Оксана

КОЛПАКОВА ОКСАНА ОЛЕКСАНДРІВНА
ПОМІЧНИК КЕРІВНИКА | EXECUTIVE ASSISTANT | PERSONAL ASSISTANT | OPERATIONS ASSISTANT
📞 [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
✉ [відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
🎂 09.01.1993
🚗 Водійське посвідчення — категорія B
🚘 Власний автомобіль

ПРОФІЛЬ
Помічник керівника з понад 7 роками досвіду в адміністративній, організаційній та операційній підтримці керівництва у сферах виробництва, будівництва, IT та проєктної діяльності.
Маю досвід комплексного супроводу керівника, організації робочих процесів, ведення документообігу, кадрового та адміністративного супроводу, роботи з фінансовими операціями, координації персоналу та взаємодії з контрагентами.
Вмію швидко знаходити, аналізувати та систематизувати великі обсяги інформації, працювати одночасно з декількома напрямами та оперативно вирішувати нестандартні й термінові задачі.
Маю досвід запуску нового бізнесу з нуля, систематизації вже діючих процесів, координації роботи команди 20+ працівників та взаємодії з 10+ контрагентами, постачальниками й підрядниками.
Висока відповідальність, організованість, уважність до деталей, оперативність, самостійність та здатність ефективно працювати в умовах багатозадачності.

ДОСВІД РОБОТИ
ФОП Ковтун, м. Київ
Проєктна діяльність
Помічник керівника
30.08.2024 – 04.08.2026
Основний напрям: запуск нових проєктів, систематизація діючих процесів та комплексна адміністративна й організаційна підтримка керівника.
Основні обов’язки:
• Ведення документообігу в 1С.
• Робота з Excel: формули, функції, зведені таблиці, графіки.
• Робота з Word, Google Таблицями та Google Диском.
• Підготовка кадрової документації: картки працівників, договори, накази.
• Прийом та відправка кореспонденції.
• Ведення та координація календаря керівника.
• Організація ділових та особистих зустрічей.
• Travel-підтримка та організація відряджень.
• Пошук, аналіз та систематизація інформації за запитами керівника.
• Пошук та організація придбання необхідних товарів і послуг в Україні та за кордоном.
• Ведення ділової переписки.
• Підготовка звітів, презентацій, таблиць та аналітичних матеріалів.
• Контроль виконання задач та дедлайнів.
• Робота з Microsoft To Do.
• Організаційна підтримка поточних проєктів.
Ключові результати:
• Забезпечено організаційний супровід запуску нових проєктів.
• Систематизовано робочі процеси та інформацію в проєктах, запущених до початку роботи.
• Впорядковано систему постановки, контролю та відстеження поточних задач керівника.
• Забезпечено комплексну організацію ділових та особистих зустрічей, поїздок і календаря керівника.
• Забезпечено оперативний пошук необхідної інформації, товарів та послуг, у тому числі за кордоном.

ТОВ «ГМ», м. Київ
Виробництво
Помічник керівника
05.10.2022 – 29.08.2024
Основний напрям: комплексна адміністративна та операційна підтримка керівника, координація роботи персоналу, взаємодія з контрагентами та участь у запуску нового бізнес-напряму.
Основні обов’язки:
• Ведення документообігу в 1С.
• Робота з Excel, Word та Google Таблицями.
• Підготовка кадрової документації.
• Розрахунок та нарахування заробітної плати.
• Контроль адміністративного забезпечення офісу.
• Координація роботи та контроль виконання задач працівниками.
• Взаємодія з персоналом чисельністю 20+ працівників.
• Пошук та аналіз інформації для виконання бізнес-завдань.
• Взаємодія з контрагентами, постачальниками та підрядниками.
• Проведення переговорів та узгодження організаційних питань.
• Пошук і придбання необхідних товарів та послуг у стислі терміни.
• Виконання адміністративних та особистих доручень керівника.
• Оперативне вирішення нестандартних і термінових задач.
Ключові результати:
• Участь у запуску нового бізнесу з нуля — організаційна та адміністративна підтримка на етапі запуску та подальшої роботи.
• Забезпечено координацію та організаційний супровід роботи команди.
• Налагоджено та підтримувано робочу взаємодію з контрагентами, постачальниками та підрядниками.
• Налагоджено адміністративні процеси та забезпечення офісу.
• Забезпечено комплексну операційну підтримку керівника в умовах багатозадачності та високої інтенсивності роботи.

ТОВ «Конструкції та Будівництво», м. Київ
Будівництво
Помічник керівника
25.05.2021 – 21.04.2022
Основні обов’язки:
• Ведення документообігу в 1С.
• Робота з Excel, Word та Google Таблицями.
• Підготовка кадрової документації: картки працівників, договори, накази.
• Прийом та відправка кореспонденції.
• Розрахунок та нарахування заробітної плати.
• Контроль адміністративних потреб офісу: канцелярія, вода, кава, інтернет, телефонія, комунальні платежі.
• Ведення календаря керівника.
• Виконання адміністративних та особистих доручень керівника.
• Організаційна підтримка поточної діяльності компанії.

ТОВ «Алеанза», м. Київ
Програмне забезпечення та супровід 1С
Помічник керівника
25.02.2019 – 23.02.2021
Основні обов’язки:
• Ведення документообігу в 1С.
• Робота із системою «Клієнт-Банк».
• Робота з Excel та Word.
• Контроль своєчасності оплат клієнтами.
• Підготовка кадрової документації.
• Прийом та відправка кореспонденції.
• Розрахунок та нарахування заробітної плати.
• Контроль адміністративних потреб офісу.
• Виконання адміністративних та особистих доручень керівника.
• Ведення календаря керівника.
• Контроль роботи працівників та збір внутрішньої звітності.
• Підготовка та систематизація внутрішньої інформації.

ОСВІТА
Київський національний торговельно-економічний університет
Факультет: фінанси, економіка та право
Спеціальність: менеджмент зовнішньоекономічної діяльності
Освітній ступінь: бакалавр
Період навчання: вересень 2010 – липень 2014

ПРОФЕСІЙНІ НАВИЧКИ
Офісні та цифрові інструменти
• MS Office: Excel, Word, Outlook — впевнений користувач.
• Excel: формули, функції, зведені таблиці, графіки, аналіз та систематизація даних.
• Google Workspace: Google Таблиці, Google Диск.
• 1С — документообіг та адміністративно-облікові задачі.
• M.E.Doc — електронний документообіг.
• Asana, Trello, Microsoft To Do — планування та контроль задач.
• Електронна пошта, пошукові системи, онлайн-сервіси.
• ChatGPT та AI-інструменти — пошук, структурування та опрацювання інформації.
Організаційні компетенції
• Адміністративна та операційна підтримка керівника.
• Планування та організація робочих процесів.
• Ведення календаря та координація зустрічей.
• Контроль виконання задач та дедлайнів.
• Пошук, аналіз та систематизація інформації.
• Підготовка звітів, презентацій та аналітичних матеріалів.
• Ділова комунікація та листування.
• Взаємодія з контрагентами, підрядниками та працівниками.
• Координація персоналу.
• Вирішення нестандартних та термінових задач.
• Робота в режимі багатозадачності.

ЗНАННЯ МОВ
Українська — рідна
Російська — вільно
Англійська — середній рівень
Іспанська — середній рівень
Німецька — базовий рівень
Грецька — базовий рівень

ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ
• Водійське посвідчення категорії B.
• Власний автомобіль.
• Готовність до відряджень та мобільної роботи.
• Готовність до роботи з терміновими та нестандартними задачами.