Procurement and Logistic Officer, фахівець з постачання

1. Background

Team4UA implements humanitarian and early recovery projects across Ukraine, ensuring timely, transparent, and compliant delivery of goods, works, and services in line with donor regulations and internal procurement policies. In the context of ongoing emergency response and infrastructure-related interventions — including construction, rehabilitation, and technical activities — Team4UA is strengthening its operational capacity to ensure efficient procurement, logistics coordination, compliance with donor regulations, and proper documentation for audit and accountability purposes.

2. Position Overview

Under the supervision of the Logistics & Procurement Manager, the Procurement and Logistic Officer ensures the timely, transparent, and compliant implementation of procurement and logistics processes across assigned projects. The role combines end-to-end procurement management, construction-related procurement oversight, supplier coordination, documentation control, and logistical tracking, ensuring alignment with Team4UA policies and donor regulations.

3. Key Responsibilities

A. Procurement Planning & Process Management

• Develop and update procurement plans in coordination with program and technical teams.
• Determine appropriate procurement methods based on thresholds and donor requirements.
• Manage end-to-end procurement processes for assigned Purchase Requisitions (PRs).
• Prepare and issue RFQs, RFPs, and tender documentation.
• Conduct bid analysis and prepare evaluation documentation in line with procedures.
• Support negotiation of contract terms and supplier agreements.

B. Tender Administration & Compliance

• Serve as administrator of tender processes and coordinate evaluation committees.
• Prepare evaluation reports and ensure proper approval workflows.
• Ensure procurement documentation is complete and compliant with Team4UA and donor regulations.
• Maintain organized procurement files for audit and verification purposes.
• Ensure transparency and accountability throughout procurement cycles.

C. Construction & Technical Procurement Oversight

• Support procurement processes related to construction and rehabilitation works.
• Coordinate preparation of change orders, contract amendments, and revised BoQs/BoMs.
• Liaise with technical teams to ensure proper contract execution.
• Support monitoring of contractor performance and compliance.

D. Logistics & Supplier Coordination

• Liaise with suppliers to schedule and monitor deliveries.
• Ensure proper receipt of goods and services in coordination with requesting departments.
• Address delivery discrepancies, shortages, or delays.
• Conduct market research and maintain updated supplier databases.

E. Monitoring, Reporting & Documentation

• Maintain and update procurement and PR trackers.
• Review vendor invoices and prepare payment documentation for Finance.
• Ensure accurate archiving of procurement records.
• Provide regular updates to supervisors and requesting departments.

F. Other Responsibilities

• Ensure adherence to procurement budgets and financial controls.
• Support audits, monitoring visits, and compliance checks.
• Perform other related duties as assigned.

4. Qualifications and Experience

Education: University degree in Procurement, Logistics, Civil Engineering, Construction, Business Administration, or related field.

Experience:

• Minimum 3 years of relevant professional experience in procurement and/or logistics.
• Experience in NGO or humanitarian/development context is preferred.
• Experience in construction-related procurement is a strong advantage.
• Familiarity with donor-funded procurement rules and regulations.

Skills and Competencies:

• Strong knowledge of procurement procedures and tendering processes.
• Experience in contract negotiation and supplier management.
• Strong documentation and reporting skills.
• High attention to detail and compliance orientation.
• Ability to manage multiple procurement processes simultaneously.
• Proficiency in MS Office (especially Excel).

Languages:

Ukrainian: fluent. English: working knowledge required.

5. Supervision and Reporting

The Procurement and Logistic Officer reports to the Logistics & Procurement Manager and works in close coordination with Program teams, Finance Department, Technical engineers and Administrative staff to ensure compliant and timely procurement and logistics operations.

6. Duration and Duty Station

Duration: 10 months (with possibility of extension subject to funding). Duty Station: Lviv, Ukraine (with possible field travel).

7. Reservation: In accordance with Ukrainian legislation and subject to organizational eligibility, the position may be eligible for staff reservation (military deferment).

8. Diversity, Equity, and Inclusion. We value diverse backgrounds and perspectives and foster a respectful, inclusive working environment where everyone can contribute and grow.

9. Equal Employment Opportunity. Team4UA is an equal opportunity employer and does not tolerate discrimination on any legally protected grounds.

10. Protection and Ethics. Team4UA adheres to PSEA principles and does not tolerate abuse, harassment, or misconduct. All staff must comply with Ukrainian law, the Code of Conduct, internal policies, complete mandatory safeguarding training, and uphold humanitarian accountability standards.

1. Передумови

Team4UA реалізує гуманітарні та відновлювальні проєкти по всій Україні, забезпечуючи своєчасну, прозору та відповідну вимогам донорів закупівлю товарів, робіт і послуг. У межах поточних гуманітарних та інфраструктурних проєктів (включаючи реконструкцію, будівельні та технічні роботи) організація посилює операційну спроможність у сфері закупівель та логістики для забезпечення ефективності, відповідності вимогам донорів та належної підзвітності.

2. Опис посади

Під керівництвом Менеджера з постачання, Фахівець з постачання забезпечує повний цикл закупівельних і логістичних процесів у межах проєктів організації. Посада поєднує управління процедурами закупівель, супровід будівельних та технічних контрактів, координацію з постачальниками, контроль документації, ведення трекерів та забезпечення відповідності внутрішнім і донорським вимогам.

А. Планування та управління закупівлями

• Розробка та оновлення планів закупівель у координації з програмними та технічними командами.
• Визначення відповідних процедур закупівель згідно з порогами та вимогами донорів.
• Повний супровід закупівельного циклу за погодженими заявками (PR).
• Підготовка та проведення RFQ, RFP та тендерних процедур.
• Проведення аналізу пропозицій та підготовка звітів оцінки відповідно до процедур.
• Участь у переговорах із постачальниками щодо умов контрактів.

Б. Адміністрування тендерів та комплаєнс

• Адміністрування тендерних процедур та координація роботи тендерних комітетів.
• Підготовка протоколів оцінки та забезпечення належного погодження рішень.
• Контроль повноти та відповідності закупівельної документації вимогам Team4UA та донорів.
• Забезпечення належного архівування закупівельних файлів для аудиту та перевірок.
• Дотримання принципів прозорості та підзвітності.

В. Закупівлі у сфері будівництва та технічних робіт

• Супровід закупівель, пов’язаних із реконструкційними та будівельними роботами.
• Координація підготовки змін до контрактів, додаткових угод та оновлених кошторисів (BoQ/BoM).
• Взаємодія з технічними спеціалістами щодо виконання контрактів.
• Участь у моніторингу виконання договорів підрядниками.

Г. Логістика та взаємодія з постачальниками

• Координація постачань та контроль строків виконання замовлень.
• Перевірка фактичного отримання товарів і послуг у взаємодії із запитуючими підрозділами.
• Вирішення питань, пов’язаних із затримками, нестачею або невідповідністю постачань.
• Проведення дослідження ринку та оновлення бази постачальників.

Д. Моніторинг, звітність та документація

• Ведення та регулярне оновлення трекерів закупівель і PR.
• Перевірка рахунків постачальників та підготовка пакету документів для фінансового відділу.
• Забезпечення належного зберігання закупівельної документації.
• Надання регулярних оновлень керівництву та внутрішнім підрозділам.

Е. Інші обов’язки

• Контроль дотримання бюджетних обмежень та фінансових процедур.
• Підтримка аудитів, моніторингових візитів та перевірок донорів.
• Виконання інших завдань за дорученням керівника.

4. Кваліфікація та досвід

Освіта: Вища освіта у сфері закупівель, логістики, будівництва, інженерії, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.

Досвід:

• Мінімум 3 роки релевантного професійного досвіду у сфері закупівель та/або логістики.
• Досвід роботи в гуманітарному або розвитковому секторі є перевагою.
• Досвід у сфері будівельних закупівель є суттєвою перевагою.
• Знання донорських правил і процедур закупівель.

Навички та компетенції:

• Ґрунтовне знання процедур закупівель та тендерних процесів.
• Досвід ведення переговорів та роботи з постачальниками.
• Висока увага до деталей та орієнтація на комплаєнс.
• Здатність працювати з кількома процесами одночасно.
• Впевнене володіння MS Office (особливо Excel).

Мови: Вільне володіння українською мовою, робоче знання англійської мови.

5. Супервізія та звітність

Фахівець з постачання підпорядковується Менеджеру з постачання та тісно співпрацює з програмними командами, фінансовим відділом, технічними спеціалістами та адміністративним персоналом.

6. Тривалість та місце роботи

Тривалість: 9 місяців. Місце роботи: м. Львів.

7. Бронювання: Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації критеріям, посада може підлягати бронюванню працівника.

8. Різноманіття, рівність та інклюзія. Ми цінуємо різноманіття досвіду та створюємо інклюзивне середовище, де кожен може розвиватися та робити внесок.

9. Рівні можливості працевлаштування. Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не допускає дискримінації за будь-якими ознаками, захищеними законом.

10. Захист та етика. Ми дотримуємося принципів PSEA та не допускаємо зловживань чи домагань. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства, Кодексу поведінки та внутрішніх політик, пройти обов’язкове навчання та підтримувати гуманітарні стандарти підзвітності.