Помічник діловода в благодійну організацію

Nova Ukraine — міжнародна благодійна організація, яка реалізує стратегічні гуманітарні ініціативи у партнерстві з перевіреними командами в Україні. З 2014 року ми направили понад $120 млн на допомогу постраждалим від війни, підтримку медичних закладів, освітніх програм, інфраструктурних проєктів і розвитку громад. Nova Ukraine це команда професіоналів і волонтерів, які перетворюють допомогу на розвиток. Ми будуємо громадянське суспільство, підтримуємо ініціативи, що змінюють життя, і шукаємо тих, хто хоче змінювати світ разом із нами.

Ми шукаємо Помічника діловода — уважного та організованого спеціаліста, який допоможе забезпечувати належний документообіг та підтримувати адміністративні процеси організації.

Чому варто приєднатися до команди? 🏢 Впливова робота — допомагайте забезпечувати порядок і прозорість документальних процесів, які підтримують реалізацію гуманітарних проєктів.

🌍 Роль із місією — ваш внесок допоможе команді ефективніше реалізовувати програми підтримки людей та громад по всій Україні.

📊 Професійний розвиток — отримуйте практичний досвід у сфері документообігу, адміністративного супроводу та внутрішніх процесів неприбуткової організації.

📌 Організаційні бенефіти — участь у програмах добровільного медичного та страхування життя, доступ до психологічної підтримки та корпоративних курсів вивчення англійської мови

Основні обов’язки:

✔ Реєстрація та облік вхідної, вихідної та внутрішньої документації організації.

✔ Підготовка документів для відправки контрагентам, включаючи попередню перевірку, друк та організацію підписання.

✔ Перевірка дотримання внутрішніх процедур погодження договорів перед передачею на підпис.

✔ Систематизація та зберігання документів поточного періоду, підготовка документів до архівування.

✔ Підшивання, сканування, файлування та архівування договорів, актів, рахунків, накладних та інших документів відповідно до встановлених вимог (як в оригіналі, так і в електронному вигляді).

✔ Вивантаження та збереження документів, отриманих через систему Вчасно.

✔ Ведення реєстрів документів та контроль їх актуальності.

✔ Організація відправки документів контрагентам та отримання кореспонденції у поштових відділеннях.

✔ Комунікація зі співробітниками інших підрозділів щодо відправки документів та контролю їх фактичного отримання.

Наші очікування щодо кандидата:

✔ Вища освіта або навчання на останніх курсах закладу вищої освіти.

✔ Впевнений користувач MS Office (Excel, Word), Google Docs та Google Sheets.

✔ Високий рівень організованості, уважність до деталей та відповідальність.

✔ Готовність працювати з великим обсягом документації та дотримуватися встановлених процедур.

✔ Бажання навчатися, розвиватися та підтримувати місію Nova Ukraine.

Буде плюсом:

✔ Рівень англійської мови — Intermediate (B1+) або вище

Умови роботи:

✔ Офіційне працевлаштування відповідно до трудового законодавства України

✔ Гнучкий графік роботи (Понеділок-П'ятниця).

Ми будемо раді отримати ваше резюме разом із мотиваційним листом та фінансовими очікуваннями і розглянути вашу кандидатуру. Приєднуйтесь до команди Nova Ukraine та допоможіть нам будувати майбутнє разом!