Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.

Офис-менеджер — специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда - руководителю отдела по персоналу.

Профессиональные обязанности офис-менеджера:

  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
  • ведение деловой корреспонденции;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счет-фактур;
  • списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, документооборота оплат;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков - это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам - требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников - это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно - строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке - это требование иностранных или крупных российских компаний;
  • обязанности переводчика - такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.

Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности - административный директор компании.

Необходимое образование:

  • чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное;
  • в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием - филологическим, журналистским, в области PR, иногда — экономическим;
  • приветствуется, дополнительно к высшему образованию, - окончание специализированных курсов;
  • приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С;
  • знание иностранного языка - в западных компаниях это обязательное требование.

Требования к офис-менеджеру:

  • организаторские способности;
  • самостоятельность в принятии решений;
  • умение распределять обязанности между персоналом;
  • коммуникабельность;
  • гибкость;
  • терпеливость;
  • тактичность;
  • пунктуальность;
  • добросовестность;
  • деловой этикет.


Источник: pmoney.ru