Не хватает порядка в организации процессов? Начните с порядка на столе. В этом поможет японская система организации рабочего пространства 5с, которую придумали основатели Toyota. Розберемся, в чем же ее суть.

Система 5с — это аббревиатура из пяти С — сортировки, соблюдения порядка, содержания в чистоте, стандартизации, самодисциплины. Ее использование позволяет:

  • улучшить эффективность и продуктивность работы;
  • оптимизировать процессы:
  • усовершенствовать корпоративную культуру.

Сейчас эта система используется не только для наведения порядка на производстве, но и для уборке дома, в архитектуре и дизайне. Ее можно использовать в любой сфере, даже в проектном менеджменте.

Сортировка

Отбрасываем ненужное — то, что мешает работать и захламляет пространство. Все вещи разделяем на три группы:

  • что используется часто;
  • что используется редко;
  • что совсем не используется.

С последней группой все понятно — эти вещи нужно убрать с поля зрения навсегда. Остальное нужно распределить на столе или в комнате так, чтобы часто используемые предметы лежали ближе всего.

Помочь распределить смогут ответы на следующие вопросы:

  • Мне нужна эта вещь?
  • Если да, то настолько же сильно, как и сейчас?
  • Если да, то где ее место?

Сортировка поможет оптимизировать пространство, поэтому на поиски необходимых документов или печатей уйдет намного меньше времени.

Такое же расхламление можно совершить и для рабочих процессов. Просто задавайте вопросы, а нужна ли эта периодическая задача? Насколько сильно она улучшает работу? Если нет, можно ли ее убрать или заменить другой?

Соблюдение порядка

Данный этап предназначен, чтобы найти место для всех предметов, которые остались после сортировки. Они должны располагаться так, чтобы их можно было легко взять и так же легко вернуть на место.

Если говорить о задачах, то распределение их на категории в удобных для вас системах, например, в Scrum и Kanban.

Содержание в чистоте

Чистота на рабочем месте нужна не только для эстетического удовольствия. Красота, конечно, положительно влияет на настроение сотрудников, особенно это актуально в оупен-спейсе. Но содержание в чистоте поможет выявить проблемы в рабочем процессе: так вы быстрее заметите, что закончились нужные бланки.

Не забывайте перетаскивать держать в чистоте и ваши планы. Перетаскивайте задачи из разных колонок в процессе их выполнения, не назначайте больше ответственных, чем необходимо, не забывайте их закрывать и удалять с общих досок после завершения задачи.

Составить план уборки помогут следующие вопросы:

  • Где находится проблема?
  • В чем она заключается?
  • Как ее решить?
  • Кто должен это сделать?
  • Когда можно приступить к решению?

Стандартизация

Для того, чтобы чистота и порядок были всегда, надо стандартизировать процессы. Пропишите инструкцию, которую будут соблюдать сотрудники. Это необходимо для того, чтобы не возникал тот хаос, который вы побороли благодаря предыдущим пунктам.

Самодисциплина

Последняя С — это об ответственности за порядок. Каждый должен следить, не происходят ли сбои, сообщать о них и помогать решить проблему в кратчайшие сроки. Важно и хвалить тех, кто соблюдает стандарты, чтобы была мотивация самосовершенствоваться и поддерживать процессы.

Когда все пункты будут выполняться четко, результат не заставит себя ждать. Система позволяет:

  • Ускорить и упросить работу. Сотрудникам надо намного меньше времени, чтобы что-то найти или разобраться в процессах.
  • Быстрее обучать новых сотрудников. Когда есть четко прописанная инструкция, обязанности легко объяснять новичкам.
  • Улучшить атмосферу в офисе. Работать в приятной обстановке нравится всем.

Читайте также



9 комментариев

Подгорних Зоя Вікторівна, Антей сервіс, ТОВ 08.10.2019, 15:46
спасибо большое
Пліс Петро Данилович, Украинские вертолеты 08.10.2019, 17:08
Дякую
Анатолий Покотило, Земстройпроект 09.10.2019, 06:18
Дякую
Людмила Пантелімон 09.10.2019, 09:31
Дякую
Олег Буцяк 09.10.2019, 10:09
Хіроюкі молодець
Володимир Моносюк 09.10.2019, 12:29
Японці як завжди на висоті! Хіба ми, українці, гірші?
Елена Каленчук, Нік, ПП 09.10.2019, 18:38
спасибі авторам за статтю!
Анна Ціра 09.10.2019, 20:39
Нічого нового. Не все можно присвоїти японцям. Можливо, забули про чиїсь заслуги.
Ибрагим Акил 15.10.2019, 10:35
Спасибо большое! Очень хорошая статья!

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.