2.0.

Контактні дані для рекомендацій.
Andrew Kinsel, CEO, ДП "Перехід Медіа Паблішн",
[відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»), [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
Ольга Шаверіна, директор ТОВ "АДФ Консалтінг", [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»), [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
Павлюк Максим, керівник БФ "Людина для людини", [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація») [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»), [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)