Офіс-менеджер

Офіс-менеджер

Про компанію

Ми — компанія, що спеціалізується на комплектації інтер'єрів для приватних та корпоративних клієнтів в Україні та за кордоном. Працюємо з міжнародними проєктами, маємо сучасний офіс і шоурум у Києві та постійно розвиваємося.

Шукаємо організованого та відповідального офіс-менеджера, який стане важливою частиною команди та забезпечить комфортну й ефективну роботу офісу.

Ваші основні завдання

Адміністративна підтримка офісу

• Забезпечення офісу канцтоварами, кавою та господарськими товарами;
• Контроль чистоти та організація роботи сервісних служб;
• Оплата комунальних та поточних адміністративних витрат;
• Координація щоденних організаційних процесів;
• Робота в Scoro (фіксація задач, ведення важливої інформації та комунікація з командою) — робота в CRM-системі компанії;
• Відкриття офісу та шоуруму на початку робочого дня, підготовка простору до роботи: увімкнення освітлення та музики, контроль порядку в салоні та розміщення зразків після зустрічей і презентацій;
• Ведення таблиць адміністративних витрат салону;
• Підготовка базових адміністративних документів;
• Організація усунення технічних несправностей та взаємодія з підрядниками й сервісними службами.

Логістика та документообіг

• Організація відправлення та отримання кореспонденції й посилок;
• Взаємодія з кур'єрськими та поштовими службами;
• Контроль отримання та передачі відправлень;
• Прийом замовлень на складі компанії, перевірка комплектності та фотофіксація отриманих товарів і матеріалів;
• Взаємодія з іншими салонами щодо передачі та отримання зразків;
• Організація доставки та повернення зразків через таксі, кур'єрські служби та Нову пошту;
• Ведення обліку зразків та контроль їх переміщення.

Робота з гостями та зустрічами

• Зустріч відвідувачів офісу;
• Підготовка переговорних кімнат;
• Організація комфортних умов для проведення зустрічей.

Організація заходів

• Допомога в організації корпоративних подій, свят та привітань;
• Участь в організації презентацій, зустрічей із партнерами та професійних заходів.

Підтримка команди

• Робота зі зразками матеріалів (прийом, облік, фотофіксація та повернення);
• Підготовка матеріалів для зустрічей;
• Виконання адміністративних запитів від співробітників;
• Контроль порядку та актуальності зразків у шоурумі.

Відрядження та подорожі

• Бронювання квитків, готелів та трансферів;
• Координація організаційних питань, пов’язаних із відрядженнями;
• Ведення таблиць витрат, пов’язаних із відрядженнями співробітників;
• Підготовка та актуалізація внутрішньої звітності щодо відряджень.

Наші очікування

• Досвід роботи на посаді офіс-менеджера, адміністратора або помічника керівника від 1 року;
• Впевнене володіння Microsoft Office та Google Workspace;
• Високий рівень організованості та відповідальності;
• Уважність до деталей і вміння працювати в режимі багатозадачності;
• Комунікабельність та доброзичливість;
• Знання англійської мови буде перевагою.

Ми пропонуємо

• Роботу в стабільній компанії з міжнародними проєктами;
• Сучасний офіс та шоурум у Києві;
• Дружню команду та комфортну робочу атмосферу;
• Конкурентну заробітну плату;
• Графік роботи: понеділок-п'ятниця, 09:00—18:00;
• Можливості для професійного розвитку та кар'єрного зростання.