Альона

АЛЬОНА ІВАНОВА

Провідний фахівець | Адміністративна та організаційна координація
Контактні дані

[відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
[відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
Україна

Мови
Українська — вільне володіння
Освіта
Українська інженерно-педагогічна академія
Бакалавр
Вересень 2010 — червень 2015
Магістр
Вересень 2015 — червень 2016
Магістр з психології
Листопад 2023 — лютий 2025
Сертифікати
• UI/UX Design, 2022
• Ручне тестування QA, 2022
Професійний профіль
Провідний фахівець із понад 11 роками професійного досвіду у сфері організації освітнього процесу, адміністративного супроводу, діловодства та координації робочих процесів.
Має досвід роботи у трьох організаціях, взаємодії з керівництвом, структурними підрозділами, працівниками, викладачами, студентами та зовнішніми стейкхолдерами.
Практичний досвід охоплює документообіг, звітність та аналітику, супровід науково-дослідних проєктів, договірну роботу, організацію освітнього процесу, підготовку управлінських матеріалів та координацію міжфункціональної взаємодії.
Професійні навички
Документація та діловодство: ведення документообігу, підготовка та оформлення службової документації, наказів, звітів, довідок і витягів; реєстрація, систематизація та контроль руху документів; формування та зберігання справ.
Робота зі студентами: консультаційний та інформаційний супровід; контроль успішності й відвідування; супровід індивідуальних навчальних планів та вирішення організаційних питань, пов’язаних з освітнім процесом.
Звітність та аналітика: підготовка статистичної, оперативної та аналітичної звітності щодо успішності, контингенту студентів і результатів освітнього процесу; аналіз результатів екзаменаційних сесій; систематизація та узагальнення даних для підготовки управлінських рішень.
Організаційна взаємодія: координація роботи деканату, взаємодія з кафедрами та структурними підрозділами університету, оперативне вирішення організаційних та адміністративних питань.
Адміністративна підтримка: організаційне забезпечення діяльності керівника; планування та координація робочого графіка, організація зустрічей і прийому відвідувачів; контроль строків виконання доручень; ведення, формування, систематизація та зберігання документації.
Презентації та звіти: підготовка та оформлення презентацій, звітів, аналітичних і інформаційних матеріалів; структурування та представлення результатів роботи.
ПК та офісні програми: впевнений користувач ПК; Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, електронна пошта та офісна техніка; створення, редагування, систематизація й опрацювання електронних документів та даних.Досвід роботи
Провідний фахівець науково-дослідного сектору
Харківський національний економічний університет імені Семена Кузнеця
Квітень 2021 — дотепер
Провідний фахівець науково-дослідного сектору
Організаційне та адміністративне забезпечення науково-дослідної діяльності університету.
Підготовка документації для реєстрації та завершення науково-дослідних робіт в Українському інституті науково-технічної та економічної інформації (УкрІНТЕІ).
Формування та оформлення проєктів наказів щодо відкриття, продовження строків виконання та завершення державних бюджетних і господарсько-договірних науково-дослідних тем.
Збір, систематизація, аналіз та узагальнення інформації про науково-дослідну діяльність структурних підрозділів.
Організація взаємодії з компаніями, замовниками, постачальниками, видавництвами та іншими зовнішніми стейкхолдерами.
Підготовка та супровід договорів, пов’язаних із виконанням науково-дослідних робіт та забезпеченням діяльності проєктів.
Організаційний супровід закупівель товарів, обладнання, приладів та інших матеріалів для виконання наукових проєктів.
Взаємодія з видавництвами та координація процесу підготовки й оформлення документів щодо видавничих послуг.
Підготовка та оформлення документів щодо відряджень працівників для участі в конференціях, наукових секціях, нарадах та інших професійних заходах.
Участь в організації наукових конференцій, професійних заходів, нарад та робочих зустрічей.
Взаємодія з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами з питань реалізації наукових проєктів.
Участь у розробленні та реалізації стратегічних планів, організаційних проєктів і нових підходів до роботи сектору.

Провідний фахівець деканату
Харківський національний технічний університет сільського господарства імені Петра Василенка
Червень 2019 — січень 2021
• Організація освітнього процесу: формування та контроль розкладу занять, іспитів і заліків; облік навчального навантаження викладачів; контроль виконання навчальних планів і графіків.
• Робота з навчальною документацією: журнали, відомості, накази, звіти; підготовка довідок, витягів і характеристик для студентів; оформлення академічних відпусток, переведень та відрахувань.
• Методичний супровід: допомога викладачам у розробленні робочих програм навчальних дисциплін; контроль відповідності програм освітнім стандартам; участь у підготовці навчально-методичних матеріалів.
• Робота зі студентами: консультування з питань навчання, контроль успішності та відвідування, допомога в оформленні індивідуальних навчальних планів.
• Звітність та аналітика: підготовка звітів щодо успішності та контингенту студентів, аналіз результатів сесій, участь в акредитаційних та перевірочних процедурах.
• Взаємодія: координація роботи кафедр і деканату, взаємодія з навчальним відділом, бухгалтерією та відділом кадрів, участь у засіданнях і комісіях.
Помічник керівника
Українська інженерно-педагогічна академія
Січень 2015 — лютий 2019
Організаційне та адміністративне забезпечення діяльності керівника.
Підготовка необхідної інформації, довідкових та аналітичних матеріалів для прийняття управлінських рішень.
Підготовка проєктів листів, службових записок, наказів, протоколів, довідок, звітів та інших документів.
Організація прийому відвідувачів, проведення робочих зустрічей та комунікації з працівниками й зовнішніми стейкхолдерами.
Організаційний супровід внутрішніх та зовнішніх заходів, конференцій, нарад і робочих зустрічей.
Підготовка презентацій, звітних матеріалів та інформаційних довідок.
Моніторинг виконання поточних завдань і координація їх реалізації відповідальними працівниками.

Ключові компетенції:
адміністративна та організаційна координація; документообіг; робота з інформацією та звітністю; міжфункціональна взаємодія; комунікація зі стейкхолдерами; планування та контроль виконання завдань; супровід проєктів; аналітичне мислення; адаптивність; робота в умовах змін; підготовка презентацій та звітних матеріалів; грамотна усна та письмова комунікація.