Компании выходят из карантина, восстанавливают найм, но многие столкнулись с новым вызовом — онбординг удаленных сотрудников. Подобный опыт есть далеко не у всех. При этом адаптация дистанционных работников помогает:

  • сократить текучку в первые месяцы работы;
  • избежать ошибок со стороны новичка из-за незнания специфики работы;
  • уменьшить количество конфликтов со старожилами компании;
  • увеличить уровень вовлеченности, мотивации, лояльности;
  • показать значимость работников для компании.

Если новичкам не помогать, не направлять, не мотивировать и не развивать, вместо эффективного сотрудника можно получить балласт, толку от которого не будет.

Поэтому Work.ua делится советами, как проводить адаптацию, оставаясь на удаленке, чтобы новые сотрудники не столкнулись с трудностями и непониманием, а компании не пришлось снова и снова искать им замену.

1. Составьте адаптационную программу

За основу возьмите ту, что использовали для офисных сотрудников. Доработайте ее, чтобы каждый этап можно было применить в удаленных условиях. Назначьте ответственных за разные участки работы с новичками, ознакомьте их с программой.

  • Подготовьте допуски к базе данных, серверам, другим источникам информации и рабочим процессам.
  • Составьте план работ во время испытательного срока.
  • Определите наставника или куратора.
  • Подготовьте комплект новичка в электронном виде.
  • Информируйте коллектив о новом сотруднике с помощью рассылки в групповом чате.
  • Отправьте сотруднику приветственную открытку или видео, в которых поздравите его с успешным прохождением отбора, тестированием.

2. Ознакомьте сотрудника с обязанностями

Отправьте ему письмо-приглашение, в котором укажите основную информацию. Затем в телефонном или видео разговоре объясните, что, как и в какие сроки ему предстоит делать, какими программами пользоваться. Кратко расскажите о коллегах, чтобы еще до знакомства он имел представление о том, с кем ему придется взаимодействовать.

Канва welcome-письма

Дорогой коллега, добро пожаловать!

Мы рады твоему решению присоединиться к нашей команде. Надеемся, что наше сотрудничество будет взаимно полезным и приятным. Чтобы тебе было легче влиться в нашу команду, мы подготовили ответы на вопросы, которые у тебя могут возникнуть о первых днях работы в компании, а также рассказать об основных правилах, принятых в ней.

Ты будешь работать в подчинении у ...

Выполнять такие задачи: ...

Испытательный срок составляет 3 месяца с момента выхода на работу. Он может быть сокращен до 2 месяцев по решению непосредственного руководителя.

Твоя зарплата составляет ... Получать ее ты будешь на карту, два раза в месяц тогда и тогда.

Режим работы ...

Ждем тебя уже 1 июня в 9:00 вот в этой комнате в зуме (и ссылка).

3. Интересуйтесь, вся ли техника и программы есть у новичка

Делайте это не в первый рабочий день, а в момент оформления документов или на этапе собеседования. Если у него старый компьютер, который периодически зависает, или нет стабильного интернета решите эту проблему совместно с сотрудником и вашим системным администратором.

4. Вручайте электронный комплект новичка

Вышлете книгу-новичка с подсказками, историей компании. Вручите список сервисов и программ, в которых предстоит работать, а также распорядок дня, правила общения с коллегами, клиентами и т.д.

5. Знакомьте новичка с коллегами

Удаленная адаптация сотрудника усложняет процесс знакомства с корпоративной культурой компании и коллегами. Но все же он возможен. Организуйте онлайн митинги, чтобы сотрудники смогли поприветствовать друг друга. В течении первой недели постарайтесь познакомить его не только непосредственными коллегами, но и со всеми, с кем ему предстоит взаимодействовать.

6. Поручайте новичку легкие задачи

Как только вы заметите, что он во всем разобрался, давайте более сложные проекты. Если вы замечаете, что он не справляется, попросите коллег помочь. В ходе совместной деятельности они подружатся, лучше познакомятся. Следите за тем, чтобы не активизировались токсичные сотрудники, которые могут навредить в период адаптации.

7. Проводите адаптационные беседы

На испытательном сроке проведите несколько видео встреч с новым сотрудником. В конце первой недели пригласите новичка на онлайн-чаепитие. В непринужденной обстановке поинтересуйтесь, как сотрудник чувствует себя в коллективе, чему уже сумел научиться, достаточно ли внимания ему уделяет наставник, как складываются отношения с коллегами. Узнайте, какую работу специалист уже выполняет самостоятельно, а что еще требуется освоить.

Ответьте на вопросы, если что-то для сотрудника осталось непонятным.

Через две недели организуйте видео встречу непосредственного руководителя и наставника. Они обсудят, как продвигается обучение, выполнил ли сотрудник промежуточные задачи.

Такие встречи помогают выявить сложности, с которыми встречается новичок и устранить их. Ответить на его вопросы и не допустить внутренние конфликты. Пытайтесь выявить все факторы, которые негативно сказываются на настроении и работе новичка. Решайте возникшие проблемы.

8. Ненавязчиво контролируйте новичка

Не нужно ежеминутно писать ему в скайп или другой мессенджер с вопросом, когда будет выполнена задача. Просто между делом уточняйте, как обстоят дела, какие трудности возникли.

9. Мотивируйте

Это важно в ходе адаптации дистанционных работников. Хвалите за хорошую работу. Если он показывает посредственные результаты, объясняйте, к чему нужно стремиться.

10. Не ругайте новичков в общем чате

Во-первых, это подстегнет коллег, которые начнут едко шутить в адрес работника, во-вторых, так вы демотивируете его, заставите усомниться в компетентности.

Читайте также